辦公室人員如何做好文書檔案管理的幾點建議

文/山東省濱州市博興縣第二人民醫院 潘志博；山東省濱州市博興縣龐家鎮衛生院 劉冬花

辦公室人員如何做好文書檔案管理的幾點建議

文/山東省濱州市博興縣第二人民醫院 潘志博；山東省濱州市博興縣龐家鎮衛生院 劉冬花

在日常的經營活動以及相關單位行政辦公中，文書檔案管理是每一位辦公人員十分重要的職能之一，也是協助領導對一些工作進行處理與決策的重要工具。接下來，文章對文書檔案管理存在的問題進行了討論，同時針對辦公室人員如何做好文書檔案管理提出了幾條建議，希望對辦公室人員進行有效的文書檔案管理有一些參考價值。

辦公室文員；文書檔案管理；建議

什么是文書檔案？狹義上講，文書檔案就是可以反映黨務以及行政管理等相關活動的一種檔案。但是，一般來講，文書檔案是指由辦公室保管的相關文件以及相關資料，例如，發文原件、相關的會議記錄以及批件和存檔件。總的來說，文書檔案就是由已經辦理完畢的具有保存價值的為文件資料轉化來的，這種文件詳細地記錄了相關組織機構從事的管理活動。辦公室作為業務處理的重要部門，對單位的日常經營活動或日常事務起著重要的組織協調作用，因此，一個單位甚至一個機構能否實現長期穩定的發展，取決于辦公室人員的文書檔案管理工作水平的高低。

一、辦公室人員文書檔案管理工作面臨的問題

（一）文書檔案管理的工作制度不是十分規范。目前，相關單位的文書檔案管理工作普遍設在綜合檔案室中，而綜合檔案室又屬于行政辦公室的部門，這種部門設置會受很多因素的影響而出現一系列問題，例如，行政辦公室的工作繁忙，沒有對其他部門的文書檔案進行整理歸檔；某些辦公室人員為了方便使用，沒有及時對使用后的文書檔案進行歸檔；其他部門或者科室忽視了文書檔案歸檔的重要性，從而導致本部門文檔的流失，因此，這種部門設置不利于對文書檔案進行有效的管理，也不利于對檔案進行綜合開發與利用，容易造成相關部門之間的責任推諉。另外，一些單位，例如醫院、學校等，不重視對檔案的管理，造成檔案管理的體系不完善，分工不明確。倘若辦公室人員不能對文書檔案進行有效的管理，一些文書檔案就很難得到充分的利用，嚴重的會對企事業單位造成嚴重的損失。

（二）文書檔案管理人員的素質較低。當前，文書檔案管理人員的素質與技能的低下并沒有引起企事業單位的重視，所以，導致檔案管理人員的文化素質水平、專業技能以及相關理論知識等方面很容易出現參差不齊的情況，很難適應和滿足企事業單位對人才的需求。大多數企事業單位的文書檔案管理人員知識結構逐漸老化、工作效率逐漸降低，很難適應新時代環境下的人才需要，阻礙了該項工作的可持續發展。

二、辦公室人員如何做好文書檔案管理工作的建議

（一）不斷完善文書檔案管理制度，提高管理水平。要使單位領導認識到文書檔案管理工作的重要性，充分發揮文書檔案管理對單位管理的重要作用，不斷完善文書檔案管理制度，還要將文書檔案管理制度貫徹落實到實踐中去，引導文書檔案管理工作朝著標準化、規范化的方向發展。與此同時還要建立一支高水平、高素質的文書檔案管理隊伍，為文書檔案管理提供良好的、安心的辦公環境。在思想上，要引導辦公室人員樹立責任意識，認真做好文書檔案管理工作，以便對文件資料的統一保管。

（二）重視對管理人員多種能力的培養。很多人認為文書檔案管理工作十分枯燥乏味，但是這些資料可以反映出一個單位的各項業務的辦理情況，甚至是單位的成長與發展歷程。在這個看似簡單的工作中，同樣也考驗著辦公室人員的工作協調能力。通過對相關文件資料認真的整理與歸檔，辦公室人員對單位的辦事流程有了更多的了解，對相關部門和業務也會有更進一步的認識。因此，只有對辦公室人員進行綜合能力的培養，才能進行有效的文書檔案管理工作。

（三）加強各部門之間的相互協作。檔案的結構與質量越高，相應的文書檔案的利用價值也就越高，所以，為了有效提高文書檔案的質量，辦公室人員要做到“嘴勤、腳勤和腦勤”。所謂的嘴勤，就是與其他業務部門進行主動溝通，了解該部門最近開展了哪些工作；所謂腳勤，就是常到相關業務部門走動，以獲取相關的業務信息；所謂腦勤，就是從本單位的實際出發，思考文書檔案怎樣才能圍繞單位的中心工作進行收集與整理。通過加強與各部門之間的溝通，以確保收集文書檔案信息的工作順利進行。要想文書檔案管理工作在單位的文明建設中發揮重要作用，就要著重收集有說服力的文件資料，收集可以反映單位未來發展歷程的信息。

三、結語

一個單位文書檔案管理水平的高低關鍵在于辦公室人員能否進行有效的文書檔案管理，其中管理水平的高低又直接影響文書檔案的完整性。辦公室人員只有認識到文書檔案管理工作管理的重要性，切實提高檔案管理工作在企事業單位中的地位，加強與各部門之間的溝通，認真收集文書檔案資料，進一步規范檔案管理工作和制度，提高辦公室人員的綜合素質，保證文書檔案管理工作標準化、規范化，才能充分發揮文書檔案在單位管理過程中的重要作用，為單位的文明建設與未來的發展奠定強有力的基礎。

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報(社會科學版),2011(3).

[2]張會超.文書檔案連鎖法的重新審視[J].檔案學研究,2011(6).