實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的策略

文/睢縣人民醫(yī)院 肖傳偉

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實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的策略

文/睢縣人民醫(yī)院 肖傳偉

【摘要】由于電子政務(wù)的建設(shè)正逐步地滲透到人們的日常生活當(dāng)中，所以我國(guó)的檔案系統(tǒng)面臨著全新的挑戰(zhàn)，醫(yī)院的信息化建設(shè)是提高醫(yī)院管理水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要前提。因此，在各大醫(yī)療院所推進(jìn)信息系統(tǒng)平臺(tái)搭建工作，不僅能夠從一定程度上改善當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)管理效率，也可以幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)調(diào)整現(xiàn)有的不合理的業(yè)務(wù)流程。本文以當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的管理系統(tǒng)平臺(tái)搭建現(xiàn)狀為研究重點(diǎn)，總結(jié)當(dāng)前工作中的不足，給出一定的建議和改善策略。通過(guò)對(duì)當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)平臺(tái)搭建工作的改善，能夠有效推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)整合，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)管理系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)文件進(jìn)行管控，能夠有效推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理信息化；策略

一、前言

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，醫(yī)療機(jī)構(gòu)利用計(jì)算機(jī)計(jì)算搭建起管理系統(tǒng)平臺(tái)，以此來(lái)對(duì)日常業(yè)務(wù)流程中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件管理模式相比，基于系統(tǒng)平臺(tái)的管理模式提高了數(shù)據(jù)傳遞、獲取的效率。實(shí)現(xiàn)了資源共享的目的。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，醫(yī)院利用其來(lái)對(duì)日常業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)進(jìn)行管控已成為未來(lái)信息管理的重要趨勢(shì)之一，就數(shù)據(jù)文件管理而言，信息化技術(shù)的支持更能很大程度上改善傳統(tǒng)管理模式的效率。

因此，本文從醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性出發(fā)，探討了當(dāng)下醫(yī)院在檔案管理中存在的問題，并提出了解決醫(yī)院檔案管理信息化問題的建議：加強(qiáng)組織的領(lǐng)導(dǎo)，鞏固和完善檔案信息化的工作體系，規(guī)劃統(tǒng)一共享的檔案信息資源體系。

二、檔案管理信息化的相關(guān)概述

從信息管理角度來(lái)講，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理涉及諸多具體的信息、數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，且整個(gè)管理過(guò)程需要在相關(guān)機(jī)構(gòu)的管控下完成，經(jīng)過(guò)整理、匯總、存檔的文檔數(shù)據(jù)用于滿足國(guó)家、社會(huì)、民眾的使用需求。基于信息平臺(tái)的檔案數(shù)據(jù)管理則是在整個(gè)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中依靠計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成各個(gè)處理環(huán)節(jié)，信息技術(shù)運(yùn)用于文檔數(shù)據(jù)管理中更加關(guān)注對(duì)文檔信息的管控，這與傳統(tǒng)管理方式中關(guān)注文檔本身是不同的，這有利于提高我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)管理效率。

三、當(dāng)下醫(yī)院在檔案管理中存在的問題

當(dāng)下醫(yī)院在檔案管理中存在的問題主要包括以下幾點(diǎn)：檔案資料更新不及時(shí)，檔案管理在制度上不完善，信息資源整合的瓶頸問題。

（一）檔案資料更新不及時(shí)。檔案管理工作反映的是使用部門在經(jīng)營(yíng)方面的情況，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)體制和生活內(nèi)容也隨之發(fā)生改變，所以檔案資料在內(nèi)容上就會(huì)發(fā)生變化，這就顯示更新檔案數(shù)據(jù)的重要性，根據(jù)檔案資料的具體問題來(lái)分析，因?yàn)樵跈n案管理方面的經(jīng)費(fèi)有限，同時(shí)又加上管理人員自身素質(zhì)方面的低下，所以對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性造成了一定的影響。

（二）檔案管理在制度上不完善。檔案管理在許多醫(yī)院都沒有統(tǒng)一的管理模式和明確的要求，在立卷歸檔制度上也沒有形成一致的統(tǒng)一，當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在對(duì)其業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)的過(guò)程中，還未加入文檔信息方面的評(píng)級(jí)指標(biāo)，因此，多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)沒有真正樹立起對(duì)文檔管理效率提升的意識(shí)。

（三）硬件技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。據(jù)筆者所知，由于意識(shí)不足，許多醫(yī)院的檔案管理業(yè)務(wù)部門并沒有配備專業(yè)掃描機(jī)、筆記本電腦、移動(dòng)硬盤、加密計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)管理設(shè)施，檔案管理工作也常由業(yè)務(wù)部門的工作人員兼職代替，檔案管理使用的計(jì)算機(jī)與辦公計(jì)算機(jī)共用。設(shè)備條件直接決定了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息處理工作開展的效率，這樣的運(yùn)行模式對(duì)檔案管理信息化進(jìn)程產(chǎn)生了直接影響。

（四）信息資源整合的瓶頸問題。當(dāng)前，醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的文檔數(shù)據(jù)管理實(shí)際上推行得并不順利，這主要是因?yàn)樵谕七M(jìn)文檔數(shù)據(jù)信息化管理的過(guò)程中會(huì)遇到來(lái)自業(yè)務(wù)、技術(shù)層面的阻礙。造成這種問題主要是因?yàn)楫?dāng)前機(jī)構(gòu)中無(wú)法在其業(yè)務(wù)源頭進(jìn)行高效的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。當(dāng)前的文檔信息化管理工作存在以下問題：從政府角度而言，包括沒有政府層面的政策對(duì)管理工作進(jìn)行有效的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；從行業(yè)來(lái)看，文檔數(shù)據(jù)整合力度不夠；在技術(shù)層面來(lái)講，信息平臺(tái)搭建的配套設(shè)施并不完善，可能導(dǎo)致信息安全問題。當(dāng)前，對(duì)于文檔管理信息化工作的不足之處表現(xiàn)在：文檔數(shù)據(jù)源不充足；文檔數(shù)據(jù)匯總度不高等。

四、解決醫(yī)院檔案管理信息化問題的建議

基于以上存在的問題，提出了如下解決醫(yī)院檔案管理信息化問題的建議：加強(qiáng)組織的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍的建設(shè)，鞏固和完善檔案信息化的工作體系，規(guī)劃統(tǒng)一共享的檔案信息資源體系，重視并加強(qiáng)檔案信息安全管理。

（一）加強(qiáng)組織的領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的文檔數(shù)據(jù)信息化管理來(lái)說(shuō)，管理部門應(yīng)當(dāng)積極在業(yè)務(wù)中推進(jìn)信息管理模式，通過(guò)開設(shè)相關(guān)責(zé)任部門來(lái)指導(dǎo)整個(gè)工作，對(duì)醫(yī)院的檔案信息化管理定期進(jìn)行審核、部署以及整體規(guī)劃，設(shè)立信息負(fù)責(zé)部門，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問題全權(quán)負(fù)責(zé)，從而保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的文檔數(shù)據(jù)信息平臺(tái)建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍的建設(shè)。信息化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布和規(guī)范、信息安全等眾多技術(shù)問題，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)技術(shù)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。同時(shí)必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)儲(chǔ)備，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，送出去”等多種方式，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人

才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

（三）鞏固和完善檔案信息化的工作體系。對(duì)于推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的文檔數(shù)據(jù)信息化管理工作進(jìn)程，需要從以下幾方面入手：首先，完善醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)有管理模式，提高管理效率。把檔案信息化建設(shè)落實(shí)為“一把手”的工程，形成技術(shù)層、領(lǐng)導(dǎo)層和資源利用層的組織體系。其次，推動(dòng)相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)。此外，還可以通過(guò)建立周期性的信息化建設(shè)管理規(guī)劃信息表來(lái)對(duì)整個(gè)信息化建設(shè)工作進(jìn)行整體管控，從而保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化工作順利推進(jìn)。

（四）規(guī)劃統(tǒng)一共享的檔案信息資源體系。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中推進(jìn)文檔數(shù)據(jù)的信息管理模式，需要依賴于高效的數(shù)據(jù)源匯總支持，保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)流程與信息平臺(tái)相吻合?？梢哉f(shuō)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的文檔數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)搭建工作主要依賴于兩方面，分別是基礎(chǔ)工作的推進(jìn)和文檔數(shù)據(jù)源匯總支持。文檔數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)搭建最重要的是實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的高效傳遞。本文認(rèn)為，需要從如下幾個(gè)角度來(lái)著手推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)文檔數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)搭建工作：首先，對(duì)信息化平臺(tái)搭建工作進(jìn)行全程管控，將醫(yī)療機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行目標(biāo)與平臺(tái)建設(shè)工作相結(jié)合。其次，提高文檔數(shù)據(jù)的匯總效率，為平臺(tái)建設(shè)提供支持。

（五）重視并加強(qiáng)檔案信息安全管理。首先，檔案管理者應(yīng)提高安全防范意識(shí)。醫(yī)院檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到檔案是對(duì)醫(yī)院多年來(lái)建設(shè)和發(fā)展過(guò)程的歷史記載，一旦丟失或損壞，就會(huì)造成永久不可溯的損失，所以檔案管理者要嚴(yán)格規(guī)范個(gè)人行為，務(wù)必保證檔案實(shí)體完好無(wú)損，對(duì)涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅(jiān)決預(yù)防和制止。此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全問題也應(yīng)引起檔案工作者重視。

五、結(jié)論

醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的文檔數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)建設(shè)工作是綜合性的項(xiàng)目，信息化平臺(tái)搭建過(guò)程中，一方面要保證與醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)，另一方面，也需要通過(guò)信息平臺(tái)的建設(shè)來(lái)引導(dǎo)醫(yī)療機(jī)構(gòu)未來(lái)的業(yè)務(wù)流程改革。從社會(huì)角度來(lái)講，推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)以及其他行業(yè)的文檔數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)建設(shè)工作，具有十分重要的科學(xué)、社會(huì)意義。

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