做好辦公室文書檔案管理 方便機關各部門的工作

文/萊州市農村社會養老保險事業管理處 徐志鋒

做好辦公室文書檔案管理 方便機關各部門的工作

文/萊州市農村社會養老保險事業管理處 徐志鋒

檔案學是一門科學，有它自己的規律，為了適應經濟建設的發展，就需要建立一個契合檔案學規律的檔案管理方法。機關辦公室檔案工作與各個職能部門的各項工作有著千絲萬縷的關系，檔案工作好壞直接或間接地影響整個機關的工作。鑒于此，我處在做好辦公室文書檔案管理方面做了一些嘗試，希望能起到一個拋磚引玉的作用，得到各位同行的指導。

辦公室；文書檔案；管理；機關

社會在不斷地發展，政府機關職能也在發生變化，機關工作中的一個不可缺少的環節就是辦公室文書檔案管理。因為，檔案是領導同志進行科學決策的參謀和助手，同時也是查詢本機關各種業務資料的信息庫。機關檔案是在各業務部門的工作中形成的，它反映了機關職能活動的全貌，所以要想把各業務部門的文書檔案收集齊、保管好，使其效用得到發揮，就需要有一套科學的規章制度和管理手段，換句話說，也就是對文書部門、業務部門形成的不同的文書材料，從書寫的材料、公文的格式、立卷歸檔、分類、編目、檢索等工作程序及其組織領導，到人員落實和業務的提高等諸方面都要提出統一的標準、規范和要求。

幾年來，我們在市、區檔案部門的具體指導下，結合本機關的實際情況，做了很大努力，也取得了一些成績。總體來說，我們是從以下幾個方面做工作的。

一、領導重視，組織落實

農村社會養老保險事業管理處的檔案工作是由一名分管工作的副處長兼管，每個科室一名科長或副科長分管，要求各科室要有一名同志具體負責，并將文書檔案工作納入本科室工作日程，每年至少研究兩次，并認真做好記錄。這樣，就保證了檔案工作組織上的落實，做到領導有人管，層層有人抓，具體工作有人做。

二、做好文書檔案工作的業務培訓

做好機關檔案工作，提高文書檔案的質量，發揮文書檔案的效用，一個關鍵的問題是提高機關文書工作人員的業務水平。幾年來，對我處科室的文書工作人員，每年都有重點地組織業務學習，進行業務培訓。幾年來我們組織力量，先后進行了有關“文書檔案的立卷及其工作程序”“農村社會養老保險事業管理處機關文書檔案的歸檔范圍”“農村社會養老保險事業管理處機關文書檔案保管期限”“如何編寫本單位的大事記”“如何寫好本單位的組織沿革”等等有關檔案工作的基本知識和檔案工作的程序。通過培訓，提高了業務水平和文書人員的素質，使文書檔案工作走向規范化、制度化、統一化。

檔案是由文書的精華部分轉化而來的，文書是檔案的基礎和前身，二者有著密不可分的聯系，并統一于同一文書上。所以，文書撰寫得如何對于檔案的質量是有著直接的關系的。要做好檔案工作必須從文書工作開始抓起。因此，我們對文書的撰寫、文書的規格和文書的構成幾個方面又做了具體的要求和規定。還購置了文書檔案業務書籍，結合業務講課的內容，有針對性地進行業務考核。通過各種手段，提高同志們的業務水平，達到做好檔案工作的目的。

三、把文書檔案的立卷歸檔作為機關的重要工作來抓

按照國家相關的規定，要求立卷歸檔的材料，一定要按照流程，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交并集中管理。這幾年來，我們把文書檔案立卷歸檔的工作作為單位的一項重要工作來抓。我們原則規定：上一年的文書檔案立卷歸檔工作，要在專業人員的具體指導下，由各科文書工作人員立卷歸檔，于第二年上半年完成。具體做法是，每年三、四月份進行業務培訓，做好文書檔案材料的收集準備工作。五、六月份集中時間，集中人力，按照文書檔案立卷的工作程序，先易后難，先小后大，采取關鍵把關、協同作戰、個個完成的辦法做好文書檔案的立卷歸檔工作。

我處的下屬科室大小不同，業務范圍不同，形成的文書檔案的數量相差很大。有的科室一年只形成七、八卷，一兩天就可立卷歸檔。而有的科室一年形成一、二百卷，業務重、工作量大，需三，四個月才能立卷歸檔。科室大小不一，進度不一，我們采取大小科室一起上，先把小的科室、容易解決的科室的任務突擊完，再集中各科的人力突擊任務重的科室。在文書立卷的關鍵環節上，如立卷的分類、案卷標題的擬寫、檔案保管期限的劃分等都由業務熟練的同志負責把關。這樣，才能高質量地按時完成文書檔案的立卷歸檔工作。

四、認真考核，總結評比，把文書檔案工作納入目標管理崗位責任制的一項內容

我們制定了文書檔案工作的評比條件與考核辦法，每年進行一次總結評比。要求各科領導參加，按照檢查項目逐項評議打分。表彰、獎勵做得好的科室和個人，批評、教育做得差的科室和個人。通過檢查評比，引起各科領導的重視，使我處文書檔案工作的水平不斷提高。

五、充分利用文書檔案推動工作

隨著當前的深化改革，檔案工作已成為各項事業不可缺少的組成部分。為此，原來那種凡是進了檔案柜的東西都視為機密，要想查閱必須層層審批的管理體制必須改變。要把機關檔案由封閉型變為開放型，首先要做到對本機關的工作人員，本系統的有關人員積極提供利用，對個別科室長年需要研究使用的檔案，可以全部借走。

我們通過實踐認識到如果沒有豐富的檔案資料，要做到積極提供利用，便是一句空話。所以，花大氣力集中時間，集中人力做好文書檔案的收集、整理、立卷歸檔工作是非常重要的。

另外，我們還編制了檔案的檢索手冊，一方面是保護檔案的一種方法，另一方面為使用單位查找材料提供了方便，提高了查找工作的效率，更好地為利用者服務。通過以上的努力，我們把檔案的利用工作變“你來我找”為主動提供利用，改變了過去的被動局面，從而較好地發揮了檔案的利用價值。