事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

文/湖北省襄陽市保康縣城管執(zhí)法局 王勝男

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

文/湖北省襄陽市保康縣城管執(zhí)法局 王勝男

事業(yè)單位檔案管理不僅僅關(guān)系到現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展，而且還可以通過事業(yè)單位之前的發(fā)展歷程，來預(yù)測其以后的發(fā)展。因此，做好事業(yè)單位檔案的工作的記錄是至關(guān)重要的。本篇文章也正是基于現(xiàn)階段，各個事業(yè)單位，對于檔案的管理工作，重視程度不夠，以及其現(xiàn)階段存在很大的問題為出發(fā)點，來進行相關(guān)管理工作的探討，以求促進其管理工作的進一步發(fā)展。

事業(yè)單位；檔案；管理

檔案管理工作是對于部門工作的協(xié)調(diào)，以及對于事業(yè)單位的各項工作的工作效率逐步提高的過程。因此，對于事業(yè)檔案的管理工作，進行協(xié)調(diào)有序的運行，是現(xiàn)階段需要重點關(guān)注的問題。推動事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)、合理、有效的發(fā)展也是一個重要的環(huán)節(jié)。本文也是基于此認(rèn)識，對于事業(yè)單位的檔案管理工作，現(xiàn)階段存在的問題，進行逐步優(yōu)化以求得到最大化的提升。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)階段的不足之處

（一）對于檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理工作在平時的工作過程中并沒有實際的應(yīng)用，因此領(lǐng)導(dǎo)者在對其重視程度顯然不夠。這種在認(rèn)識上的根本錯誤導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者對于公司的人事檔案管理具有很大程度的誤區(qū)，他們在很多時候認(rèn)為檔案管理的工作，只是將其一部分文件進行謄抄摘錄而后進行封存，這種保存方法，使得檔案管理的實質(zhì)性效果沒有得到提升，因此，對于人事單位的進一步發(fā)展在一定程度上有一定的制約作用。

（二）管理水平落后。在我國人事單位檔案管理的水平相對較落后，而且其管理的力量也不強。這與近幾年檔案管理人員頻繁變動有很大的關(guān)系。在對檔案管理的人員當(dāng)中，有很大一部分是新競聘上崗的職員，他們對業(yè)務(wù)并不熟悉，對于檔案的管理工作，只是依賴前人的經(jīng)驗，而沒有自己創(chuàng)新性的理解。另外，在對于檔案管理的過程中，現(xiàn)在很多單位仍然是機械化的手動操作，這種檔案管理方式，枯燥單一，沒有明顯的成果。而且，隨著時代的發(fā)展，人員變動頻繁，這種簡單的檔案管理方式，很難適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟發(fā)展模式，對于檔案的儲備工作來說也是一大難題。

二、事業(yè)單位檔案管理工作完善策略

（一）增強關(guān)注度。在對事業(yè)單位進行檔案管理的過程中，要逐步增強對其的關(guān)注度，而其中最具成效的關(guān)注者則為高層管理者。只有逐步增強高層管理者對其的重視程度，才能將人事檔案管理工作的重心逐漸推入到符合經(jīng)濟發(fā)展現(xiàn)狀的實際情況當(dāng)中。另外，在對事業(yè)單位檔案管理的過程中，要更加重視其在日常工作中發(fā)揮的重要作用。要將檔案管理提高到日常工作的日程當(dāng)中來，建立專業(yè)的檔案管理小組，盡量將其在日常工作中的作用發(fā)揮到極致。此外，建立完善的檔案管理制度，也是其進一步發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，只有逐步將其管理規(guī)范化，進行科學(xué)、細(xì)致的管理，才能使得檔案管理的工作受到更多的關(guān)注，推動其管理更加規(guī)范化。

（二）增強事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性建設(shè)。對于單位檔案管理的工作最為重要的一個環(huán)節(jié)，就是逐步增強其管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要逐步為其配備新的檔案管理設(shè)備，逐步推動檔案管理的推陳出新。在對其硬件設(shè)備增加投入的基礎(chǔ)上，要逐步增強其管理人才的輸入，為檔案管理部門輸入更多的人、物、資的支持，同時建立健全完善的防盜體系，防患于未然。

（三）提高管理人員的素質(zhì)。對于事業(yè)單位的檔案管理起到最直接作用的還是檔案管理人員，因此，要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)，提升檔案管理人員的執(zhí)行力與創(chuàng)新力，逐步提高檔案管理水平。對于事業(yè)單位的檔案管理，更要注重其保密性，因此，在對其檔案管理的過程中，管理人員的整體素質(zhì)要求也更高。對于檔案管理人員的素質(zhì)提高，可以從以下幾點入手：其一，對于相關(guān)的管理人員進行不定期的培訓(xùn)，主要是關(guān)于檔案管理過程中，以及其前期后期需要準(zhǔn)備的東西，逐步讓管理人員掌握最新的管理技術(shù)，運用最新的軟件來進行檔案管理。對于檔案管理的相關(guān)知識，不斷進行普及以求最大化的對檔案管理的工作進行優(yōu)化。其二，應(yīng)逐步增強檔案管理工作人員的責(zé)任心，用行動教育檔案管理工作人員，讓其對于檔案管理工作盡職盡責(zé)。

三、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化原則

（一）統(tǒng)一化與差異化兼顧。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，應(yīng)遵循差異化與統(tǒng)一化兼顧的原則。在對事業(yè)單位的檔案管理過程中，要遵循國家相關(guān)法律制度對于檔案管理工作的規(guī)定，同時，又不能將其規(guī)定死板化，要結(jié)合本單位的實際情況進行差異化管理。由于事業(yè)單位對于其員工的管理并不相同，對于員工的發(fā)展方向以及公司的發(fā)展方向也不盡相同，因此依據(jù)差異化對公司進行管理是至關(guān)重要的，這也是在對事業(yè)單位檔案管理過程中需要遵守的原則之一。

（二）制定與執(zhí)行并重的舉措。檔案管理相關(guān)規(guī)則的制定，并不是單方面的書面制度，更重要的是強調(diào)其執(zhí)行力。因此，將制度的制定與其執(zhí)行效果并重，不能因為制度的制定，而忽略其執(zhí)行的效果，同時，對于執(zhí)行力不高的檔案管理工作，也要強調(diào)制度的維護，不能因此而忽視制度的影響力。人們在對于規(guī)則的制定過程中，難免會過分的依靠其自身的想象力，來進行規(guī)則的制定，這在一定程度上難免會忽視其在實際過程中的應(yīng)用。因此，要始終堅持實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)的原則，在實踐的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新制度，盡量用實踐推動制度的合理化、完善化發(fā)展，以使其更能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的需求，這也是事業(yè)單位檔案，發(fā)揮其功能的最有效方法。

四、總結(jié)

我國經(jīng)濟的發(fā)展速度逐步增強，科學(xué)技術(shù)在工作中的運用越來越廣泛，而推動檔案管理工作的進一步發(fā)展，除了推動其制度創(chuàng)新之外，還要不斷引用最新的科學(xué)技術(shù)，將事業(yè)單位的檔案管理工作做到細(xì)致化、精準(zhǔn)化，逐步實現(xiàn)其在事業(yè)單位運行過程中的重要作用，此外，要不斷引起，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，以不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的新進程。

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