事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中信息技術(shù)的應(yīng)用思考

文/泰安市中心醫(yī)院 董恬

事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中信息技術(shù)的應(yīng)用思考

文/泰安市中心醫(yī)院 董恬

事業(yè)單位的檔案種類眾多，信息技術(shù)應(yīng)用可以大大提升檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性、快捷性，本文重點(diǎn)分析了信息技術(shù)應(yīng)用的意義，從多個(gè)方面提出了信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體保證措施。

事業(yè)單位；檔案管理；信息技術(shù)；專業(yè)；制度

一、引言

信息技術(shù)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展最為迅猛的技術(shù)之一，已經(jīng)成為各行各業(yè)都離不開的科技。因此，信息技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域也是社會(huì)發(fā)展的必要。作為事業(yè)單位，我們在管理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)，融入信息化技術(shù)，可以大大提升單位檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性、快捷性。

二、信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理的意義

（一）實(shí)現(xiàn)了檔案管理的準(zhǔn)確化。事業(yè)單位的所需要管理的檔案種類較多，有職工人事檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、文件文書檔案、業(yè)務(wù)類型檔案等，這些檔案的管理都需要單位有專人進(jìn)行有效性管理，工作量大，人工歸檔、整理的難度較大，有時(shí)還有可能出現(xiàn)人工的偏差等情況，這樣就使得檔案管理工作的準(zhǔn)確性大大降低。信息化技術(shù)的使用，使得事業(yè)單位在進(jìn)行各種檔案的管理中人為錯(cuò)誤的有效降低，專人在梳理檔案的過程中難度大大降低。這主要還是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化操作，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者誤操作等，系統(tǒng)將給出提示，使得工作人員及時(shí)糾正自己的問題，大大提升的檔案整理過程中的準(zhǔn)確性。

（二）提升了檔案調(diào)閱的快捷性。檔案整理的最終目的是今后可以實(shí)現(xiàn)有效的調(diào)閱。因?yàn)槲覀冊诠ぷ鬟^程中需要對以前的工作進(jìn)行有效的借鑒，核查等，這就需要對原始檔案進(jìn)行調(diào)閱。傳統(tǒng)的檔案調(diào)閱需要工作人員查找相關(guān)的檔案檢索目錄等，人工查找的難度較大，需要消耗的時(shí)間較長。因此，檔案調(diào)閱所需要的時(shí)間較長。當(dāng)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中，檔案檢索已經(jīng)被錄入到計(jì)算機(jī)，當(dāng)我們需要查找相關(guān)的原始檔案的時(shí)候，只需要輸入日期、文件號、關(guān)鍵詞等信息，就可以輕松查找出相關(guān)的檔案存放位置，然后迅速找到所需要的原始檔案。

三、信息技術(shù)應(yīng)用有效性的具體保障措施

（一）制度化建設(shè)。檔案管理需要具備科學(xué)性、準(zhǔn)確性。信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的這些屬性，但只是一種管理手段。這種管理手段的落實(shí)就需要相應(yīng)的制度進(jìn)行保證。因此，在信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用中，我們需要首先考慮的就是制度化建設(shè)，設(shè)計(jì)相關(guān)的制度，使得工作人員、檔案調(diào)閱人員有據(jù)可依。具體來說，首先，將信息化檔案整理工作流程設(shè)計(jì)出來。按照計(jì)算機(jī)操作、信息上傳等重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化規(guī)定，這樣一來，工作人員在整理檔案的時(shí)候就可以按照制度整理檔案，不會(huì)出現(xiàn)更多的錯(cuò)誤和問題。其次，檔案室、調(diào)閱室需要安裝監(jiān)控設(shè)備。這種監(jiān)控設(shè)備可以有效督促、鞭策管理人員按照制度流程進(jìn)行檔案的整理、歸檔、調(diào)閱等操作。最后，調(diào)閱檔案的信息化操作制度設(shè)計(jì)。信息技術(shù)成為檔案調(diào)閱便捷性的有效推動(dòng)力量的同時(shí)，也需要進(jìn)一步約束這種調(diào)閱過程中出現(xiàn)的新問題，例如檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理之后，存在一定的泄密危險(xiǎn)，制度化建設(shè)就需要從檔案調(diào)閱的安全性入手，進(jìn)一步梳理可能出現(xiàn)的泄密問題，從多個(gè)角度堵住出現(xiàn)漏洞等，當(dāng)更為嚴(yán)密的檔案調(diào)閱制度設(shè)計(jì)出來之后，檔案的調(diào)閱在更加便利的同時(shí)，也更加安全。

（二）專業(yè)化管理。信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用之后，管理人員需要具備更多的專業(yè)技術(shù)，從而實(shí)行檔案管理的有效性。一些事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員年齡較大，知識結(jié)構(gòu)單一，工作能力不足，對信息技術(shù)的應(yīng)用水平不高。這些都大大降低了信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用的速度。因此，單位需要從以下幾個(gè)方面入手，進(jìn)一步提升檔案管理信息化進(jìn)程中專業(yè)化管理的水平。首先，加強(qiáng)硬件建設(shè)。對檔案管理信息化發(fā)展所需要的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面進(jìn)行有效升級改造，對所需要安裝監(jiān)控設(shè)備的房間進(jìn)行一一落實(shí)。從設(shè)備硬件方面，奠定檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。其次，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)建設(shè)。檔案管理的信息化操作需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)軟件的購買、調(diào)試、培訓(xùn)等工作，對所購買的檔案，要認(rèn)真審查，是否符合單位檔案管理的需要，進(jìn)行有效調(diào)試，最終還需要對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)軟件的有效培訓(xùn)，使其充分掌握軟件的操作。最后，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)化。檔案管理最終落實(shí)在人的身上。我們在管理單位檔案的時(shí)候，需要從人的因素入手，進(jìn)一步提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，即職業(yè)道德、專業(yè)技能等，實(shí)時(shí)開展專業(yè)技能培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員應(yīng)對不同檔案管理的能力和水平。

四、結(jié)語

事業(yè)檔案信息化管理需要從多個(gè)方面入手，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，構(gòu)建制度化建設(shè)的措施，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的配套，最終才能有效提升檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

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