如何做好人口和計劃生育檔案管理工作

文/河南省新鄉市新鄉縣計劃生育服務站 張麗

如何做好人口和計劃生育檔案管理工作

文/河南省新鄉市新鄉縣計劃生育服務站 張麗

計劃生育自20世紀70年代推行以來，一直是我國的一項基本國策，其在控制人口增長，提高人口素質等方面發揮了不可替代的作用。當前，隨著我國人口老齡化速度的加快，計劃生育政策也有了相應的變化，為了更好地開展新時期的人口和計劃生育工作，我們應當不斷探索人口和計劃生育檔案管理工作新思路和新方法，提升檔案管理水平，進而促進我國綜合國力的持續發展。

人口和計劃生育；檔案管理；方法

人口和計劃生育是我國的一項基本國策，是我國全面建設小康社會、實現可持續發展的一個重要內容。人口和計劃生育工作涉及千家萬戶、子孫后代，做好人口和計劃生育檔案工作對于落實計劃生育政策，建立和諧社會具有十分重要的意義。近年來，圍繞人口和計劃生育檔案的管理，有關部門做了大量的工作，確保了人口和計劃生育檔案的安全保管和開發利用。為了適應社會的發展，使人口和計劃生育工作更加規范化、制度化、法制化，有關部門應當進一步加強和完善人口和計劃生育檔案管理工作。筆者結合自己的工作實踐，對如何做好新時期的人口和計劃生育檔案管理工作總結了幾點淺顯看法，現表述如下。

一、認識到人口和計劃生育檔案工作的重要性

檔案是對人類各項活動的真實、客觀的記錄，是人們了解歷史、把握現在、規劃未來的重要依據，為了使各類檔案得到有效保護和利用，并能夠被保留和傳承下去，做好檔案管理工作是極其重要的。人口和計劃生育是關系到我國人口素質提升，以及經濟發展、社會進步的一項重要工作，人口和計劃生育檔案管理又是這項工作中的重要一環。作為人口和計劃生育檔案管理工作人員，我們要認識到檔案管理工作的重要性，改變落后的工作理念，轉變自由懶散的工作態度，從檔案保管人員轉變為檔案管理者。首先，人口和計劃生育檔案管理工作人員要積極主動地學習檔案專業知識、檔案法律法規、現代管理知識等，不斷提高自己的專業素養和管理能力，進而促進檔案管理工作效率的提升。其次，檔案工作人員要跟上時代發展的步伐，學習計算機與網絡等技術，將先進的管理技術和手段運用到自己的工作中，提高檔案檢索和提取的效率，同時使檔案管理工作更加規范、系統。此外，負責人口和計劃生育檔案管理工作的相關領導，也要對這項工作有足夠的重視，不僅要在工作上給予檔案管理人員更多的支持，也要多為基層檔案管理工作人員提供參加學習和培訓活動的機會。

二、要規范和強化人口和計劃生育檔案管理規章制度

雖然近年來我國的人口和計劃生育檔案管理工作有了很大的進步，但是我們在對這項工作進行檢查和考核的過程中發現一些不盡如人意的地方，比如，有的不把人口和計劃生育材料交給檔案室統一整理保管；有的檔案工作人員不按檔案整理的要求整理歸檔；有的檔案工作人員隨意拆卷、任意抽取檔案信息等。如果檔案管理工作處于這種無序的、不規范的狀態，勢必會導致一些重要的信息得不到完好的保存，也會影響到計劃生育工作的順利穩步進行。因此，要使檔案管理工作更好地服務人口和計劃生育部門的各項工作中，就必須有一套完整的、系統的規章制度。一是嚴格規范檔案信息的收集、上報、整理、存檔工作，人口和計劃生育各部門應當定期向本單位的檔案機構或檔案管理工作人員移交需要歸檔的材料，實行集中統一管理，對于已經組卷的檔案不能拆卷，已經編排好的檔案不可抽出另放。二是對于利用頻率比較高的檔案應由專門部門負責借閱工作，并做好登記手續，利用結束應及時歸還歸位。只有嚴格貫徹和落實人口和計劃生育檔案保存、利用等規章制度，才能確保檔案信息的準確、完成，才能充分發揮檔案的作用和價值。

三、加強人口和計劃生育檔案管理工作的網絡化建設

網絡技術的普及和發展，給人們的學習、生活、工作提供了很多的便利，人們搜集資料、查詢信息的效率大大提高。將網絡技術應用到人口和計劃生育檔案管理工作中，既能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠節省更多的人力和財力，使各種資源得到優化配置。人口和計劃生育檔案管理的網絡化,不僅可以在減少工作人員及其勞動量的同時保證該項工作順利運轉,也可提高效率,讓檔案資料高效交流和共享使用。網絡化建設把計劃生育工作和計生檔案收集管理整合在一起，通過這個平臺可以使信息搜集和資源共享更好的實現和結合，同時計生檔案工作也可以得到更好的分配和部署，讓計生檔案管理網絡成為檔案管理的依據，從而是計生檔案管理工作更加有效。

總而言之，人口和計劃生育檔案管理在計劃生育工作中有不可替代的作用，而且這項工作涉及的部門比較多，因此，我們更加細化、更加科學、更加規范地做好檔案管理工作，促進計劃生育工作的順利開展。

[1]杜紹敏.淺談如何加強人口和計劃生育檔案管理[J].科技視界,2015(36).

[2]彭蓮花.新時期我國人口和計劃生育的檔案管理工作[J].河南科技,2014(3).

[3]王廣福.淺談如何提高人口和計劃生育檔案管理水平[J].科技視界,2015(3).