醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索

文/湖南省衡陽市第三人民醫(yī)院 嚴莊婷 周翠蘭

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醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索

文/湖南省衡陽市第三人民醫(yī)院 嚴莊婷 周翠蘭

【摘要】隨著社會經(jīng)濟體制改革發(fā)展以及新醫(yī)改政策的實施，醫(yī)院的服務(wù)工作也在不斷創(chuàng)新。醫(yī)院的辦公室檔案管理作為記錄資料以及醫(yī)院歷史信息的工作，在新信息資料管理工作實施以來也得到了最先進的思想優(yōu)化建設(shè)。本文根據(jù)我國新時期醫(yī)院在檔案管理工作中的發(fā)展現(xiàn)狀加以分析，提出醫(yī)院檔案管理工作在現(xiàn)代化發(fā)展的實際意義，從而對它的優(yōu)化建設(shè)進行探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公室；檔案管理

醫(yī)院的檔案管理工作主要是對醫(yī)院的文書、大量的病例、科技信息與人事信息等醫(yī)院在發(fā)展中的原始記錄進行收集和管理。處理好醫(yī)院檔案的管理工作質(zhì)量直接影響著醫(yī)院的發(fā)展變化，所以為了加快醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展中的腳步，就應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展變化，優(yōu)化相應(yīng)的管理工作，只有這樣才能實現(xiàn)社會經(jīng)濟的良好發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理工作在目前的發(fā)展狀況

目前，我國醫(yī)院在辦公室的檔案管理工作中還存在一些問題，主要在以下幾個方面的建設(shè)。從領(lǐng)導(dǎo)的運行機制上來看，我國醫(yī)院在檔案管理中主要是院辦公室的統(tǒng)一管理，特別在較大的醫(yī)院管理中實現(xiàn)了綜合檔案管理室，主要將人力檔案、文件檔案、科技檔案以及會計檔案進行綜合性管理和信息提供。從醫(yī)院在利用檔案實現(xiàn)的效益上來看，市級以上的醫(yī)院實現(xiàn)的綜合管理具備一定的人力、物力和財力，實行的制度也比較健全，信息資料也比較豐富，在醫(yī)院的發(fā)展和利用中實現(xiàn)的經(jīng)濟效益和社會效益都比較大。從醫(yī)院在管理中的問題可以看出，醫(yī)院還沒有將辦公室的檔案管理工作放在重要的位置，沒有加強檔案管理人員在實際工作中的素質(zhì)建設(shè)和專業(yè)性，也沒有提高日常檔案管理工作的質(zhì)量，相對的檔案管理手段都比較落后，醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)在不斷變化，很多檔案的管理工作以及服務(wù)意識跟不上時代的發(fā)展腳步，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息的利用率不高，影響整個醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的具體意義

優(yōu)化醫(yī)院在檔案中的管理工作在現(xiàn)代信息發(fā)展中具有重要意義。首先節(jié)省了醫(yī)院的人力、物力，提高了資源的利用，醫(yī)院對檔案管理工作的主要模式還只是單一的計算機應(yīng)用，很多功能都比較簡單，特別在檔案的記錄和保存方式上浪費了大量的醫(yī)院資源，所以利用現(xiàn)代的電子技術(shù)進行廣泛應(yīng)用，不僅提高了檔案管理中的工作效率，實現(xiàn)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用也增加了檔案異地利用的可能性。而且還能實現(xiàn)檔案信息的共享建設(shè)，實行現(xiàn)代科技的制作和應(yīng)用不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理的單一模式，它的運行還可以實行檔案信息的共享作用，在同一時間內(nèi)，各個部門以及不同的醫(yī)院都可以對信息進行利用，從而在時效上提供了更大的優(yōu)越性。但在共享資源建設(shè)方面還要注意對權(quán)益問題的處理，例如使用者對信息的使用權(quán)利、信息內(nèi)容中涉及的隱私權(quán)以及對檔案的公開權(quán)等，這些在醫(yī)院檔案管理中都要加強安全建設(shè)以及法律意識的建設(shè)，這樣才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。在傳統(tǒng)利用的計算機管理中進行優(yōu)化，實現(xiàn)了電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它的應(yīng)用實現(xiàn)了更好的檔案管理功能。因為電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用中具有儲存空間大、形式多、內(nèi)容全、方便快捷的優(yōu)點，所以在利用中能更好地保證檔案信息的合理利用和安全保存，特別是各種搜索功能的建設(shè)不僅提高了管理人員在工作中的效率，還給辦公室的檔案信息管理工作提供了較大的方便。所以說，當今信息的快速利用和經(jīng)濟體制的不斷更新，優(yōu)化醫(yī)院辦公室的檔案管理工作已經(jīng)成為不可忽視的問題。

三、對醫(yī)院檔案管理工作優(yōu)化建設(shè)的思路探討

對醫(yī)院檔案的管理意識進行優(yōu)化。要優(yōu)化醫(yī)院在檔案管理中的任務(wù)工作首先就要從醫(yī)院的道德水平和業(yè)務(wù)能力上進行改變。提升醫(yī)院管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想變化，對檔案信息的保存工作、查找工作以及利用的工作進行教育和學(xué)習(xí)，使檔案在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮它的主要作用。還要注意保存醫(yī)院檔案的安全性，由于天氣的變化，要注意檔案的受潮現(xiàn)象，對檔案的電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全運行也要做好備份，以防止電腦病毒的入侵。特別是醫(yī)院的管理人員在進行檔案的調(diào)取以及查找方式上要有規(guī)律地加以擺放，從而保證檔案在管理中具有安全的保障措施。

（一）對開發(fā)醫(yī)院的檔案信息資源進行優(yōu)化。1.加強管理工作。加強醫(yī)院檔案信息資源在開發(fā)上的利用就要進行良好的管理工作，具體要從兩方面進行優(yōu)化。一方面，加強工作人員在工作中的業(yè)務(wù)能力，檔案的管理人員對信息的保存和處理要掌握實時的質(zhì)量保證，這樣才能提高醫(yī)院檔案的利用價值。管理人員在對資料進行保存期間就要對收集到的信息進行科學(xué)、合理地保存，使醫(yī)院的檔案信息能實現(xiàn)完整性和可行性。在醫(yī)院中，不僅僅是檔案的相關(guān)的部門要加強管理工作的建設(shè)，醫(yī)院的各個科室也要積極配合，這樣才能使檔案的管理工作能夠形成良性循環(huán)。而且為了提高檔案管理人員的積極性和責(zé)任意識，在各個部門中還要建立考評制度，對平時工作認真、表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予獎勵。另一方面，加強工作人員的基本素質(zhì)，在檔案管理工作中定期對工作人員進行培訓(xùn)，投入一定的資金保證檔案信息資源在利用中的合理利用。

2.突破醫(yī)院的重點工作。醫(yī)院在管理檔案中的傳統(tǒng)工作已經(jīng)不能完全順應(yīng)醫(yī)院在現(xiàn)代中的發(fā)展需要，所以要提高檔案管理工作就要聯(lián)系實際情況進行突破。實現(xiàn)醫(yī)院的信息化建設(shè)，對醫(yī)院中檔案的分類工作、流程建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實現(xiàn)信息化工作，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的合理利用。還要實現(xiàn)醫(yī)院辦公自動化的檔案管理工作，可以將醫(yī)院各個部分、各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的信息放入一個完整的系統(tǒng)內(nèi)進行保存，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的系統(tǒng)化建設(shè)。保證醫(yī)院檔案在管理工作中的系統(tǒng)化、完整化建設(shè)，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案辦公管理的信息化建設(shè)。

3.進行循序漸進的管理。只有做好醫(yī)院各個方面的細節(jié)工作才能保證醫(yī)院的全面管理，醫(yī)院在檔案中的管理工作也要用以點到面的形式進行建設(shè)。由于醫(yī)院檔案的管理工作能否保證信息的有效保護和合理利用，直接影響著醫(yī)院在經(jīng)濟上的發(fā)展變化和社會中的發(fā)展地位。所以將檔案的管理工作從源頭上加以優(yōu)化，進行點到面的合理利用，這樣才能保證醫(yī)院管理工作的系統(tǒng)化建設(shè)。首先醫(yī)院的各個科室要加強對檔案信息的管理工作，而且在檔案管理工作中的思想和方式進行創(chuàng)新優(yōu)化，還要將檔案的信息管理工作進行系統(tǒng)化改造，從而實現(xiàn)醫(yī)院在檔案管理工作中的可持續(xù)發(fā)展。

4.加強技術(shù)信息的建設(shè)。要加強醫(yī)院檔案管理工作中的技術(shù)建設(shè)，首先要重視物質(zhì)上的保證措施，加強醫(yī)院中的環(huán)境、信息的儲存空間以及醫(yī)院的資料設(shè)備，利用專業(yè)性比較強的、具有技術(shù)經(jīng)驗的工作人員加強對檔案的管理工作。加大技術(shù)與物質(zhì)上的資金投入，保障技術(shù)服務(wù)與物質(zhì)建設(shè)兩者結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案管理工作的長效機制。

根據(jù)以上對醫(yī)院檔案管理工作的探討和優(yōu)化建設(shè)的分析可以看出，新時期的檔案管理工作已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的死板工作。將時代的發(fā)展信息化建設(shè)作為主要的發(fā)展途徑進行建設(shè)，利用現(xiàn)代發(fā)展的電子科技保證醫(yī)院檔案在處理上的安全，從而實現(xiàn)醫(yī)院的經(jīng)濟效益和人民的人身安全。

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