淺析高校檔案管理改革創新之路

文/福建省三明市三明學院 郭蓉

淺析高校檔案管理改革創新之路

文/福建省三明市三明學院 郭蓉

高校檔案管理創新是實現高校現代化管理的重要途徑。本文簡要分析了現階段高校檔案管理創新的必要性和可行性，并從管理意識、管理機制與管理方法三個層面提出了創新舉措。

高校檔案管理；信息化；創新

一、問題的提出

隨著教育改革以及信息技術的突飛猛進，使高校檔案管理模式從實體化管理向信息化管理的轉變成了必然趨勢，同時為現代化高校建設也提出了更高的要求和時代機遇，種種因素的疊加為高校檔案工作的創新與發展提供了重要機遇。這就需要高校檔案管理者要轉變思想觀念，創新管理方法，創新管理機制等，通過積極引入先進的信息化管理模式，提升檔案工作水平，更好地服務于廣大師生和學校各項事業的發展。

二、高校檔案管理創新的必要性和可行性

（一）高校檔案管理創新的必要性。隨著十三五規劃的出臺與逐漸布局，高等教育成為興國之基，作為高校工作的基礎性組成部分，高校檔案管理工作愈發受到各界的關注。而傳統的高校檔案管理工作無論是從人才支持上，還是管理模式與方法上存在不同的缺陷和短板，現代化的、與國際接軌的高校建設尋求更為迅捷、有效、系統、全面的檔案管理，能夠為高校改革提供支持，這是驅動了高校檔案管理的創新與突破。

（二）高校檔案管理創新的可行性。在現代化教育的引領下,無論是高校教育者，還是相關政府職能部門，均從思想上認識到高校檔案管理工作的重要性。其次，隨著信息技術的發展，互聯網已經滲透到各行各業中，包括高校檔案的技術管理，也初步具備了較為成熟的軟件操作系統，同時，高校檔案管理專業的人才隊伍建設也在逐步完善中，各種跡象為高校檔案管理創新提供了轉型的可能性。

三、高校檔案管理改革的創新之路

（一）創新管理意識，增強高校檔案管理工作的服務意識。創新檔案管理意識是開展高校檔案管理工作改革的必要條件，只有從意識上來重視和強調改革的重要性，才能從行動上進行規劃與引導。突破傳統與滿足需求是創新檔案管理的基本要求，因此在具體實踐當中，要革新傳統的管理理念，樹立新時代的新意識，特別是檔案管理部門要拋棄舊有的管理方法和意識，創新管理意識。

（二）創新管理機制，發揮高校檔案管理的機制主導作用。1.創新人員管理機制。高校檔案管理的工作人員是高校檔案管理工作的人力基礎，同時也在很大程度上決定了高校檔案管理工作的實際成效和作用發揮。高校檔案管理的工作人員所具備的能力和素質難以適應現代化變革下的技能要求，需要從人員的招聘、培養與選任上進行科學合理的規劃。一是要充分吸收新鮮的血液。高校檔案管理工作是一項較為枯燥、煩瑣且細致的工作，現有的人員隊伍具備老齡化的基本特征，需要有針對性的吸收和招聘年輕的隊員，擴充整個高校檔案管理的人才隊伍。二是要進行定期的培養與交流。高校檔案管理工作注重時效性、強制性和系統性，同時在新常態的影響下，也需要依托信息技術進行信息化的線上操作管理，所以要適當對工作人員進行系統性的全方位培訓，定期展開相關領域的交流與探討，從整體上提升整個隊伍的綜合能力，為做好高校檔案管理工作做好人才鋪墊。2.創新管理模式機制。管理模式不同于管理方法與管理理念，是介于管理理念與管理方法之間的指導綱領，是管理理念的重要抓手，是管理方法的操作指南，所以管理模式的創新具有重要的現實指導意義。一是要突破舊有的管理模式，形成以人為本的思想。檔案管理的根本是為人服務，要從本質上樹立以人為本的管理思想。二是要與時俱進，創新載體形式。目前高校檔案的類別可劃分為黨群類、學生類、行政類、教學類、科研類、基本建設類等等檔案形式，分類頗豐，從歸檔方式上分有紙質存檔與電子存檔兩種方式，現實操作中要根據類別的實際情況進行分門別類的采取歸檔方式。

（三）創新管理方法，更新高校檔案管理的實踐指南。1.多種途徑實現信息化管理。目前各高校基本上覆蓋了檔案管理的電子化與信息化，但實際上離真正的信息化管理還存在較大差距。真正信息化的管理不僅僅是簡單地將紙質版材料輸入電腦或者光盤存檔，而是將檔案管理工作放置于高校校務工作的大環境中，以網絡化的思維去思考檔案管理工作的改進方向和改進方法。2.及時更新檔案信息。高校檔案的及時更新在很大程度上能夠減少不必要的煩瑣工作，為后續的工作提供一定的便利性。在完成檔案的裝袋和登記時，檔案管理人員要根據實際情況更新檔案的變動信息，確保檔案的準確無誤，避免檔案的錯亂。一是充分發揮計算機技術的作用。依托與檔案管理模式相匹配的計算機檔案管理系統和技術，全面系統梳理高校檔案資源利用率的基礎上，實現各種渠道的一體化建設和創新，為高校學生、老師和其他用戶提供方便、有效的全方位數據資源。二是對傳統已有的檔案管理工作流程進行優化，梳理各個流程管理環節的必要性和可替代性，充分發揮數據庫和軟件系統的作用，減少不必要的多余環節，發揮檔案管理工作的服務作用。

四、結語

高校檔案管理工作的創新，不是簡單的說教，是服務創新的實績，是方便全校廣大師生的需求，真正實現資源與平臺的共享，這才是檔案管理工作的真正取向。

[1]周銀生.高校檔案管理工作創新研究[J].河南科技,2014(5).

[2]郎志英.高校檔案信息化管理工作改革與創新發展[J].信息化建設,2015(5).