人事檔案管理的信息化建設(shè)解析

文/溫嶺市人才市場(chǎng)管理辦公室 張麗巧

人事檔案管理的信息化建設(shè)解析

文/溫嶺市人才市場(chǎng)管理辦公室 張麗巧

本文以人事檔案信息化管理作為研究對(duì)象，分析了人事檔案信息化建設(shè)的重要性及問題，并根據(jù)人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題提出了相應(yīng)的改善對(duì)策。

人事檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

目前，人事檔案管理工作正面臨新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，正朝著信息化建設(shè)方向進(jìn)步，這也就是說(shuō)，人事檔案管理工作也需要不斷的跟進(jìn)，為人事檔案管理的信息化建設(shè)提供良好的條件，提高了管理工作的工作質(zhì)量與效率，從另一方面推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。但是，人事檔案管理信息化建設(shè)尚未成熟，仍存在一些問題，因此，有關(guān)部門需強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新。

一、人事檔案管理的信息化建設(shè)的重要性

檔案管理的信息化建設(shè)就是通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，利用電子設(shè)備將檔案信息數(shù)字化處理，不斷促進(jìn)人事檔案信息化的發(fā)展，為現(xiàn)代化建設(shè)更好的服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。此外傳統(tǒng)人事檔案信息的查閱較為費(fèi)時(shí)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，大大節(jié)省了查詢信息的時(shí)間，更好的服務(wù)與人事服務(wù)事業(yè)。通過互聯(lián)網(wǎng)將人事檔案信息由紙質(zhì)管理變?yōu)樾畔⒌臄?shù)字化，方便查閱和存儲(chǔ)信息，滿足了對(duì)檔案管理工作的需求。促進(jìn)了社會(huì)的進(jìn)步。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）信息化建設(shè)的觀念落后基礎(chǔ)配備不完善。目前，人事檔案管理的模式還處于傳統(tǒng)的封閉式管理階段，人事檔案由單位人事管理部門進(jìn)行管理，個(gè)人對(duì)本身的檔案信息并不了解，只有專門的人負(fù)責(zé)管理，人事檔案信息變得比較神秘。部分單位人事檔案管理的基本設(shè)備落后，不能進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)辦公，即使有部分公司配備了計(jì)算機(jī)，但卻不能聯(lián)網(wǎng)，一定程度上使得檔案信息不健全。有一部分的單位仍堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理方式，不注重電子信息設(shè)施的管理，導(dǎo)致人事檔案信息不能被充分使用。

（二）檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不明確。人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展過程中，首先應(yīng)明確建設(shè)規(guī)范的范疇，促進(jìn)人事檔案信息化管理建設(shè)的順利開展，首要工作就是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。很多單位沒有公開人事信息，人事檔案管理信息化建設(shè)不合理，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化無(wú)法順利進(jìn)行，檔案資源無(wú)法共享，使人事檔案信息不能滿足社會(huì)需求。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低。人事檔案管理信息化建設(shè)要求管理人員具有較好的綜合素質(zhì)，掌握管理的相關(guān)技能和專業(yè)水平。目前，部分人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)還不夠高，管理者的工作還停留在紙質(zhì)的檔案的管理與建設(shè)階段，不能更好地利用計(jì)算機(jī)。部分管理者工作態(tài)度不夠認(rèn)真，在管理中可能犯馬虎大意的錯(cuò)誤，進(jìn)而影響檔案信息的管理工作的質(zhì)量。

三、人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

（一）提高信息化建設(shè)觀念完善信息化建設(shè)的設(shè)備。人事檔案管理的信息化建設(shè)中，要提高管理者的綜合素質(zhì)，改變?cè)械膫鹘y(tǒng)的管理觀念，適應(yīng)新的管理模式。當(dāng)然，人事檔案管理也需要不斷完善現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施的設(shè)備，這是信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)和必要前提。因此，要不斷提高檔案管理部門的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高人事檔案管理的工作效率。

（二）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的過程中，首先需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化錄入，可由企業(yè)人事人員進(jìn)行操作，也可進(jìn)行外包錄入。雖然這一過程中，會(huì)投入較大成本，但從長(zhǎng)期來(lái)看，有效提升了管理效率，省時(shí)增效，實(shí)現(xiàn)了成本節(jié)約，是利大于弊的。此外還應(yīng)引入人事檔案管理軟件，檔案管理人員需要針對(duì)軟件進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，確保能夠充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的功能，提升效率。并連入互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)共享。

（三）建立健全規(guī)章制度確保檔案信息的安全性。人事檔案管理的信息化建設(shè)中，一定要確保檔案信息的安全性與真實(shí)性，因此可以通過新的規(guī)章制度對(duì)人事檔案信息化建設(shè)后的管理工作進(jìn)行有效管理限制，保證檔案信息化制度更加完善、合理、規(guī)范化。與此同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開使用，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)資源共享時(shí)，要保證檔案信息不外泄，確保信息的真實(shí)性和安全性，為此，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該制定相應(yīng)的管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案的電子管理與監(jiān)督，注重管理者對(duì)檔案安全管理的培訓(xùn)，提高安全防范意識(shí)。

（四）引進(jìn)先進(jìn)信息化設(shè)施。此外還要加大信息化建設(shè)的設(shè)施、軟件的引進(jìn)、研發(fā)與更新，促使科技設(shè)備系統(tǒng)的更新，建立完整的人事檔案信息管理系統(tǒng)。根據(jù)檔案管理工作的需求，加大檔案信息的維護(hù)、錄入、查詢等功能。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使得信息數(shù)據(jù)循環(huán)使用，增加了數(shù)據(jù)的使用率，使得人事檔案信息被廣泛利用，檔案信息資源得到了共享。因此，相關(guān)的管理人員應(yīng)重視對(duì)檔案信息化管理設(shè)施的研發(fā)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，在人事檔案信息管理過程中，需充分使用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，使檔案信息可以被廣泛利用，促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

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