檔案管理的信息化建設淺析

文/青州市人力資源管理服務中心 張華為

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檔案管理的信息化建設淺析

文/青州市人力資源管理服務中心 張華為

【摘要】近年來，隨著互聯網技術的不斷發展，檔案管理的自動化和信息化逐步發揮出傳統檔案管理無可比擬的優越性，它在檔案管理工作中高效便捷的優勢得到充分展現，社會已逐步進入一個辦公自動化的網絡時代。本文就檔案管理信息化建設方面作一下探討。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；建設

一、檔案信息化建設的必要性

檔案管理的信息化，作為一種新興檔案管理模式，它具有信息量大、檢索迅速、安全可靠、管理方便的特點，能夠較好地節約辦公成本，提高辦事效率，表現如下：

（一）檔案信息化能夠確保檔案真實完整。真實性是檔案的基本特性，沒有真實性，檔案也就失去了其利用價值。檔案管理信息化能夠全面真實地反映原始紙質檔案材料的本來面目。由于紙質檔案在長期管理過程中存在著紙質變黃變脆、字跡模糊，耗費大量人力和物力；容易出現因人為因素導致的檔案涂改、破損、遺失等現象，這在電子檔案管理中都能夠加以克服，電子檔案能夠很好地確保檔案的真實性、完整性。

（二）檔案信息化能夠全面提高辦事效率。 數字化檔案管理能使資料及時歸檔，并第一時間就可以提供利用。以青州檔案托管中心為例，目前代存代管失業職工、自由職業者檔案6萬余份，這部分人員的檔案轉移、保險接續、檔案信息的查閱等事項繁多，且這部分人員具有很強的流動性，要查詢某人的個人信息，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過計算機管理的檔案，在其檔案接收時直接將其重要信息掃描錄入系統，就能夠第一時間進行方便快捷的查閱，提高了工作效率。通過系統，還可以實現對數萬人個人信息、社保繳費等信息的快速查詢，這在傳統檔案管理時代短期內幾乎是不可能完成的工作。因此，它能夠減輕工作人員的負擔，提高辦事效率。

（三）檔案信息化能夠最大限度地節約辦公成本。在傳統的檔案管理模式中，檔案管理數量與管理人員工作量成正比關系，檔案數量的增加，必然需要配備相應的管理人員，由此造成辦公成本的增加，而數字化管理檔案改變了傳統的以紙質文獻資料為載體的檔案信息管理模式，只是在檔案接手時對紙質、影像材料進行數字化轉換，通過掃描、拍照、整理，錄入電子檔案系統，以后在查詢檔案時，只需登錄系統，所需資料就會從資源豐富的檔案數據庫中直接展現出來，這樣不僅節約了保管費用，降低了檔案管理人員的工作強度，而且查閱起來極為方便迅速，最大限度地節約了辦公成本。

二、檔案管理的現狀

由于檔案信息化管理系統處于初始階段，數字化管理應用上不均衡、不統一現象明顯存在，在應用過程中主要表現在以下方面：

（一）傳統檔案管理模式很難在短時間內打破。互聯網及信息技術的發展要求與之相適應的檔案管理信息化全面推進，但現階段檔案管理部門仍擺脫不了傳統辦法，管理模式上仍以手工操作、檢索為主，管理人員缺乏創新精神和競爭意識，習慣于老辦法，既定程序，導致檔案管理效率低下，檔案的利用價值得不到很好的發揮。

（二）紙質檔案與電子文檔雙重保存將長期存在。電子檔案所具有的信息量大、查找方便、省時省力的優點，為人們的生產生活帶來了極大便利，但電子文件的法律作用和憑證作用還無法取代紙質文件的地位。由于目前好多單位的檔案信息系統不夠完善、工作人員運用不夠熟練等因素，導致電子檔案數據丟失、病毒侵害等不安全因素存在，這些因素為電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅，紙質檔案與電子檔案相互依賴、相互促進的關系決定了兩者必將長期存在。

（三）缺乏標準統一的數據庫系統和信息共享機制。目前以檔案個人信息為基礎的信息聯網系統，還沒有真正建立起來，通過微機終端和系統互聯，實現個人信息微機檢索和聯網查詢，還有一段較長的路要走。

三、實施檔案信息化管理需要解決的幾個問題

檔案信息化建設管理相當重要，我們只有認真對待檔案管理進程中存在的問題，不斷加強檔案管理部門的軟硬件建設、壯大檔案管理人才隊伍、健全檔案管理規章制度，加大信息資源建設力度，建設完善統一的電子檔案信息管理系統，才能加快檔案管理數據化建設進程。

（一）切實加強檔案管理人才隊伍建設，為檔案高效優質管理提供人才保障。檔案信息化建設，人才是關鍵。在信息化時代，傳統的檔案管理模式已不適應信息時代發展的需要，一方面不斷引進高素質的人才充實檔案管理隊伍，另一方面要加強對現有人員的培訓，學習電子文檔管理知識，提高電子文檔管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型工作，提高電子文檔管理水平。

（二）檔案管理的標準化規范化建設，為檔案規范發展提供依據。檔案信息化的標準和規范就好比是信息高速公路上的“交通規則”，有了這個規則，電子檔案的形成、分類、期限設置、歸檔和檔案資源的收集、存儲、傳輸、查詢、管理、應用才有了一個如何去組織實施的依據，這個依據對于確保檔案信息和網絡運行安全、暢通，具有十分重要的意義。

（ 三）加強檔案信息資源建設，提高檔案利用效率。檔案信息資源的開發和利用是檔案信息化建設成敗的關鍵，它是檔案信息化建設的基礎和核心，也是衡量一個檔案館信息化管理水平的重要標志。其主要內容包括電子文件的全方位收集和館藏檔案的數字化兩個方面。文件的收集過程中要突出文件的知識性、實用性、特色性，利用電子掃描技術、數據庫技術、數據壓縮技術等手段，將館藏圖片、紙質文件、聲像資料等傳統介質和已歸檔保存的電子檔案，形成資源豐富的檔案信息庫，并開發完善的網絡數據庫檢索工具，可以通過網絡查閱利用開放檔案，不受時間、空間和文件數量的限制，查檔人員可在任何時間、任何地點瀏覽檔案全文，提高檔案使用效率。

檔案信息化建設最終將實現檔案信息的數字化、網絡化，達到信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化、資源共享化。信息化建成以后，方便利用檔案，但檔案信息化建設是一項系統工程，需要國家層面的重視、支持。

（四）加強檔案基礎設施建設，為檔案保管利用提供有效載體。基礎設施主要包括檔案信息管理的軟硬件設備，硬件主要指為檔案系統運行所必需的計算機、交換機設備、檔案網絡專線以及數碼相機、掃描儀等必要設備。這是檔案數據信息傳輸、交換和資源共享的前提基礎，軟件方面一是單位檔案網站的建設，建立網站是檔案信息化建設的重要步驟，它是檔案部門聯系社會、溝通交流的窗口。二是檔案信息化管理系統的研發和應用，是信息化檔案管理的有效載體，電子檔案信息通過這個系統可以實現檔案的數據收集、管理和有效利用。通過這些軟硬設施的建設，形成軟件開發、檔案編研、信息錄入、系統管理、安全防護、信息檢索等一整套軟硬件信息管理系統。只有建立了先進的檔案信息網絡管理系統，才能實現信息數據的互聯互通，有效利用，資源共享，才能有效發揮檔案最終為人民服務的宗旨。

（五）完善電子檔案安全管理機制，確保信息的安全長久。 檔案作為一種特殊的信息載體，安全工作顯得至關重要。在目前信息化高度發展的今天，電子檔案的安全保管，是檔案信息化建設過程中尤其不能忽視的問題。首先是計算機系統運行安全問題。軟硬件方面，嚴把存儲載體質量關，安裝防火墻和殺毒軟件，定期進行電子文件備份，提高電子文件載體的安全和保存壽命。其次是對密級檔案的安全保密問題。可通過VPN和密碼管理、授權設置、身份識別等控制方法，有效地保證系統的安全性，使系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞，維護檔案的真實性、嚴肅性、完整性。