醫院文書檔案收集管理系統化建設探索

文/四川省自貢市第四人人民醫院 蔣琳

醫院文書檔案收集管理系統化建設探索

文/四川省自貢市第四人人民醫院 蔣琳

作為醫院檔案管理的重要組成部分，文書檔案管理工作質量及工作效率的提高，關系著醫院發展中各種資料的有效收集及管理。在此形勢影響下，需要采取有效的措施構建可靠的醫院文書檔案收集管理系統，提升文書檔案的潛在價值。基于此，本文將對醫院文書檔案收集管理系統化建設進行必要地探索，以便為醫院檔案管理信息化發展目標的實現提供可靠的保障。

醫院；文書檔案；管理系統化；發展目標

在可靠的技術手段支持下，實現醫院文書檔案收集管理系統的有效構建，有利于提高醫院文書檔案的利用效率，全面提升等現代化醫院的檔案管理水平。實現這樣的發展目標，需要結合醫院文書檔案管理中存在的問題及文書檔案的特點等，采取必要的措施及時地處理這些問題，促使醫院文書檔案收集管理系統化能夠達到預期的效果，最大限度地發揮醫院發展過程中文書檔案的實際作用。

一、加強醫院文書檔案收集管理系統化建設的必要性

醫院文書檔案在整個檔案管理體系中占據著重要的地位，關系著醫院整體管理水平的提升，需要采取必要的措施加強醫院文書檔案收集管理系統化建設，提升文書檔案的利用價值。現階段加強醫院文書檔案收集管理系統化建設的必要性具體表現在：1.有利于提高各種文件的利用效率。利用信息化技術的優勢，可以構建出可靠的文書檔案自動化收集管理系統，促使醫院文書檔案管理中存在的各種問題可以得到及時地處理，提高了相關信息的傳遞效率；2.有利于實現資源共享。在信息化文書檔案收集管理系統的支持下，各種電子檔案、病例檔案、文書檔案等，可以進行集中管理，最終實現文書檔案管理中的資源共享，保持醫院文書檔案管理過程中的穩定性。

二、醫院文書檔案收集管理過程中存在問題的有效分析

（一）文書檔案的管理理念較為落后。檔案信息工作是一項技術操作性較強的工作，文書檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用立足統一原則，有一套緊密相連的流程，每個流程、每一種載體的科學性、標準性都很強。但在實際工作中，管理方式陳舊，仍然采用傳統的檔案管理方式，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，信息化程度利用率不高。同時，資金保障不到位。醫院檔案管理部門辦公經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

（二）文書檔案管理人員綜合素質有待提高。受到人員編制及機構設置的影響，醫院文書檔案收集管理過程中依然存在的一定的問題，影響了文書檔案的有效利用。其中，部分醫院文書檔案管理是由兼職人員負責，其自身缺乏必要的責任意識及專業知識，間接地影響了醫院文書檔案的有效收集管理，影響醫院會議記錄信息、病例信息等不同信息采集管理的同時也給后續檔案利用效率的提高造成了較大的影響。與此同時，醫院文書檔案管理人員對于檔案目錄號、類別號等缺乏必要地了解，致使文書檔案收集管理無法達到現代檔案管理體系的具體要求。

（三）文書檔案收集管理意識薄弱，缺乏有效的管理方式。結合醫院文書檔案管理的實際發展現狀，可知相關的人員在實際的工作開展中缺乏必要的文書檔案收集管理意識，實際的管理方式較為單一，間接地影響了文書檔案收集管理工作效率的提高，影響著醫院文書檔案收集管理水平的提升，給相關資源的有效利用造成了較大的影響。

三、加強醫院文書檔案收集管理系統化建設的有效措施

（一）強化文書檔案管理意識，提高其管理重要性的認識。醫院檔案人員在文書檔案收集管理工作計劃開展的過程中，應結合現代檔案管理體系的具體要求，不斷地強化自身的管理意識，結合文書檔案的具體內容注重管理過程中日常問題的有效處理，最大限度地保證文書檔案收集管理的有效性，確保文書檔案使用中能夠滿足使用者的實際需求。與此同時，醫院文書檔案管理人員應結合醫院檔案資料的實際概況，從不同的方面提高對文書檔案管理重要性的正確認識，規范實際的管理行為，增強文書檔案收集管理工作質量的可靠性。

（二）開展各種專業培訓活動，提高文書檔案管理人員的綜合素質。結合當前醫院文書檔案收集管理中存在的問題，可知文書檔案管理人員綜合素質的高低影響著醫院檔案管理水平的提升。因此，需要結合不同文書檔案管理人員的工作表現，開展各種專業培訓活動，加強這些檔案管理人員專業素質的有效培養，并間接地改變他們傳統的管理理念及管理方案，提高醫院文書檔案管理人員綜合素質的同時加快醫院文書檔案收集管理信息化建設步伐，為具體管理工作效率的不斷提高提供可靠地保障。

（三）合理運用信息化技術，豐富具體的收集管理方式。根據醫院文書檔案收集管理的工作要求及管理特點，合理運用相關的信息技術，提高各種文件的利用效率，豐富文書檔案收集管理方式，最終實現醫院文書檔案收集管理中各種資源的實時共享，健全現代化醫院的檔案管理體系。同時，在可靠的信息化技術支持下，有利于構建出醫院文書檔案自動化管理系統，實現對文書檔案收集管理過程中的全程把控，促使相關的問題能夠得到及時地處理，不斷提升現代化醫院的文書檔案收集管理工作水平。

四、結束語

醫院文書檔案作為現代化檔案管理體系中的重要組成部分，關系著醫院發展過程中各種數據的有效記錄，體現著現代化醫院的整體管理水平。因此，需要加強對醫院文書檔案收集管理系統化建設相關內容的深入理解，選擇有效的措施構建可靠的文書檔案信息化管理系統，提高現代化醫院文書檔案管理的整體工作效率，增強文書檔案管理中各種問題處理的實際作用效果。

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