事業單位檔案管理當中信息技術的應用思考

文/泰安市中心醫院 董恬

事業單位檔案管理當中信息技術的應用思考

文/泰安市中心醫院 董恬

事業單位的檔案種類眾多，信息技術應用可以大大提升檔案管理的安全性、準確性、快捷性，本文重點分析了信息技術應用的意義，從多個方面提出了信息技術在檔案管理中應用的具體保證措施。

事業單位；檔案管理；信息技術；專業；制度

一、引言

信息技術是當今社會發展最為迅猛的技術之一，已經成為各行各業都離不開的科技。因此，信息技術進入檔案管理領域也是社會發展的必要。作為事業單位，我們在管理檔案的過程中發現，融入信息化技術，可以大大提升單位檔案管理的安全性、準確性、快捷性。

二、信息技術融入事業單位檔案管理的意義

（一）實現了檔案管理的準確化。事業單位的所需要管理的檔案種類較多，有職工人事檔案、財務會計檔案、文件文書檔案、業務類型檔案等，這些檔案的管理都需要單位有專人進行有效性管理，工作量大，人工歸檔、整理的難度較大，有時還有可能出現人工的偏差等情況，這樣就使得檔案管理工作的準確性大大降低。信息化技術的使用，使得事業單位在進行各種檔案的管理中人為錯誤的有效降低，專人在梳理檔案的過程中難度大大降低。這主要還是因為信息技術應用到檔案管理中，可以實現系統化操作，一旦出現錯誤，或者誤操作等，系統將給出提示，使得工作人員及時糾正自己的問題，大大提升的檔案整理過程中的準確性。

（二）提升了檔案調閱的快捷性。檔案整理的最終目的是今后可以實現有效的調閱。因為我們在工作過程中需要對以前的工作進行有效的借鑒，核查等，這就需要對原始檔案進行調閱。傳統的檔案調閱需要工作人員查找相關的檔案檢索目錄等，人工查找的難度較大，需要消耗的時間較長。因此，檔案調閱所需要的時間較長。當信息技術應用到檔案管理之中，檔案檢索已經被錄入到計算機，當我們需要查找相關的原始檔案的時候，只需要輸入日期、文件號、關鍵詞等信息，就可以輕松查找出相關的檔案存放位置，然后迅速找到所需要的原始檔案。

三、信息技術應用有效性的具體保障措施

（一）制度化建設。檔案管理需要具備科學性、準確性。信息技術的應用可以有效實現檔案管理的這些屬性，但只是一種管理手段。這種管理手段的落實就需要相應的制度進行保證。因此，在信息技術在檔案管理工作的應用中，我們需要首先考慮的就是制度化建設，設計相關的制度，使得工作人員、檔案調閱人員有據可依。具體來說，首先，將信息化檔案整理工作流程設計出來。按照計算機操作、信息上傳等重點環節進行制度化規定，這樣一來，工作人員在整理檔案的時候就可以按照制度整理檔案，不會出現更多的錯誤和問題。其次，檔案室、調閱室需要安裝監控設備。這種監控設備可以有效督促、鞭策管理人員按照制度流程進行檔案的整理、歸檔、調閱等操作。最后，調閱檔案的信息化操作制度設計。信息技術成為檔案調閱便捷性的有效推動力量的同時，也需要進一步約束這種調閱過程中出現的新問題，例如檔案實行計算機管理之后，存在一定的泄密危險，制度化建設就需要從檔案調閱的安全性入手，進一步梳理可能出現的泄密問題，從多個角度堵住出現漏洞等，當更為嚴密的檔案調閱制度設計出來之后，檔案的調閱在更加便利的同時，也更加安全。

（二）專業化管理。信息技術在檔案管理中應用之后，管理人員需要具備更多的專業技術，從而實行檔案管理的有效性。一些事業單位從事檔案管理的工作人員年齡較大，知識結構單一，工作能力不足，對信息技術的應用水平不高。這些都大大降低了信息技術在檔案管理工作應用的速度。因此，單位需要從以下幾個方面入手，進一步提升檔案管理信息化進程中專業化管理的水平。首先，加強硬件建設。對檔案管理信息化發展所需要的計算機、網絡等方面進行有效升級改造，對所需要安裝監控設備的房間進行一一落實。從設備硬件方面，奠定檔案管理信息化建設的基礎。其次，加強軟件系統建設。檔案管理的信息化操作需要進一步實現檔案管理的系統軟件的購買、調試、培訓等工作，對所購買的檔案，要認真審查，是否符合單位檔案管理的需要，進行有效調試，最終還需要對管理人員進行系統軟件的有效培訓，使其充分掌握軟件的操作。最后，加強管理人員的專業化。檔案管理最終落實在人的身上。我們在管理單位檔案的時候，需要從人的因素入手，進一步提升管理人員的專業素養，即職業道德、專業技能等，實時開展專業技能培訓，從而提升檔案管理人員應對不同檔案管理的能力和水平。

四、結語

事業檔案信息化管理需要從多個方面入手，提升管理人員的專業素養，構建制度化建設的措施，加強軟硬件設施的配套，最終才能有效提升檔案管理信息化建設的步伐。

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