醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)探索

文/四川省自貢市第四人人民醫(yī)院 蔣琳

醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)探索

文/四川省自貢市第四人人民醫(yī)院 蔣琳

作為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率的提高，關(guān)系著醫(yī)院發(fā)展中各種資料的有效收集及管理。在此形勢影響下，需要采取有效的措施構(gòu)建可靠的醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)，提升文書檔案的潛在價(jià)值。基于此，本文將對醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)進(jìn)行必要地探索，以便為醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供可靠的保障。

醫(yī)院；文書檔案；管理系統(tǒng)化；發(fā)展目標(biāo)

在可靠的技術(shù)手段支持下，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)的有效構(gòu)建，有利于提高醫(yī)院文書檔案的利用效率，全面提升等現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理水平。實(shí)現(xiàn)這樣的發(fā)展目標(biāo)，需要結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及文書檔案的特點(diǎn)等，采取必要的措施及時(shí)地處理這些問題，促使醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化能夠達(dá)到預(yù)期的效果，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院發(fā)展過程中文書檔案的實(shí)際作用。

一、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)的必要性

醫(yī)院文書檔案在整個(gè)檔案管理體系中占據(jù)著重要的地位，關(guān)系著醫(yī)院整體管理水平的提升，需要采取必要的措施加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)，提升文書檔案的利用價(jià)值。現(xiàn)階段加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)的必要性具體表現(xiàn)在：1.有利于提高各種文件的利用效率。利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，可以構(gòu)建出可靠的文書檔案自動化收集管理系統(tǒng)，促使醫(yī)院文書檔案管理中存在的各種問題可以得到及時(shí)地處理，提高了相關(guān)信息的傳遞效率；2.有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。在信息化文書檔案收集管理系統(tǒng)的支持下，各種電子檔案、病例檔案、文書檔案等，可以進(jìn)行集中管理，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案管理中的資源共享，保持醫(yī)院文書檔案管理過程中的穩(wěn)定性。

二、醫(yī)院文書檔案收集管理過程中存在問題的有效分析

（一）文書檔案的管理理念較為落后。檔案信息工作是一項(xiàng)技術(shù)操作性較強(qiáng)的工作，文書檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用立足統(tǒng)一原則，有一套緊密相連的流程，每個(gè)流程、每一種載體的科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性都很強(qiáng)。但在實(shí)際工作中，管理方式陳舊，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，信息化程度利用率不高。同時(shí)，資金保障不到位。醫(yī)院檔案管理部門辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

（二）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。受到人員編制及機(jī)構(gòu)設(shè)置的影響，醫(yī)院文書檔案收集管理過程中依然存在的一定的問題，影響了文書檔案的有效利用。其中，部分醫(yī)院文書檔案管理是由兼職人員負(fù)責(zé)，其自身缺乏必要的責(zé)任意識及專業(yè)知識，間接地影響了醫(yī)院文書檔案的有效收集管理，影響醫(yī)院會議記錄信息、病例信息等不同信息采集管理的同時(shí)也給后續(xù)檔案利用效率的提高造成了較大的影響。與此同時(shí)，醫(yī)院文書檔案管理人員對于檔案目錄號、類別號等缺乏必要地了解，致使文書檔案收集管理無法達(dá)到現(xiàn)代檔案管理體系的具體要求。

（三）文書檔案收集管理意識薄弱，缺乏有效的管理方式。結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，可知相關(guān)的人員在實(shí)際的工作開展中缺乏必要的文書檔案收集管理意識，實(shí)際的管理方式較為單一，間接地影響了文書檔案收集管理工作效率的提高，影響著醫(yī)院文書檔案收集管理水平的提升，給相關(guān)資源的有效利用造成了較大的影響。

三、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)的有效措施

（一）強(qiáng)化文書檔案管理意識，提高其管理重要性的認(rèn)識。醫(yī)院檔案人員在文書檔案收集管理工作計(jì)劃開展的過程中，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代檔案管理體系的具體要求，不斷地強(qiáng)化自身的管理意識，結(jié)合文書檔案的具體內(nèi)容注重管理過程中日常問題的有效處理，最大限度地保證文書檔案收集管理的有效性，確保文書檔案使用中能夠滿足使用者的實(shí)際需求。與此同時(shí)，醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案資料的實(shí)際概況，從不同的方面提高對文書檔案管理重要性的正確認(rèn)識，規(guī)范實(shí)際的管理行為，增強(qiáng)文書檔案收集管理工作質(zhì)量的可靠性。

（二）開展各種專業(yè)培訓(xùn)活動，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院文書檔案收集管理中存在的問題，可知文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低影響著醫(yī)院檔案管理水平的提升。因此，需要結(jié)合不同文書檔案管理人員的工作表現(xiàn)，開展各種專業(yè)培訓(xùn)活動，加強(qiáng)這些檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的有效培養(yǎng)，并間接地改變他們傳統(tǒng)的管理理念及管理方案，提高醫(yī)院文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的同時(shí)加快醫(yī)院文書檔案收集管理信息化建設(shè)步伐，為具體管理工作效率的不斷提高提供可靠地保障。

（三）合理運(yùn)用信息化技術(shù)，豐富具體的收集管理方式。根據(jù)醫(yī)院文書檔案收集管理的工作要求及管理特點(diǎn)，合理運(yùn)用相關(guān)的信息技術(shù)，提高各種文件的利用效率，豐富文書檔案收集管理方式，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案收集管理中各種資源的實(shí)時(shí)共享，健全現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理體系。同時(shí)，在可靠的信息化技術(shù)支持下，有利于構(gòu)建出醫(yī)院文書檔案自動化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對文書檔案收集管理過程中的全程把控，促使相關(guān)的問題能夠得到及時(shí)地處理，不斷提升現(xiàn)代化醫(yī)院的文書檔案收集管理工作水平。

四、結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案作為現(xiàn)代化檔案管理體系中的重要組成部分，關(guān)系著醫(yī)院發(fā)展過程中各種數(shù)據(jù)的有效記錄，體現(xiàn)著現(xiàn)代化醫(yī)院的整體管理水平。因此，需要加強(qiáng)對醫(yī)院文書檔案收集管理系統(tǒng)化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的深入理解，選擇有效的措施構(gòu)建可靠的文書檔案信息化管理系統(tǒng)，提高現(xiàn)代化醫(yī)院文書檔案管理的整體工作效率，增強(qiáng)文書檔案管理中各種問題處理的實(shí)際作用效果。

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