推進公證檔案規范管理常態化

文/福建省泉州市刺桐公證處 許麗麗

推進公證檔案規范管理常態化

文/福建省泉州市刺桐公證處 許麗麗

公證檔案管理本身是存在問題的，但在社會上的跌跌撞撞，讓這個體系一步步的更新和完善起來。這篇論文主要就是講公證檔案管理的具體含義和其存在的價值意義，希望這篇文章可以對公證檔案管理的工作者一個很好的啟發和參考。

公證檔案；管理；常態化

一、公證檔案管理基本要求

公證檔案管理是一門科學的管理藝術，然而國家層面還未對它做到整體性的規劃和條文制約的模式，所以根據國家檔案局制定的《機關檔案工作條例》和《關于機關檔案保管期限的規定》以及公證機關的實際情況，在1988年3月18日司法部、國家檔案局發布《公證檔案管理辦法》，因此我們對公證檔案工作也有了更系統的基本的認識。首先要做好檔案真假的確認工作；接著將所有檔案規整保存備案，以確保在查找、交接過程中的完整性；最后還要積極配合相關行政、當地監管部門的檢查，除此之外領導交予的相關的其他工作也要按時上交。

二、分析公證檔案管理工作存在的問題

人們生活水平在提高，生活質量也越來越有保障，公證檔案管理工作對于大多數人來說并不陌生。但是公證檔案管理過程中人存在大大小小的問題，制約著工作業績，導致整體的發展水平跟不上現代社會的步伐，品牌效應逐漸下滑。

（一）公證檔案管理的體制缺陷。目前由于我國政府沒有在條文上明確管理的制度規定，所以每個角落的公證檔案管理工作都表現出混亂的狀況，不能夠及時的規整檔案資料，很多資料丟失不能找回，現有的檔案中也出現眾多差錯，甚至出現檔案資料外泄的現象，大片區的公證檔案被人偷走而沒有詳細的懲治方式，這都表現出體制的缺陷以及完善的必要性。

（二）公證檔案管理的設備相對落后。如今計算機和互聯網進入社會的發展進程，但在進行公證檔案管理工作中還有進行手動記載的現象，這是管理落后的重要原因，不能與時俱進必將是要被遺棄的，所以我們要提升人員素質，大力發展科技。

（三）公證檔案管理人才短缺。正如科技在進步，人民的素質也在不斷提升。所以對于公證檔案的管理者也要有更高的要求，積極地利用人資素質培養戰略計劃，加強文化熏陶，以便管理者在進行公證檔案記錄、規整、分析時做出正確的辨別，達到工作效率最大化。

三、對公證檔案常態化管理工作提出的改進對策

（一）嚴把公證檔案保管與銷毀關。無論是公證檔案的保存還是銷毀都至關重要。首先要明確公證檔案也有其壽命，可以長生不老的叫永久保存；需要保存60年的是長期保存；只有30年保管期的是短期保存。根據公證檔案內容記載的重要程度、社會價值度、檢查利用率等多方面，判斷公證檔案的壽命。像短期和長期保存期限到達，相關文檔都需要及時銷毀，管理人員要秉承公正、公開、合法的原則，嚴肅認真的按部就班的銷毀公證檔案，不得有半點差池也拒不觸碰法律道德。

（二）嚴格遵循借調與查閱制度。公證檔案不同于其他的檔案資料，它涉及的范圍極廣、隱私及隱秘性極強、最重要的是很具有說服力。因此不管是管理人員之間的借閱、司法部、檢察院、法院等法律機構檢查或查看，還是相關單位企業和公民個人的借走和查看，都需要經過嚴格的審查批閱、認證和登記，并且還存在時間的限制，要在規定時間內及時歸還。管理人員還要做到歸還后的檢查工作，如果有缺頁、漏頁、污染和破損的檔案，就要做好善后工作，應當馬不停蹄的追尋檢查問題的出現源頭。

現今社會在金錢上的認證更加一絲不茍，公證檔案管理也涉及企業和公證機關的一定利益，如果在辦理公證檔案管理中，當事人和相關人員存在利益沖突和疑問，或者說在公司企業合作中出現，合約的變更和解除，這時候公證檔案就顯得特別重要了，問題處理的原則就是公證檔案的相關內容，并且可以很大效率的提升矛盾化解價值，和公正價值。由此，我們也可以看出公證檔案的重要性，它不僅涉及法律機構的公正性、企業之間的經濟利益還涉及某個家族的財產權利的劃分，這些都是相當隱秘的事情，更加凸顯了公證檔案管理者的任務，一定要嚴肅對待這份光榮的工作。

（三）逐步提高公證檔案管理人員的專業技能。為了貫徹落實《中華人民共和國公證法》和公證機構體制改革更加深層面的研究，為公證檔案設置專門的人員配置就越發重要，有上述的公證檔案管理中存在的問題和他存在的重要性上，可以看出一個高素質的公證檔案管理者是最基本的需求，這一最基本的要求也是提升公證檔案管理效率必不可少的條件之一，我們進行公證檔案管理工作的現如今方向：讓社會發展的更和諧、更迅速、更公平；也是為了我們國家長久的發展、長時間持續下去，不僅是在科技還在經濟方面更加超越。各級司法行政機關和公證檔案行政管理部門要把公證檔案管理者的培訓作為星級重點來計劃，為社會的進步做上最基本的一步決策。培訓的內容要十分詳細，包括整體培訓和考核、發放相關證件等，在之后的崗位工作中實現“證件一體化和專業化”，為了確保公證檔案管理的有效持久不間斷地進行，我們要進行科學的規劃和大量的人員配備，最大效率的實現管理人才培育的作用。

四、結束語

總的來說，公證的出現已經滲透到人們的生活中去，公證檔案的管理也就顯得更加重要，社會各階層人員都希望公證檔案管理能夠得到充分的發展和壯大，更好地為全社會人士和企業服務。但是也正是由于公證檔案大量的出現，使得公證檔案管理中不足的地方更加明顯，管理體制的缺乏，管理人員的素質水平低下等都很大程度的制約著公證檔案的發展，為此本篇文章就是告訴和提醒相關崗位的人員要提升自身技能，更希望國家可以給以相關的政策支持，以確保公證檔案造福社會。

[1]葉建強.推進公證檔案規范管理常態化[N].中國檔案報,2015-11-09(002).

[2]馬順述.地方立法推進教育考試管理制度改革的研究[D].山東師范大學,2014.