淺談如何做好公墓檔案的保密工作

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

淺談如何做好公墓檔案的保密工作

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

公墓檔案管理工作中的保密工作直接影響到檔案管理工作的整體成效，必須得到公墓檔案管理人員的重視。本文針對如何做好公墓檔案的保密工作展開分析，以供廣大檔案管理者借鑒。

公墓；檔案管理；保密工作

做好公墓檔案管理工作的同時必須要做好檔案管理的保密工作，要花大力氣在檔案管理工作的基礎建設上，促使公墓檔案管理工作能夠做到更好。如何進一步做好公墓檔案的保密工作，我們必須要認識到當前檔案保密工作存在的一些問題，在不斷的實踐中加以分析，進一步解決這些問題，才能做好公墓檔案保密工作。

一、公墓檔案保密工作的現狀

公墓檔案管理工作屬于基層基礎工作，很長時間部分公墓單位對檔案工作敷衍了事，做好檔案工作也僅僅只是應付，認為時過境遷的手抄本沒有什么實際用處。這類思想存在于基層并不稀奇，這是導致檔案泄密的主要因素之一，甚至還可能造成嚴重的損失。負責公墓檔案管理的相關工作人員大部分沒有接受專業的培訓，無法準確掌握公墓檔案工作的規律，收集的過程不夠全面、不夠準確、裝訂也不夠嚴密，這也是導致公墓檔案泄密的因素之一。

公墓檔案室軟件設施與硬件設施都不夠完善。部分公墓單位并沒有設置專門的檔案室，比如：喪戶以及墓穴人的相關情況、購墓時間、墓穴位置等等檔案資料寄存于辦公室個人手中，沒有及時地收集與歸檔，這種情況自然很容易導致檔案泄密。部分公墓單位設立了專門的檔案室，但是由于檔案室沒有按照標準來設計，室內潮濕也沒有及時打理，造成檔案雜亂，使檔案的完整性與保密性嚴重降低。涉密文件的相關資料，存放過于隨意，存放過程沒有嚴格按照檔案法來實施，檔案存入個人U盤、移動硬盤等等，在存的過程中也會導致相關保密資料泄露。

公墓檔案制度不夠完善，落實不夠到位。公墓檔案以管理墓穴為基礎，以服務管理為中心，其中涉及公墓材料、文件的歸檔，公墓檔案的借閱、保密、保管期限與密級、統計鑒定等等方面的內容。目前，部分公墓單位檔案管理利用率較低，檔案的安全性與保密性較差，公墓檔案在利用過程中沒有根據嚴格的管理制度來實施，時常存在有借無還、缺乏記錄、嚴重流失等等現象，導致公墓檔案保密工作不夠規范，必然給公墓檔案管理工作帶來安全上的威脅。這些現象都是因為公墓檔案管理工作的制度匱乏。檔案工作缺乏專業化、系統化的有效管理制約了公墓檔案管理工作的現代化進程。

二、加強公墓檔案管理保密工作的策略

（一）加強相關法律法規學習力度。公墓單位所有工作人員都應該加強《檔案法》《檔案法實施辦法》以及民政部、省民政廳以及殯葬協會關于公墓檔案管理相關要求的學習，進一步提高公墓檔案管理人員的工作素養與保密意識。通過學習，公墓檔案工作人員還需要對檔案的每個環節與基本要求熟悉，掌握管理的方法，提高公墓檔案工作質量與效率。通過學習，檔案管理工作人員的文化修養也會提高，能在工作中善于總結工作經驗與利用，培養自己嚴謹的工作態度，時時刻刻保持頭腦清醒，樹立正確的工作價值觀，只有這樣才能加強公墓檔案保密工作的質量。公墓檔案管理人員在職務上相對比較特殊，具備了知密早、知密多、知密深的特點，對公墓檔案信息的保密責任比一般的工作人員要大。因此，公墓單位在選擇用人上必須嚴謹，盡可能選擇責任心、事業心與保密意識較強的人來擔當這個職務。唯有保持嚴謹的工作作風，按照規矩辦事，手續清楚，才能最大限度地防止公墓檔案秘密的泄露。作為公墓檔案管理工作人員必須任何場地、任何時間守口如瓶，萬無一失。

（二）注重公墓檔案室安全建設。公墓單位要注重檔案室建設，根據國家相關規定對檔案室進行單獨設立，專門加固，以防盜竊。首先，檔案室必須要布置防盜網，要設立必備的保險柜、保險鎖以及防盜器，安裝電子監控設備等等有效的防盜措施，從硬件上提高檔案的安全度。同時，還要配置專業人員對這些防盜設施進行定期的維護與檢修。另外，必須要規避絕密文件與非絕密文件、高機密文件與一般機密文件混合歸檔，組合保管以及混合提供。公墓檔案雖然屬于基層檔案但是保密性一樣涉及單位的整體利益，尤其是密級較高的必須單獨保管，甚至在提供借閱服務的過程中，配置帶鎖的移動密級檔案架、帶密碼鎖的保險柜等等，從保管條件上提高檔案的安全度，從根本上規避檔案泄密的風險。

（三）健全各項檔案管理制度。公墓檔案管理部門必須要制定科學、合理、嚴謹的管理制度。首先，在基礎的管理制度上，結合公墓檔案管理的特點進行完善，制定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的檔案管理制度。與檔案管理無關的人員一律禁止入內，這是從源頭控制人為檔案泄密的風險性。其次，各項公墓檔案必須遵循相關規章制度執行，并在實踐過程中不斷加以總結，有效約束檔案使用過程的行為，讓公墓檔案使用管理始終沿著嚴謹、健康的路線開展。第三，公墓檔案管理部門必須制定檔案保密制度、檔案庫房管理制度、查閱檔案制度、檔案利用規章制度，除此之外，公墓檔案管理部門要結合自身的實際情況不同層次的利用人員設置利用范圍，對相關手續進行審批與規范，讓檔案利用工作有章可循，確保這個過程中不會出現泄密、失密的風險，并且最大限度保障檔案的完整性。

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[3]許艷芳.如何做好新形勢下檔案管理保密工作[J].信息化建設,2016(04)∶327.