新形勢下計劃生育檔案管理工作中存在的問題及對策

文/內蒙古通遼市開魯縣計劃生育宣傳技術服務站 牛穎

新形勢下計劃生育檔案管理工作中存在的問題及對策

文/內蒙古通遼市開魯縣計劃生育宣傳技術服務站 牛穎

隨著網絡信息技術的發展，計劃生育工作逐步實現了網絡化和數字化，但是在新形勢下，計劃生育工作也遇到了更多的挑戰，所以必須加強當前的計劃生育檔案管理。基于此，本文首先闡述了計劃生育管理工作的重要性，并分析其中存在的問題，最后在此基礎上對提出了相應的優化對策。

新形勢；計劃生育；檔案管理；問題；對策

計劃生育工作與國家發展息息相關，其檔案管理的重要性也就可想而知，因此就必須采取有效的措施，不斷提升計生檔案管理的工作效率，積極地探索全新的管理思路、方法和途徑，推動計劃生育工作的有序進行。

一、新形勢下，計劃生育檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏較強的檔案意識。一些計生部門對于檔案管理工作缺乏重視，檔案管理人員對于其工作的重要性也沒有充分的認識。這因為這些人員沒有給予足夠的重視，導致檔案信息得不到有效的開發，使得檔案利用率難以提升。

（二）缺乏完善的管理制度。雖然目前很多地方開展了較為全完善的計劃生育管理制度，明確了相關人員的職責，但對于檔案管理還沒有推出相關制度。因管理制度的欠缺，使得很多資料難以得到有效的收集管理，導致檔案管理效率較低，檔案管理同信息管理沒有進行很好的連接，檔案工作缺乏相應的完整性，難以滿足新形勢的發展。

（三）重視檔案的管理，忽視檔案的應用。一方面因為長時間封閉環境等因素的影響，檔案工作者觀念滯后，缺乏檔案資源應用的重視，檔案信息開發形式過于簡單，應用的條件也相對落實。另一方面，檔案管理工作缺乏規范性，并不能滿足相關保管標準，使用的管理設施和技術需要更新升級。雖然當前科技有了突飛猛進的發展，計生領域也在逐步應用相關網絡信息技術，但是檔案管理卻較少的應用計算機信息技術，依然停留在過去手工操作的階段，對于檔案信息的整理和應用非常不利。

（四）檔案管理人員缺乏較高的素質。當前，很多部門的檔案管理人員文化程度普遍不高，缺乏較為全面的理論知識和深厚的專業素養，同時單位在人員配置方面過于隨意，人員流動性較大，檔案管理人員很多由原來的行政人員轉化而來，檔案專業人才較為欠缺。此外，工作人員的知識結構已經老化，管理觀念較為落后。這一系列問題導致檔案管理無法適應新形勢發展的步伐。

二、提高計劃生育檔案管理工作效率的有效對策

（一）增強工作人員的檔案管理意識。增強工作人員對檔案管理的認識，是有效開展檔案工作的重要前提。科技日新月異，人類社會已經進入了信息化時代。社會的快速發展，管理工作的日益規范，更多的文件資料產生，計生檔案工作量大幅度上漲，檔案在計劃生育工作的重要性進一步提升。計生部門必須加強檔案工作的宣傳，使工作人員充分認識檔案管理工作的重要性。積極的外派業務骨干人員外出學習參觀，吸收更多成功經驗和知識，同時定期邀請相關專業人士開展專業知識講座，并對具體的業務工作進行合理的指導。

（二）完善檔案管理制度。積極的完善檔案管理體系，建立相關的檔案管理制度，從制度方面給予檔案管理一項重要的保障。伴隨科技的進步和發展，檔案管理手段也得到了很大程度的提升，必須切實構建完善的檔案管理體系。建立完善的檔案管理制度，明確相關部門的職能，對各項類型檔案進行統一的管理和考核，將檔案管理同相應的計生業務實施同步考評，促進二者同步發展。與此同時，進一步擴展檔案自身的歸檔范疇。

（三）加強檔案管理的現代化。加大資金投入力度，積極的引入先進的技術和設施，是當前檔案現代化管理工作中一項重要條件。首先及時的升級檔案管理相應的技術和設施，比如，更新檔案庫房的空調、去濕氣等設施，滅蟲設備等，積極的引進和應用現代化檔案管理技術；其次，在檔案管理中引入計算機網路信息技術，將機關內部的相關業務檔案存儲于計算機中，便于檔案資料使用者進行查詢和閱讀，不僅有效節約了人力、物力，財力，同時也極大提高了工作效率。運用計算機完成檔案搜集、傳輸、管理、開發使用等多項功能，將各項業務資料按照一定的類別輸入計算機，提供信息資料的查詢效率。在現代化設備中，檔案信息得到了高效、準確的再現，檔案信息處理效率也得以顯著的提升。

（四）提高檔案人員素質。首先，積極的組織業務培訓。不定期進行專題講座，在相應的培訓活動中，組織檔案人員通過研討的方式交流管理中出現的實際問題。還可以開展相應的知識競賽，在競賽的激勵下加強檔案工作人員的學習。其次，引進檔案管理人才。單位充分吸引專業人才，任用專業人才為檔案管理重要負責人，對檔案管理具體工作進行相應的指導，向內部的管理人員傳輸先進的理念，促進內部人員業務能力的提升。最后，建立高效的競爭和激勵機制。檔案部門應當將內部工作人員的工作同職稱評、薪資待遇等掛鉤，充分調動工作人員的積極性，由此有效激發工作的人員的工作人熱情，全身心地投入到檔案管理工作中去。

三、結束語

綜上，現階段，國家計劃生育檔案管理工作依然存在一些問題，對計劃生育工作的開展產生了負面影響，使其難以適應新形勢的發展需求。對此我們必須對檔案管理工作進行深入的研究，充分分析其中存在的問題，同時就相關問題提出切實可行的應對措施，從而使計劃生育管理更加高效，促進計劃生育管理機構職能得以充分發揮，保障計劃生育各項工作有序進行，由此貫徹執行可持續發展觀，推動和諧社會的進一步發展。

[1]趙曉東.淺談計劃生育檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案,2014(06)∶100.

[2]王建波.探究當前計劃生育檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務,2015(09)∶23-24.

[3]李丹.新形勢下的計劃生育檔案工作問題及對策[J].經濟研究導刊,2015(19)∶300-301.