新時期辦公室檔案管理的有效性分析

文/河北省石家莊市平山縣人民政府辦公室 孟東輝

新時期辦公室檔案管理的有效性分析

文/河北省石家莊市平山縣人民政府辦公室 孟東輝

在辦公室工作的各個環(huán)節(jié)里，檔案管理工作是其中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，它不僅可以記錄好辦公室的各項事物，同時還可以制定和服務(wù)相關(guān)的政策。不過，由于社會不斷發(fā)展進(jìn)步，相應(yīng)的在辦公室檔案管理工作里也出現(xiàn)了一系列問題，阻礙了辦公室各項工作的順利開展。所以，在未來的工作發(fā)展中，要不斷完善檔案管理制度，進(jìn)一步發(fā)揮人的作用，保障辦公室檔案管理工作可以高效展開。文章分析了新時期辦公室檔案管理工作的有效性。

新時期；辦公室；檔案管理；有效性；分析

辦公室在日常的工作里扮演著重要的角色，其地位是其他部門不能企及的。對于辦公室的各個工作來說，檔案管理又在其中扮演著重要的角色，一方面它很好地記錄了辦公室的多項事物，另一方面還可以為相關(guān)決策提供基礎(chǔ)。在新的歷史階段里，辦公室檔案管理工作因為受到很多因素的影響，所以出現(xiàn)了一系列問題。這些問題的存在大大阻礙了辦公室的整體工作水平，所以加大對這些問題的研究迫在眉睫，要通過對問題的分析，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作的有效性。

一、當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度。現(xiàn)在大多數(shù)辦公室工作都沒有完善的檔案管理制度作為行為依據(jù)，在經(jīng)營檔案文件的歸檔和整理時還是按照過去的模式開展。另外，還有一些辦公室雖然有自己制定的制度，但是在執(zhí)行時沒有把制度作為其行為依據(jù)，缺乏實(shí)踐。對于很多辦公室檔案管理者來說，他們認(rèn)為的制度僅僅是形式主義，僅僅是為了應(yīng)付上級的檢查而出現(xiàn)的。由于這種錯誤認(rèn)識的影響，導(dǎo)致辦公室的很多重要文件沒有妥善保管，就算有所保管也是雜亂無章的保管，在查找檔案時需要耗費(fèi)一定的時間，降低了辦公室檔案管理工作的效率。

（二）沒有很好的對人員進(jìn)行配備。盡管辦公室的檔案管理工作看起來比較簡單，無非是整理檔案保管檔案等環(huán)節(jié)，但是在具體的實(shí)踐過程里對檔案的管理工作要求非常高。因為很多地方和單位對于檔案管理工作的重視力度不夠，加上對檔案管理人員的調(diào)配比較隨意，沒有從檔案管理人員的知識水平和專業(yè)技術(shù)方面來考慮對檔案管理人員的安排，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。一般情況下，對于辦公室檔案的管理是人為操作的，如果在人員的配備上出現(xiàn)問題，那么整個檔案管理工作就會出現(xiàn)問題。除此之外，由于上級管理部門對辦公室的檔案管理工作缺乏重視，所以相關(guān)工作人員對辦公室檔案進(jìn)行管理時思想上缺乏重視，缺乏責(zé)任意識，導(dǎo)致越來越多的問題暴露出來，進(jìn)一步影響著辦公室檔案管理工作的有效性。

二、新時期加強(qiáng)辦公室檔案管理的有效性策略

（一）以建立科學(xué)的規(guī)章制度為前提。通過科學(xué)合理的規(guī)章制度有利于推動工作順利展開。從現(xiàn)在的辦公室檔案管理工作暴露出來的種種問題來看，必須建立完善的規(guī)章制度才可以提高辦公室檔案管理工作的有效性。在新的歷史發(fā)展時期，建設(shè)規(guī)章制度要有一定的創(chuàng)新意識，不能單純地復(fù)制過去的老套的規(guī)章制度，要和現(xiàn)代社會的發(fā)展形勢相適應(yīng)，使它可以滿足現(xiàn)實(shí)中的工作需要。另外，在建立科學(xué)的規(guī)章制度時，要實(shí)現(xiàn)制度的細(xì)致化，不能任意更改制度，同時還要防止規(guī)章制度出現(xiàn)形式主義，保障制度可以為辦公室的檔案管理工作服務(wù)。

（二）以規(guī)范管理流程為基礎(chǔ)。對于辦公室檔案管理來說，它的內(nèi)容有很多，不僅有收集檔案和整理檔案，還要對檔案進(jìn)行妥善保存、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯與研究等多項內(nèi)容。在對檔案進(jìn)行管理時，要使各個環(huán)節(jié)得到保障，使各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量得到保障。這些具體內(nèi)容都是不可缺少的，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會影響下一環(huán)節(jié)的發(fā)展。因此，要提高辦公室檔案管理的有效性，規(guī)范檔案管理流程。

（三）以提升管理人員的業(yè)務(wù)水平為要求。對于管理人員來說，它的思想素質(zhì)水平和業(yè)務(wù)水平在一定程度上會影響辦公室檔案管理的質(zhì)量水平。所以，要進(jìn)一步提高檔案管理的有效性，就要提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。具體來看，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的思想意識，通過多種途徑使工作人員了解檔案管理工作的重要意義，保障檔案管理工作順利開展。另外，要使檔案業(yè)務(wù)人員樹立責(zé)任意識，對檔案里的各項工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格保密各項工作。另外，要進(jìn)一步提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。在新時期的發(fā)展中，要推動計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，利用計算機(jī)完成多項工作，使檔案管理可以和檔案業(yè)務(wù)人員的計算機(jī)操作相結(jié)合。最后，要加大對于復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度。在新時期，社會對人才的需求更高，所以辦公室檔案管理工作需要培養(yǎng)綜合素質(zhì)的人才。

三、結(jié)語

在新時期的發(fā)展階段里，要想發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用，就要在進(jìn)行檔案管理工作時采取合理的對策，同時還要針對已經(jīng)出現(xiàn)的問題提出相關(guān)措施，使檔案管理工作可以在穩(wěn)定中開展。通過提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高工作人員的綜合素質(zhì)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，拓寬檔案管理工作的途徑，不斷規(guī)范檔案管理流程，保障檔案管理工作的開展，使它在新時期的發(fā)展中可以和社會發(fā)展要求相適應(yīng)。

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