醫院文書檔案整理與歸檔工作的探討

文/海南省海口市人民醫院（中南大學湘雅醫學院附屬海口醫院） 冼茂娟

醫院文書檔案整理與歸檔工作的探討

文/海南省海口市人民醫院（中南大學湘雅醫學院附屬海口醫院） 冼茂娟

文件的收集整理是衡量文件歸檔質量和檔案室工作質量的重要標尺，豐富檔案室藏是醫院檔案工作的方向和任務。檔案人員必須了解熟悉和掌握醫院文書檔案整理歸檔工作，不斷改進和探討有效的整理與歸檔方式，切實做好這一重要的基礎性工作，最終達到檔案開發利用的目的。

文書檔案；整理與歸檔；探討

醫院文書檔案是一項最為經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程，從屬醫院開展管理工作的關鍵部分。文件的收集整理是衡量文件歸檔質量和檔案室工作質量的重要標尺，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地向機關提供檔案信息，是醫院相關管理部門和檔案管理者應重點探討的問題。

一、對醫院文書檔案整理與歸檔工作的理解和認識

（一）文書檔案是醫院發展歷程的記載歸檔。文書檔案都客觀地反映醫院歷史的真實面貌，印記了每一年度所做的建設性工作和取得的成果，是醫院行政管理職能活動中形成的具有重要保存價值的各種紙質文件材料，也更是檔案整理工作中的重要內容。

（二）文件資料的收集整理是檔案管理工作的起點。醫院文件資料收集工作是積累醫院歷史文化財富的手段，沒有收集工作就沒有檔案。將歸檔的文件資料進行整理，雜亂無章的零散文件材料通過整理成為檔案，使文件材料形成能反映單位的職能活動的有價值的檔案，這是檔案部門的工作職責。

（三）歸檔文件的排列次序很重要。將內容及形式相同的文件材料進行系統整理。有利于決策者深刻了解醫院自身的發展情況，總結本年度工作，科學安排制定與調整醫院的發展戰略。

二、醫院現行文書檔案整理與歸檔工作的不足之處

（一）全員檔案意識較為薄弱。主要表現為機關人員對檔案工作在機關工作中的意義認識和重視程度不夠，缺乏較強的檔案管理意識。在日常的公文傳閱過程中，閱文和辦文人員都不能很好地保護文件資料的整潔和真實性，如；隨意在文件資料上劃圈標識；整潔性差，個別檔案人員在進行網上公文處理時，不注意區分文件原件與復印件，致有些文件歸檔時無法確認文件的原始性與正確性，以上這些均會使檔案的利用價值降低或喪失，法律依據性不強。

（二）缺乏文件處置流程的管理。辦公室作為醫院文件管理中心，對公文處理制度執行力不夠。文件資料的交接流程也不規范，有的交接人員對文件資料的核對不認真負責，資料不完整，交接工作缺失監交人的監管，使交接工作出現紕漏。間接影響歸檔工作。

（三）檔案管理人員精力有限。文書檔案的管理人員多為兼職人員，如；一人多職，日常多兼管其他辦公事務，占用了一定的時間，工作量較大，使她們缺乏充足的時間與精力去應對文件材料的收集歸檔工作，出現資料的分類整理不夠精心，核對檢查也不夠認真，無法保證文件資料的整理與歸檔工作的質量。

三、如何加強文書檔案的收集整理與歸檔工作

（一）強化全員檔案意識。以機關工作效能建設為基準，對機關人員進行機關檔案管理知識培訓，制定和組織學習《醫院公文處理實施細則》，引導他們嚴謹自身的公文處理態度，養成良好的閱文習慣，不隨意在文件上畫圈寫字，愛護和保持文件的整潔，閱處完畢及時送還辦公室。辦文人員在進行網上公文處理時，應注意對文件原件的甄別，如是復印件的文件還需標記，便于鑒別檔案的利用價值。同時公文處理部門加大與其他部門間的工作溝通交流，及時發現問題，及時糾正，協同做好機關檔案整理歸檔工作。

（二）加大文件處理流程的監管。按照醫院公文處理實施細則，公文傳閱工作一律交由辦公室處理，其中包括各科室自行收到的文件。辦文人員對文件材料的閱處過程應進行跟蹤監管，及時催促閱文人員將文件送還。同時，提高日常公文傳遞的速度和安全性，保證對領導決策執行的時效性。

（三）注重檔案收集整理工作實效。機關內文件材料的收集整理工作，是機關檔案歸檔的基礎業務工作，檔案人員應主動到各個部門收集，耐心、細致地做好這一重要環節工作，了解和掌握醫院文書檔案收集的內容范圍、保管期限及注意事項，可按照文件內容、類別逐次收集，收集時注意文件的章、頁、正文、發文稿，定稿、附件等的完整。在做好紅頭文件收集管理的同時，還要加大對一些無編號或一般性的文件資料的收集，重點加強臨時性檔案資料的收集工作。

（四）著重檔案基本理論學習和培訓。倡導檔案人員以“自學為主，培訓為輔”模式，學習檔案行業標準《歸檔文件整理規則》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）。組織檔案人員進行醫院機關工作業務培訓及相應的檔案業務指導，全面了解醫院工作職能。按照醫院制定的醫院文書檔案分類方案及保管期限要求，合理確定歸檔范圍和區分保管期限，掌握分類，通過多實踐、多摸索，獲取檔案管理的基本技能，力爭文件資料收集整理歸檔工作一步到位，提高工作效率。

文件資料的收集整理是文書工作和檔案歸檔工作的結合點，室藏檔案數量多少與質量高低取決于機關內文件材料收集歸檔的效果。醫院文書檔案管理應遵循真實、完整、有效、實用以及利用率高的原則，加強檔案人員業務素質培養和訓練，采取有效的收集整理與歸檔方式，促進文書檔案歸檔工作的順利開展，從而更好地促使文書檔案管理工作邁上新臺階。

[1]張玉芳.文件中心的定位[J].中國檔案,2005(3).

[2]王莉梅.試論文書檔案管理中與文書處理的關系[J].黑龍江科技信息,2008 (4).

[3]李輝江.試論文書檔案管理中存在的問題和對策[J].廣東科技,2009(2).