醫(yī)院文書檔案整理與歸檔工作的探討

文/海南省海口市人民醫(yī)院（中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬海口醫(yī)院） 冼茂娟

醫(yī)院文書檔案整理與歸檔工作的探討

文/海南省海口市人民醫(yī)院（中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬海口醫(yī)院） 冼茂娟

文件的收集整理是衡量文件歸檔質(zhì)量和檔案室工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺，豐富檔案室藏是醫(yī)院檔案工作的方向和任務(wù)。檔案人員必須了解熟悉和掌握醫(yī)院文書檔案整理歸檔工作，不斷改進(jìn)和探討有效的整理與歸檔方式，切實(shí)做好這一重要的基礎(chǔ)性工作，最終達(dá)到檔案開(kāi)發(fā)利用的目的。

文書檔案；整理與歸檔；探討

醫(yī)院文書檔案是一項(xiàng)最為經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過(guò)程，從屬醫(yī)院開(kāi)展管理工作的關(guān)鍵部分。文件的收集整理是衡量文件歸檔質(zhì)量和檔案室工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地向機(jī)關(guān)提供檔案信息，是醫(yī)院相關(guān)管理部門和檔案管理者應(yīng)重點(diǎn)探討的問(wèn)題。

一、對(duì)醫(yī)院文書檔案整理與歸檔工作的理解和認(rèn)識(shí)

（一）文書檔案是醫(yī)院發(fā)展歷程的記載歸檔。文書檔案都客觀地反映醫(yī)院歷史的真實(shí)面貌，印記了每一年度所做的建設(shè)性工作和取得的成果，是醫(yī)院行政管理職能活動(dòng)中形成的具有重要保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文件材料，也更是檔案整理工作中的重要內(nèi)容。

（二）文件資料的收集整理是檔案管理工作的起點(diǎn)。醫(yī)院文件資料收集工作是積累醫(yī)院歷史文化財(cái)富的手段，沒(méi)有收集工作就沒(méi)有檔案。將歸檔的文件資料進(jìn)行整理，雜亂無(wú)章的零散文件材料通過(guò)整理成為檔案，使文件材料形成能反映單位的職能活動(dòng)的有價(jià)值的檔案，這是檔案部門的工作職責(zé)。

（三）歸檔文件的排列次序很重要。將內(nèi)容及形式相同的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理。有利于決策者深刻了解醫(yī)院自身的發(fā)展情況，總結(jié)本年度工作，科學(xué)安排制定與調(diào)整醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。

二、醫(yī)院現(xiàn)行文書檔案整理與歸檔工作的不足之處

（一）全員檔案意識(shí)較為薄弱。主要表現(xiàn)為機(jī)關(guān)人員對(duì)檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的意義認(rèn)識(shí)和重視程度不夠，缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。在日常的公文傳閱過(guò)程中，閱文和辦文人員都不能很好地保護(hù)文件資料的整潔和真實(shí)性，如；隨意在文件資料上劃圈標(biāo)識(shí)；整潔性差，個(gè)別檔案人員在進(jìn)行網(wǎng)上公文處理時(shí)，不注意區(qū)分文件原件與復(fù)印件，致有些文件歸檔時(shí)無(wú)法確認(rèn)文件的原始性與正確性，以上這些均會(huì)使檔案的利用價(jià)值降低或喪失，法律依據(jù)性不強(qiáng)。

（二）缺乏文件處置流程的管理。辦公室作為醫(yī)院文件管理中心，對(duì)公文處理制度執(zhí)行力不夠。文件資料的交接流程也不規(guī)范，有的交接人員對(duì)文件資料的核對(duì)不認(rèn)真負(fù)責(zé)，資料不完整，交接工作缺失監(jiān)交人的監(jiān)管，使交接工作出現(xiàn)紕漏。間接影響歸檔工作。

（三）檔案管理人員精力有限。文書檔案的管理人員多為兼職人員，如；一人多職，日常多兼管其他辦公事務(wù)，占用了一定的時(shí)間，工作量較大，使她們?nèi)狈Τ渥愕臅r(shí)間與精力去應(yīng)對(duì)文件材料的收集歸檔工作，出現(xiàn)資料的分類整理不夠精心，核對(duì)檢查也不夠認(rèn)真，無(wú)法保證文件資料的整理與歸檔工作的質(zhì)量。

三、如何加強(qiáng)文書檔案的收集整理與歸檔工作

（一）強(qiáng)化全員檔案意識(shí)。以機(jī)關(guān)工作效能建設(shè)為基準(zhǔn)，對(duì)機(jī)關(guān)人員進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，制定和組織學(xué)習(xí)《醫(yī)院公文處理實(shí)施細(xì)則》，引導(dǎo)他們嚴(yán)謹(jǐn)自身的公文處理態(tài)度，養(yǎng)成良好的閱文習(xí)慣，不隨意在文件上畫圈寫字，愛(ài)護(hù)和保持文件的整潔，閱處完畢及時(shí)送還辦公室。辦文人員在進(jìn)行網(wǎng)上公文處理時(shí)，應(yīng)注意對(duì)文件原件的甄別，如是復(fù)印件的文件還需標(biāo)記，便于鑒別檔案的利用價(jià)值。同時(shí)公文處理部門加大與其他部門間的工作溝通交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正，協(xié)同做好機(jī)關(guān)檔案整理歸檔工作。

（二）加大文件處理流程的監(jiān)管。按照醫(yī)院公文處理實(shí)施細(xì)則，公文傳閱工作一律交由辦公室處理，其中包括各科室自行收到的文件。辦文人員對(duì)文件材料的閱處過(guò)程應(yīng)進(jìn)行跟蹤監(jiān)管，及時(shí)催促閱文人員將文件送還。同時(shí)，提高日常公文傳遞的速度和安全性，保證對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策執(zhí)行的時(shí)效性。

（三）注重檔案收集整理工作實(shí)效。機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料的收集整理工作，是機(jī)關(guān)檔案歸檔的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，檔案人員應(yīng)主動(dòng)到各個(gè)部門收集，耐心、細(xì)致地做好這一重要環(huán)節(jié)工作，了解和掌握醫(yī)院文書檔案收集的內(nèi)容范圍、保管期限及注意事項(xiàng)，可按照文件內(nèi)容、類別逐次收集，收集時(shí)注意文件的章、頁(yè)、正文、發(fā)文稿，定稿、附件等的完整。在做好紅頭文件收集管理的同時(shí)，還要加大對(duì)一些無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料的收集，重點(diǎn)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案資料的收集工作。

（四）著重檔案基本理論學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。倡導(dǎo)檔案人員以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，學(xué)習(xí)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）。組織檔案人員進(jìn)行醫(yī)院機(jī)關(guān)工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)及相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，全面了解醫(yī)院工作職能。按照醫(yī)院制定的醫(yī)院文書檔案分類方案及保管期限要求，合理確定歸檔范圍和區(qū)分保管期限，掌握分類，通過(guò)多實(shí)踐、多摸索，獲取檔案管理的基本技能，力爭(zhēng)文件資料收集整理歸檔工作一步到位，提高工作效率。

文件資料的收集整理是文書工作和檔案歸檔工作的結(jié)合點(diǎn)，室藏檔案數(shù)量多少與質(zhì)量高低取決于機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料收集歸檔的效果。醫(yī)院文書檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)、完整、有效、實(shí)用以及利用率高的原則，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)和訓(xùn)練，采取有效的收集整理與歸檔方式，促進(jìn)文書檔案歸檔工作的順利開(kāi)展，從而更好地促使文書檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

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