企業辦公室管理的創新實踐研究

文/河北鐵建工程有限公司　劉偉杰

企業辦公室管理的創新實踐研究

文/河北鐵建工程有限公司劉偉杰

由于現代生產生活節奏加快，管理工作變得尤為重要，管理質量的高低直接影響生產效率的高低。加強企業辦公室管理和創新工作，不僅能夠提高企業辦公室人員的工作效率，還能提高企業總體管理水平。筆者將在本章結合辦公室管理工作的某些特點，對如何提高企業辦公室管理和創新工作進行簡要的淺析。

工作效率；管理制度

一、辦公室管理工作的特點

首先，企業辦公室部門比其他部門更具全局特征。這是由于辦公室職能特點決定的，企業辦公室負責向企業領導部門反應市場或下屬意見，負責向下屬下達企業領導層工作指導意見或建議，屬于企業工作的中間部門，是負責聯系企業各個層面工作人員或工作團體的樞紐機構，因此具備更強的全局特征。

其次，企業辦公室的中間部門的工作特點，使其具備更強的協調能力。通過協調其他下屬部門之間的聯系，使企業上層領導層的命令能夠準確下達，協調上層領導層之間的聯系，使市場信息準確傳遞到企業領導層，這其中企業辦公室的協調技能是不可或缺的。

最后，企業辦公室還具備較強的服務特征。企業辦公室除了一般的事物辦公以外最重要的工作內容就是信息傳遞，在企業之中也就扮演著企業信息服務者的形象，為領導層提供市場信息，為下屬工作部門提供方案信息等。

二、現階段企業辦公室管理工作中存在的局限性

（一）管理方式陳舊。隨著經濟社會的高速發展，企業辦公室的管理工作也需要進行相應的調整，但是在實際中辦公室的管理工作并沒有作出相應的調整。大部分企業的辦公室管理工作還是采用傳統的工作方法，工作內容上也相應比較陳舊。企業辦公室只是承擔發號施令、整理文件等簡單的管理工作，且企業辦公室工作活躍度較低，工作人員工作熱情無法被激發，整體上來說企業辦公室管理工作處于較疲軟頹廢狀態，長期以往將不利于企業管理工作進步和部門發展。

（二）辦公室管理制度存在漏洞。現階段大部分企業仍沿用傳統的辦公室管理制度，這個制度在過去是合理的，但是隨著社會經濟的進步發展，其弊端也愈加明顯。首先，企業規模的擴大，辦公室人員也相對有所擴充，原有的辦公室管理體制并不適合現階段的人員擴充后的辦公室管理工作。其次辦公室管理工作的全局性特征意味著辦公室管理工作需要發揮統籌全局的作用，而傳統的辦公室管理體制相對自閉，將企業辦公室看做獨立的辦公部門在現在看來是極不合理的現象。最后，與企業辦公室相關聯的其他制度存在漏洞，企業辦公室和其他部門的聯系不夠緊密，很大程度上限制了辦公室職能的發揮尤其是服務職能，并且辦公室的職能需要聯系其他部門才能夠發揮，由于制度上限制了辦公室和其他部門的聯系，發生某些事件后再進行臨時公關將極大地限制辦公室的辦公效率。

（三）管理服務水平較低。這種問題是由于辦公室工作人員個人意識問題造成的，這也和社會就業培訓有所關聯，認為辦公室工作是一個清閑的職位，企業辦公室人員工作積極性和熱情就偏低，大多數情況下是在被動等企業領導要求述職。此外，辦公室內部人員之間聯系也不夠緊密，本體的管理工作上就存在諸多問題，更何況企業的服務管理工作。

三、企業辦公室管理改進工作和創新建議

（一）更新辦公室管理觀念。更新辦公室工作人員的觀念是改進辦公室管理工作的首要工作，只有觀念上進步才能在實際工作之中做出改進。首先，對員工進行思想引導，使其專注到工作上來，重視同事關系的培養，重視辦公室部門和企業其他部門之間的聯系，從意識形態上將企業辦公室和其他部門聯系起來，使其成為一個完整的辦公系統。其次，引導企業辦公室工作人員養成良好的工作作風，自發改進自身在工作中的不足，這也是促進企業辦公室管理工作改進和創新的一個重要思路。

（二）規范辦公室管理制度。科學的管理體系能夠在改進工作的過程中成為外部推動力，而且可以通過完善制度的方式為辦公室管理工作形成一個嚴格的規章制度，也能為企業對辦公室員工的獎懲提供一個穩定依據。必要時可以通過建立獎懲制度的方式來激發員工的工作積極性和工作熱情。

（三）培養辦公室文化。企業辦公室在企業整體系統中既是各自為政的獨立部門也是相互聯系的整體。在企業辦公室文化建設過程中，首先可以根據各個辦公室主要職能的特點對各辦公室進行精神上的引導，培養各辦公室文化的目的在于加強辦公室內部的和諧程度，密切辦公室內部各個員工之間的聯系，使各員工能夠團結在一起，形成一個優秀的辦公室團體。其次，培養企業內部辦公室和辦公室內部之間的和諧文化，一方面是貫徹企業文化建設的需要，另一方面是為了加深企業內部各部門之間的了解程度，促進企業內部各部門之間的團結合作，推進各辦公室公關、管理工作的同步進步。

（四）樹立良好的企業形象。企業樹立良好的形象是企業發展的需要，良好的企業形象不僅能夠在市場中占據一定的形象份額，對內還能夠形成榜樣力量，帶動企業各辦公室員工提升自我修養，進而有利于推進企業辦公室管理工作的推進、創新和發展。此外，良好的企業形象會在企業內部形成良好的工作氛圍，進而調動員工的工作積極性，從而有利于辦公室員工工作效率的提高，相應的管理工作也會有所進步和發展。

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