對于提高醫院人事檔案信息化管理的幾點思考

文/濟寧醫學院附屬醫院人力資源處 張柱

對于提高醫院人事檔案信息化管理的幾點思考

文/濟寧醫學院附屬醫院人力資源處 張柱

在信息技術飛速發展的背景下，信息化管理成了當前社會各行各業發展的一股重要“潮流”，而如何提升本部門信息化管理的效率則成了社會各界普遍關注的焦點。本文以醫院人事檔案信息化管理的開展為研究對象，采用舉例論證和文獻分析相結合的方式，針對現階段在該領域中存在的問題進行了深入分析，并提出了具體的解決建議。

醫院人事檔案；信息化管理；人才

進入新世紀之后，信息技術被大幅度引入到各級醫院人事檔案的日常管理之中。隨著當代人才流動性的日益增強，檔案這種記錄員工重要活動歷程的信息資料，對于保證人員的合理流動具有難以估量的價值。尤其是近年來，檔案記錄的誠信度越來越高，規范化也日益增強，為我國醫療衛生事業的發展提供了極大的助力。

一、提升醫院人事檔案信息化管理的重要意義

加強醫院人事檔案信息化管理，不僅能夠科學提高人事檔案管理的效率，還能夠在極大程度上節約資源。眾所周知，過去的檔案管理主要采用的是紙質檔案，醫院員工隨著工作歷程的增加，檔案也必然隨之加厚。調查統計，年齡在50周歲以上的員工其檔案平均頁數都在100頁以上。不僅厚重，而且還需要時刻注意防火、防水、防蟲，翻閱時也費時費力。而隨著信息化管理的推廣，個人信息只需要錄入到信息終端中，系統就可以對其進行自動的分類，在信息提取和閱覽過程中也更加便捷。

二、現階段醫院人事檔案信息化管理中存在的問題

雖然信息化管理對于醫院人事檔案管理的巨大促進作用已經得到了認可，但是在具體實踐中，仍舊存在著一些比較嚴重的問題，其能否得到有效的解決對于提高信息化管理的效果至關重要。

（一）對于信息化管理的理解存在不足。醫院人事檔案的信息化管理是檔案管理發展中的一項重大變革，其同傳統的人事檔案管理有著極大的不同，是從工作方式、方法到管理目標的全方位革新?！爸赝顿Y、輕管理”的觀念仍舊沒有得到改變。在耗費巨大資金投入購買了硬件設備和最先進的管理軟件之后，就將其交由醫院原有的人事檔案管理人員進行操作，而對于這些人員是否能夠發揮信息設備的功用則不聞不問，對待設備提供公司組織的培訓也缺乏熱情，導致信息設備的多種功能被白白浪費，無法在檔案管理中發揮應有的作用。

（二）醫院“各自為戰”。大力推進醫院人事檔案信息化管理工作，是為了更好地實現信息的閱覽和交流，而實現這個目標的基礎是建立一個統一的公共管理平臺?？墒菑默F階段的情況來看，我國各醫院在人事檔案信息化管理方面有著很大的“自主權”，其在管理軟件的購買方面缺乏統一的籌劃和行動。受此影響，各個醫院在進行檔案傳閱時經常會因為保存格式的不同而導致文件損壞，這給我們的工作帶來極大不便。

（三）管理人才的素質有待提升。檔案管理人員是醫院人事檔案信息化管理工作最直接的參與者和實踐者。他們信息處理能力的高低對于這項變革的深入發展有著重要作用?，F階段我國醫院絕大部分人事檔案管理人員的年齡都在45歲以上，他們對于信息化的接受能力比較差，而且信息輸入的速度和準確率也相對較低，這已經成為當前制約醫院人事檔案信息化管理改革走向深入的一個重要因素。

三、提高醫院人事檔案信息化管理的建議

針對上文提出的問題，筆者經過深入研究，提出以下幾點解決的建議。

（一）加強教育，加深對于信息化管理的正確理解。深化對于人事檔案信息化管理內涵的科學理解是提高的關鍵。這就需要醫院的各級領導積極轉變觀念，加強學習，深刻領悟在“互聯網+”背景下人事檔案管理的全新發展理念和管理模式。將前期投資和后期維護、更新等等都納入到信息化工作的重點進程中來，使信息設備的作用能夠得到最大限度的發揮，避免資源的閑置和浪費。

（二）推動醫院人事檔案管理平臺的建立。建立統一醫院信息管理平臺，已經成為我們醫院人事改革的一項重點內容。在此基礎之上，各個醫院不僅能夠實現人事檔案管理的一體化，還能夠還推進我國醫療衛生工作方面向前邁進一大步。這個問題的解決，單純依靠醫院自身的能力是難以實現的，它需要各個相關行業的共同努力。醫院主管部門可以根據本單位人員的實際情況提出管理軟件設計的具體構想，上級部門匯總之后將意見傳達給軟件設計單位，并由軟件設計單位負責統一平臺的維護和各下屬醫院軟件的升級等工作。

（三）大力提升管理人員的素質。各地區醫院人事主管部門應定期組織培訓，以促進各下屬醫院的人事檔案管理人員綜合素養的提升。在培訓中要注重思想教育與業務能力培訓并重的策略，并在培訓中滲透終身學習的思想，因為當代信息技術的發展可謂一日千里，單靠上級部門的培訓顯然是無法跟得上時代需求以及工作實踐之需求的，這就必須要通過提升他們日常的學習能力來緩解這個矛盾。

四、結束語

綜上所述，信息化管理是當代醫院人事檔案管理發展的必由之路。沿此前行，或許會給我們帶來短期的陣痛，這種陣痛即來自已成習慣的工作模式與理念之改變，也來自于自身能力與工作需求不匹配之間的矛盾。但是只要我們堅持下去，就一定會獲得喜人的成果。

[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學,2013.

[2]徐穎.流動人員人事檔案管理的信息化研究[D].華東政法大學,2015.

[3]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2011(02)∶174-175.