淺談云南德宏州中小河流水文監測系統建設工程項目檔案管理工作

文/云南省水文水資源局德宏分局 段順香

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淺談云南德宏州中小河流水文監測系統建設工程項目檔案管理工作

文/云南省水文水資源局德宏分局 段順香

【摘要】云南省中小河流水文監測系統建設工程項目檔案包括水文站、水位站、雨量站、中心水文站、水文巡測基地、應急機動監測隊伍和洪水預測預報系統，在建設前期準備、實施、監理、竣工驗收等各項建設階段形成的歷史記錄。本人通過對云南德宏州中小河流水文監測系統建設工程檔案的整理，提出一些工作中存在的問題及建議。

【關鍵詞】中小河流水文監測系統；工程建設項目；檔案管理；措施

根據《國務院關于切實加強中小河流治理和山洪地質災害防治若干意見》提出的任務要求，云南省規劃的集水面積在200m2～3000m2的中小河流共有210條，在規劃的210條中小河流中，德宏州共涉及芒市大河、南底河、南宛河、檳榔江、盞達河及蘿卜壩河6條中小河流，德宏中小河流建設項目共有新（改）建雨量站74個、新建水位站1個、改造水文站1個、新建水文站6個（含2個中心站），新建信息中心站2個，建設項目分三年完成。2011年項目為新建檳榔江-支那水位站、改造木康水文站及74個雨量站建設。2012年項目為新建芒市大河-潞西水文站、盞達河-姐崗水文站、芒市大河-戶弄水文站、畹町河-畹町水文站。其中潞西站及姐崗站規劃設計為駐測站，在瑞麗建設1個中心站，對戶弄站及畹町站進行巡測。2013年項目為新建南底河-芒林中心站（含芒林監測斷面）、蘿卜壩河-芒東水文站。為確保德宏中小河流水文監測系統建設工程項目檔案齊全完整、內容準確、系統安全可靠并得到有效利用，現對如何進一步加強和規范建設項目檔案管理工作提出幾點建議。

一、項目檔案在管理過程中存在的不足之處

德宏分局中小河流建設項目點比較多，特別是雨量站點，每一項工程的規模也比較小、建設周期短，參建隊伍多且資料管理水平參差不齊，給德宏分局工程建設檔案管理工作帶來了一定的困難。

（一）項目檔案管理經驗不足。我省中小河流水文監測系統工程項目建設作為水文發展史上投資規模空前的建設項目，由于長期以來水文部門在建設方面投資規模相對較小，在建設管理過程中存在一些不足之處，比如在建設經驗和實踐經驗方面有所欠缺，德宏分局怎樣才能把中小河流水文監測系統建設項目做好，并按云南省水文水資源局各階段項目期限要求按時、按質完成德宏州中小河流水文監測系統項目建設，這就需要參加本項目工作者了解中小河流水文監測系統建設項目工程的政策和性質，并建立健全德宏分局檔案管理體系。

（二）項目檔案監察管理和監督力度不夠。每個項目的檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，由于我省中小河流水文監測系統建設工程建設單位和施工單位在管理中存在只要把工程完工就行，而忽視了工程管理工作，有的施工中標單位把自己的中標項目分包給別的施工單位的現象，出現了在移交項目檔案時的一些失誤，如在工作中經常發現與施工單位和相關單位簽的各種合同書或協議有的沒有蓋章、有的簽訂日期沒有寫或沒有寫清楚；項目工程的名稱沒有寫全或前后不一致；竣工圖右下角需要蓋章的地方沒有加蓋竣工圖章。出現的這些問題給檔案歸檔工作帶來一定的困難。

（三）項目檔案管理人員培訓力度不夠。長期以來，在工程檔案管理體系中，各參建單位一定要配備檔案管理人員，但各參建單位不重視檔案工作，他們配備的檔案管理人員中檔案專業人員較少，有些檔案人員是轉行做檔案管理，有些檔案人員則身兼多職，并且這些工作人員對檔案工作不夠重視，從而影響文件材料的收集整理、文件材料的質量、收集文件材料的進度等。這些檔案管理人員在工作中缺乏整理檔案實際工作能力，不能按規范要求對檔案進行管理。導致項目檔案的收集、整理、歸檔面臨重重困難。

二、項目檔案資料在管理方面的有關要求

（一）加強領導，建立健全管理體制。云南省中小河流水文監測系統建設項目檔案管理工作，由云南省水文水資源局統一管理，各分局分類管理的辦法。云南省水文水資源局德宏分局依據云南省水文水資源局2012年制定的《云南省中小河流水文監測系統建設項目檔案管理辦法》和要求，成立德宏分局中小河流水文監測系統建設項目部，項目部下設綜合組、工程組、技術組和監查組。項目部對項目建設的全過程負總責。各相關部門根據《云南省中小河流水文監測系統建設項目部職能職責》，確定部門負責人，細化職能職責，配備檔案管理員，制定檔案管理制度，認真做好德宏分局中小河流水文監測系統建設項目檔案的收集、整理、歸檔及保管工作，保證檔案能按時歸檔，做到完整、準確，為今后充分發揮效率奠定堅實的基礎。

（二）加強監查管理和監督力度，不斷規范檔案管理。業主要加強對各參建單位檔案管理工作的監督指導，并嚴格按規章制度執行。一是根據水利部《水文工程建設項目檔案管理規定》，結合德宏工作實際，制定統一規范的收集整理辦法，進一步明確各參建單位的歸檔職責。二是為了保證各項目檔案管理工作順利開展，必須與工程建設同步協調發展，把工程文件資料的收集、整理、立卷歸檔管理工作列入本單位重要議事日程，做到“三同步”，確保各項目檔案完成質量和進度。三是在簽訂施工合同時將工程檔案收集、整理、歸檔等納入合同管理，建立統一協調的檔案工作管理體制。根據簽訂的合同內容規定，要求監理單位一定要認真履行職責，加強監督管理力度，做好對施工單位檔案歸檔工作的指導、檢查和審核，嚴格把握施工單位檔案資料的整理質量情況，如施工單位資料必須全面、系統、完整和準確，材料必須簽字蓋章、手續完備，竣工圖的編制必須符合要求并加蓋竣工圖章。各參建單位嚴格按照辦法進行收集整理和立卷歸檔，在做好責任范圍內資料的收集整理的同時，認真督導各施工單位進行收集整理，監理工程師對施工單位提交的歸檔資料進行審核簽字，確保工程檔案的完整性和準確性。

（三）加強培訓，提高檔案管理人員業務素質。參加云南省水利廳和云南省水文水資源局組織的檔案業務培訓，應針對我省中小河流水文監測系統建設項目中的檔案管理方面存在的問題，對施工、監理、設計、勘察及各建設業主的專（兼）職檔案人員進行不定期的培訓學習。學習《云南省中小河流水文檢測系統建設項目檔案管理辦法》，明確專（兼）職檔案人員的職責和對他們的要求，并對一些在項目檔案審查中時常會出現的共性問題進行分析、討論。通過認真學習檔案管理知識，熟練掌握檔案整理方法，提高水文檔案工作業務能力，全面提升項目檔案管理水平，確保項目檔案完整、準確、系統、安全、可靠，而且在施工、監理、設計、勘察等一些共性的問題得到了整改，既節省人力、物力和財力，又為后期竣工檔案的移交工作打下堅實的業務基礎，從而提高了我省中小河流水文監測系統項目檔案資料歸檔率和移交的合格率，同樣也保證了工程檔案審查的效率，為規范項目檔案管理打下良好的基礎。

（四）不斷提高檔案信息化管理水平。應根據社會發展的需要，水文檔案信息化管理規模逐漸擴大，為提高檔案的儲存檢索功能，最大限度地滿足水利工程建設、防旱防澇、水資源的管理與保護的需求，需要不斷完善水文檔案管理信息化的建設，水文檔案管理人員應注重學習檔案管理新理念、新知識、新設備，不斷提高自身的業務技能和水文水利工程檔案的管理水平。現在我省中小河流水文監測系統建設項目中施工、監理、設計、勘察及各建設業主的專（兼）職檔案管理人員應跟上時代的步伐，認真學習并掌握檔案管理專業知識，電子文件管理、網絡技術管理的方法和技能，積極參加檔案知識培訓，特別是水文水利工程檔案知識培訓的學習，不斷拓寬自己的知識面，從而提高水文檔案信息化管理水平。

三、結語

云南省德宏州中小河流水文監測系統項目是一次涉及范圍廣、投資規模大，并且管理要求較高的項目，德宏分局應該把項目建設檔案管理工作放在首位，建設項目中施工、監理、設計、勘察及各建設業主負責人應該認識到做好項目建設檔案管理工作的重要性，及時轉變工作態度。為確保德宏中小河流水文監測系統建設工程項目檔案齊全完整、內容準確、系統安全可靠并得到有效利用，只有不斷地改革與創新，建立健全檔案管理體系、完善項目檔案管理制度、加強監察管理和監督力度、加強檔案管理人員業務培訓、不斷提高檔案信息化管理水平等，德宏州中小河流水文監測系統項目檔案才能不斷走上規范化管理，達到上級主管部門的驗收和審計要求。

【參考文獻】

[1]云南省水文水資源局.檔案管理有關文件匯編[R].2013.

[2]李賀.基建檔案管理中存在的問題及對策探討[J].辦公室業務,2014(3):175-176.