新時期醫院人事檔案管理的模式分析

文/東莞市洪梅醫院 陳旭森

新時期醫院人事檔案管理的模式分析

文/東莞市洪梅醫院 陳旭森

在醫院日常運營管理中，人事檔案真實、客觀、全面記錄了醫院全體職工的基本個人信息、技能水平和職業素養。加強醫院人事檔案管理，有利于最大限度的利用醫院人力資源，選拔優秀醫療人才。本文詳細闡述新形勢下醫院人事檔案管理模式。

人事檔案；管理模式；醫院

新形勢下，我國醫療衛生體制改革深入進行，隨著我國醫院管理科學化、規范化、信息化進程的加快，醫院的綜合檔案管理工作越來越重要，而人事檔案管理是綜合檔案管理中的關鍵部分，在現代醫療、教育、科研中的作用愈來愈重要。21世紀，我國檔案管理注重規范化、標準化，人事檔案管理水平的提高，有利于實現現代化醫院建設，推動醫院實現科學、可持續發展。

一、新形勢下，醫院人事檔案管理現狀

隨著經濟的發展、醫院水平與醫院管理水平的提高，醫院人事檔案管理也發生了翻天覆地的變化。但是，現階段我國醫院人事檔案管理仍處于初級發展階段，傳統的管理模式影響深遠，依舊存在很多問題亟待解決。

（一）缺乏正確的人事檔案管理理念，重視程度不夠。我國醫療體制改革深入開展，人事檔案管理對目前的醫院建設影響巨大，很多醫院工作人員沒有深刻認識到人事檔案管理的重要性，依舊沿用傳統的管理理念，導致管理效率與質量停滯不前。

（二）缺乏科學的管理制度。人事檔案是記錄醫院職工各項基本信息的證明，所以，檔案的格式必須規范，內容必須真實、客觀，檔案管理流程必須合理，但是以上幾點目前很少有醫院能夠做到。甚至很多醫院職工填寫的內容存在捏造、謊報的情況。這些都需要科學的管理制度來同意規范管理。

（三）科學信息化管理水平低。隨著經濟的發展、經濟的日新月異，信息化有利于提高各行各業的管理和發展效率。但是，目前信息化建設在我國醫院人事檔案管理建設中應用水平較低。很多醫院仍然沿用傳統的人工檔案管理仍是，檔案管理現代化、信息化建設滯后，導致人事檔案管理效率低。無法滿足醫院人力資源的要求，浪費一定的人力、物力和財力，人工管理方式還會造成檔案受損、丟失的問題。

（四）工作人員綜合素質偏低。隨著我國醫療體制的改革，更多的醫院越來越注重醫療水平的提升，忽視了內部資源檔案管理水平的提高，降低了檔案管理工作人員積極性，缺乏責任感、工作敷衍了事，導致醫院開發利用人力資源難度加大。另一方面，一些醫院對人事檔案管理工作的重視程度不夠，導致崗位安排的管理人員專業技能低、綜合素質不高，很多管理人員對檔案管理專業知識、電子檔案管理知識尚未掌握等等，最終導致管理效率停滯不前。

二、新形勢下醫院人事檔案管理模式創新措施

（一）樹立正確的人事檔案管理理念。現階段，隨著經濟的發展、醫療體制的深入改革，醫院人事檔案管理工作內外部環境更加錯綜復雜，要想提高工作效率和工作質量，必須引導醫院全體職工樹立正確的管理理念，正確認識人事檔案管理的重要性，提高重視程度。其次，相關部門提高檔案管理的宣傳語推廣力度，加強醫院工作人員的人事檔案管理意識。完善考核制與責任落實制，充分調動員工積極性，有利于推動人事檔案管理工作的長遠、健康發展。

（二）建立健全醫院人事檔案管理機制。在信息大爆發的時代，人才在各行各業的競爭中占據主導地位，醫院的發展亦是如此。在醫院日常運營管理中，人事檔案是記錄醫院職工基本信息的重要系統，有利于綜合掌握醫院內部人才的實際情況，從而合理有效配置人力資源。所以，醫院在安排人事檔案管理工作時，必須注重提高相關人員的管理意識，將人事檔案管理作為醫院日常工作的一個重點內容來督促，有利于推動人事檔案管理工作與醫院的綜合發展處于同一水平。

其次，應加強建立健全醫院人事檔案管理機制，制定相關的規章制度，從制度上保障人事檔案管理工作的規范化。首先，制定的制度應與國家有關人事制度改革的發展趨勢保持一致，符合醫療體制改革相關政策的要求，符合醫院人事檔案管理工作的發展規律、實際情況。建立健全人事檔案管理制度，同時還應制定相關的《人事檔案資源信息管理辦法》，讓醫院人事檔案管理工作有章可循。

另外，應加強醫院人事檔案管理法制建設。在醫院日常運營過程中，人事檔案管理工作涉及很多部門，不同的部門、員工經常會遇到一些法律問題無法解決，因此，必須健全法律法規條例來解決、整治，而且，在收集、整理、保存、利用這些人事檔案資料時，也需要相關的法律來支持和維護，確保人事檔案管理工作有法可依、有法必依。另一方面，加強督促相關領導、工作人員全面掌握檔案管理工作的流程，定期組織培訓學習檔案法，在實踐中總結完善規章制度，確保醫院人事檔案工作的規范化、法制化、制度化管理。

（三）加強醫院人事檔案管理信息化建設。現階段，為確保人事檔案的有效性、統一性和完整性，必須加強管理的信息化建設，這也是適應我國醫療體制改革、推動醫院檔案信息化發展的需求。首先，要加強電子檔案建設，充分利用計算機技術、現代化信息技術和檔案管理信息系統，提高檔案信息的搜集、整理、儲存、管理和利用效率；其次，加強檔案數據庫建設，推動人事檔案管理實現信息化、動態化，充分利用計算機技術，將人事檔案資料錄入計算機系統并加

以保存，將傳統的人工管理時期保存的檔案信息全部重新利用計算機系統保存，值得一提的是，要確保檔案信息錄入時的客觀準確性；另外，醫院應建立人事檔案管理監控系統，購買安裝相關管理軟件，完善信息搜索與檔案存儲系統，提高醫院開發利用人事檔案的工作效率，有利于促進人事檔案的科學化、信息化、規范化發展。另一方面，在信息化建設過程中，醫院應加大資金投入去購買先進的設備設施，如，計算機、傳真機、打印機等等設備，必要時，邀請專業技術人員設計一套符合本院實際發展需求的人事檔案管理軟件，加快電子化、信息化檔案管理進程。最終推動醫院的高效、健康、可持續發展。

（四）提高工作人員的專業技能與綜合素質。為了最大限度地適應醫療體制改革需求，提高人事檔案管理工作質量，重中之重還是要提高工作人員綜合素質。首先，要高度重視人事檔案管理人員的招聘、引進，從長遠來看，可招聘一些剛畢業的大學生，雖然他們缺乏相關的工作經驗，但是他們理論知識豐富，又剛進入社會，新鮮感強、干勁足，容易接受新事物，能有效推動人事檔案管理工作的創新管理，但是，一旦聘用，得做好崗前培訓工作。其次，必須加強對工作人員的專業技能、業務水平培訓，定期組織相關人員開展專業知識與業務能力培訓，定期組織外出學習培訓，在培訓前，制定科學完善的培訓方法，每次培訓都應有側重點，最終促進人事檔案管理工作人員專業素質與業務水平的提高。另外，高度重視提高檔案工作人員的職業素養，由于人事檔案涉及醫院職工所有人員的私人信息，保密性強，因此，醫院應高度重視對檔案管理人員的職業素質、綜合素質加以培訓，提高工作人員職業素養與綜合素質，最終推動醫院健康、可持續發展。

三、結束語

綜上所述，人事檔案管理在我國整個醫院管理體系中的地位無可比擬，醫院在發展實踐過程中，必須找出管理中存在的問題，并制定有效措施加以整改，樹立科學的管理理念，完善相關的法律法規與規章制度，加強人事檔案信息化管理建設，提高工作人員的綜合素質，只有做到以上幾點，才能有效提高醫院人事檔案管理的綜合水平，最終提高整個醫院管理水平。

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