做好辦公室文書檔案管理 方便機關(guān)各部門的工作

文/萊州市農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)管理處 徐志鋒

做好辦公室文書檔案管理 方便機關(guān)各部門的工作

文/萊州市農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)管理處 徐志鋒

檔案學(xué)是一門科學(xué)，有它自己的規(guī)律，為了適應(yīng)經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，就需要建立一個契合檔案學(xué)規(guī)律的檔案管理方法。機關(guān)辦公室檔案工作與各個職能部門的各項工作有著千絲萬縷的關(guān)系，檔案工作好壞直接或間接地影響整個機關(guān)的工作。鑒于此，我處在做好辦公室文書檔案管理方面做了一些嘗試，希望能起到一個拋磚引玉的作用，得到各位同行的指導(dǎo)。

辦公室；文書檔案；管理；機關(guān)

社會在不斷地發(fā)展，政府機關(guān)職能也在發(fā)生變化，機關(guān)工作中的一個不可缺少的環(huán)節(jié)就是辦公室文書檔案管理。因為，檔案是領(lǐng)導(dǎo)同志進行科學(xué)決策的參謀和助手，同時也是查詢本機關(guān)各種業(yè)務(wù)資料的信息庫。機關(guān)檔案是在各業(yè)務(wù)部門的工作中形成的，它反映了機關(guān)職能活動的全貌，所以要想把各業(yè)務(wù)部門的文書檔案收集齊、保管好，使其效用得到發(fā)揮，就需要有一套科學(xué)的規(guī)章制度和管理手段，換句話說，也就是對文書部門、業(yè)務(wù)部門形成的不同的文書材料，從書寫的材料、公文的格式、立卷歸檔、分類、編目、檢索等工作程序及其組織領(lǐng)導(dǎo)，到人員落實和業(yè)務(wù)的提高等諸方面都要提出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求。

幾年來，我們在市、區(qū)檔案部門的具體指導(dǎo)下，結(jié)合本機關(guān)的實際情況，做了很大努力，也取得了一些成績。總體來說，我們是從以下幾個方面做工作的。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，組織落實

農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)管理處的檔案工作是由一名分管工作的副處長兼管，每個科室一名科長或副科長分管，要求各科室要有一名同志具體負責(zé)，并將文書檔案工作納入本科室工作日程，每年至少研究兩次，并認真做好記錄。這樣，就保證了檔案工作組織上的落實，做到領(lǐng)導(dǎo)有人管，層層有人抓，具體工作有人做。

二、做好文書檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

做好機關(guān)檔案工作，提高文書檔案的質(zhì)量，發(fā)揮文書檔案的效用，一個關(guān)鍵的問題是提高機關(guān)文書工作人員的業(yè)務(wù)水平。幾年來，對我處科室的文書工作人員，每年都有重點地組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。幾年來我們組織力量，先后進行了有關(guān)“文書檔案的立卷及其工作程序”“農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)管理處機關(guān)文書檔案的歸檔范圍”“農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)管理處機關(guān)文書檔案保管期限”“如何編寫本單位的大事記”“如何寫好本單位的組織沿革”等等有關(guān)檔案工作的基本知識和檔案工作的程序。通過培訓(xùn)，提高了業(yè)務(wù)水平和文書人員的素質(zhì)，使文書檔案工作走向規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化。

檔案是由文書的精華部分轉(zhuǎn)化而來的，文書是檔案的基礎(chǔ)和前身，二者有著密不可分的聯(lián)系，并統(tǒng)一于同一文書上。所以，文書撰寫得如何對于檔案的質(zhì)量是有著直接的關(guān)系的。要做好檔案工作必須從文書工作開始抓起。因此，我們對文書的撰寫、文書的規(guī)格和文書的構(gòu)成幾個方面又做了具體的要求和規(guī)定。還購置了文書檔案業(yè)務(wù)書籍，結(jié)合業(yè)務(wù)講課的內(nèi)容，有針對性地進行業(yè)務(wù)考核。通過各種手段，提高同志們的業(yè)務(wù)水平，達到做好檔案工作的目的。

三、把文書檔案的立卷歸檔作為機關(guān)的重要工作來抓

按照國家相關(guān)的規(guī)定，要求立卷歸檔的材料，一定要按照流程，定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交并集中管理。這幾年來，我們把文書檔案立卷歸檔的工作作為單位的一項重要工作來抓。我們原則規(guī)定：上一年的文書檔案立卷歸檔工作，要在專業(yè)人員的具體指導(dǎo)下，由各科文書工作人員立卷歸檔，于第二年上半年完成。具體做法是，每年三、四月份進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做好文書檔案材料的收集準(zhǔn)備工作。五、六月份集中時間，集中人力，按照文書檔案立卷的工作程序，先易后難，先小后大，采取關(guān)鍵把關(guān)、協(xié)同作戰(zhàn)、個個完成的辦法做好文書檔案的立卷歸檔工作。

我處的下屬科室大小不同，業(yè)務(wù)范圍不同，形成的文書檔案的數(shù)量相差很大。有的科室一年只形成七、八卷，一兩天就可立卷歸檔。而有的科室一年形成一、二百卷，業(yè)務(wù)重、工作量大，需三，四個月才能立卷歸檔。科室大小不一，進度不一，我們采取大小科室一起上，先把小的科室、容易解決的科室的任務(wù)突擊完，再集中各科的人力突擊任務(wù)重的科室。在文書立卷的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，如立卷的分類、案卷標(biāo)題的擬寫、檔案保管期限的劃分等都由業(yè)務(wù)熟練的同志負責(zé)把關(guān)。這樣，才能高質(zhì)量地按時完成文書檔案的立卷歸檔工作。

四、認真考核，總結(jié)評比，把文書檔案工作納入目標(biāo)管理崗位責(zé)任制的一項內(nèi)容

我們制定了文書檔案工作的評比條件與考核辦法，每年進行一次總結(jié)評比。要求各科領(lǐng)導(dǎo)參加，按照檢查項目逐項評議打分。表彰、獎勵做得好的科室和個人，批評、教育做得差的科室和個人。通過檢查評比，引起各科領(lǐng)導(dǎo)的重視，使我處文書檔案工作的水平不斷提高。

五、充分利用文書檔案推動工作

隨著當(dāng)前的深化改革，檔案工作已成為各項事業(yè)不可缺少的組成部分。為此，原來那種凡是進了檔案柜的東西都視為機密，要想查閱必須層層審批的管理體制必須改變。要把機關(guān)檔案由封閉型變?yōu)殚_放型，首先要做到對本機關(guān)的工作人員，本系統(tǒng)的有關(guān)人員積極提供利用，對個別科室長年需要研究使用的檔案，可以全部借走。

我們通過實踐認識到如果沒有豐富的檔案資料，要做到積極提供利用，便是一句空話。所以，花大氣力集中時間，集中人力做好文書檔案的收集、整理、立卷歸檔工作是非常重要的。

另外，我們還編制了檔案的檢索手冊，一方面是保護檔案的一種方法，另一方面為使用單位查找材料提供了方便，提高了查找工作的效率，更好地為利用者服務(wù)。通過以上的努力，我們把檔案的利用工作變“你來我找”為主動提供利用，改變了過去的被動局面，從而較好地發(fā)揮了檔案的利用價值。