企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新實踐研究

文/河北鐵建工程有限公司　劉偉杰

企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新實踐研究

文/河北鐵建工程有限公司劉偉杰

由于現(xiàn)代生產(chǎn)生活節(jié)奏加快，管理工作變得尤為重要，管理質(zhì)量的高低直接影響生產(chǎn)效率的高低。加強企業(yè)辦公室管理和創(chuàng)新工作，不僅能夠提高企業(yè)辦公室人員的工作效率，還能提高企業(yè)總體管理水平。筆者將在本章結(jié)合辦公室管理工作的某些特點，對如何提高企業(yè)辦公室管理和創(chuàng)新工作進行簡要的淺析。

工作效率；管理制度

一、辦公室管理工作的特點

首先，企業(yè)辦公室部門比其他部門更具全局特征。這是由于辦公室職能特點決定的，企業(yè)辦公室負責向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門反應(yīng)市場或下屬意見，負責向下屬下達企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層工作指導(dǎo)意見或建議，屬于企業(yè)工作的中間部門，是負責聯(lián)系企業(yè)各個層面工作人員或工作團體的樞紐機構(gòu)，因此具備更強的全局特征。

其次，企業(yè)辦公室的中間部門的工作特點，使其具備更強的協(xié)調(diào)能力。通過協(xié)調(diào)其他下屬部門之間的聯(lián)系，使企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)層的命令能夠準確下達，協(xié)調(diào)上層領(lǐng)導(dǎo)層之間的聯(lián)系，使市場信息準確傳遞到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，這其中企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)技能是不可或缺的。

最后，企業(yè)辦公室還具備較強的服務(wù)特征。企業(yè)辦公室除了一般的事物辦公以外最重要的工作內(nèi)容就是信息傳遞，在企業(yè)之中也就扮演著企業(yè)信息服務(wù)者的形象，為領(lǐng)導(dǎo)層提供市場信息，為下屬工作部門提供方案信息等。

二、現(xiàn)階段企業(yè)辦公室管理工作中存在的局限性

（一）管理方式陳舊。隨著經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，企業(yè)辦公室的管理工作也需要進行相應(yīng)的調(diào)整，但是在實際中辦公室的管理工作并沒有作出相應(yīng)的調(diào)整。大部分企業(yè)的辦公室管理工作還是采用傳統(tǒng)的工作方法，工作內(nèi)容上也相應(yīng)比較陳舊。企業(yè)辦公室只是承擔發(fā)號施令、整理文件等簡單的管理工作，且企業(yè)辦公室工作活躍度較低，工作人員工作熱情無法被激發(fā)，整體上來說企業(yè)辦公室管理工作處于較疲軟頹廢狀態(tài)，長期以往將不利于企業(yè)管理工作進步和部門發(fā)展。

（二）辦公室管理制度存在漏洞。現(xiàn)階段大部分企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的辦公室管理制度，這個制度在過去是合理的，但是隨著社會經(jīng)濟的進步發(fā)展，其弊端也愈加明顯。首先，企業(yè)規(guī)模的擴大，辦公室人員也相對有所擴充，原有的辦公室管理體制并不適合現(xiàn)階段的人員擴充后的辦公室管理工作。其次辦公室管理工作的全局性特征意味著辦公室管理工作需要發(fā)揮統(tǒng)籌全局的作用，而傳統(tǒng)的辦公室管理體制相對自閉，將企業(yè)辦公室看做獨立的辦公部門在現(xiàn)在看來是極不合理的現(xiàn)象。最后，與企業(yè)辦公室相關(guān)聯(lián)的其他制度存在漏洞，企業(yè)辦公室和其他部門的聯(lián)系不夠緊密，很大程度上限制了辦公室職能的發(fā)揮尤其是服務(wù)職能，并且辦公室的職能需要聯(lián)系其他部門才能夠發(fā)揮，由于制度上限制了辦公室和其他部門的聯(lián)系，發(fā)生某些事件后再進行臨時公關(guān)將極大地限制辦公室的辦公效率。

（三）管理服務(wù)水平較低。這種問題是由于辦公室工作人員個人意識問題造成的，這也和社會就業(yè)培訓有所關(guān)聯(lián)，認為辦公室工作是一個清閑的職位，企業(yè)辦公室人員工作積極性和熱情就偏低，大多數(shù)情況下是在被動等企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要求述職。此外，辦公室內(nèi)部人員之間聯(lián)系也不夠緊密，本體的管理工作上就存在諸多問題，更何況企業(yè)的服務(wù)管理工作。

三、企業(yè)辦公室管理改進工作和創(chuàng)新建議

（一）更新辦公室管理觀念。更新辦公室工作人員的觀念是改進辦公室管理工作的首要工作，只有觀念上進步才能在實際工作之中做出改進。首先，對員工進行思想引導(dǎo)，使其專注到工作上來，重視同事關(guān)系的培養(yǎng)，重視辦公室部門和企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，從意識形態(tài)上將企業(yè)辦公室和其他部門聯(lián)系起來，使其成為一個完整的辦公系統(tǒng)。其次，引導(dǎo)企業(yè)辦公室工作人員養(yǎng)成良好的工作作風，自發(fā)改進自身在工作中的不足，這也是促進企業(yè)辦公室管理工作改進和創(chuàng)新的一個重要思路。

（二）規(guī)范辦公室管理制度。科學的管理體系能夠在改進工作的過程中成為外部推動力，而且可以通過完善制度的方式為辦公室管理工作形成一個嚴格的規(guī)章制度，也能為企業(yè)對辦公室員工的獎懲提供一個穩(wěn)定依據(jù)。必要時可以通過建立獎懲制度的方式來激發(fā)員工的工作積極性和工作熱情。

（三）培養(yǎng)辦公室文化。企業(yè)辦公室在企業(yè)整體系統(tǒng)中既是各自為政的獨立部門也是相互聯(lián)系的整體。在企業(yè)辦公室文化建設(shè)過程中，首先可以根據(jù)各個辦公室主要職能的特點對各辦公室進行精神上的引導(dǎo)，培養(yǎng)各辦公室文化的目的在于加強辦公室內(nèi)部的和諧程度，密切辦公室內(nèi)部各個員工之間的聯(lián)系，使各員工能夠團結(jié)在一起，形成一個優(yōu)秀的辦公室團體。其次，培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部辦公室和辦公室內(nèi)部之間的和諧文化，一方面是貫徹企業(yè)文化建設(shè)的需要，另一方面是為了加深企業(yè)內(nèi)部各部門之間的了解程度，促進企業(yè)內(nèi)部各部門之間的團結(jié)合作，推進各辦公室公關(guān)、管理工作的同步進步。

（四）樹立良好的企業(yè)形象。企業(yè)樹立良好的形象是企業(yè)發(fā)展的需要，良好的企業(yè)形象不僅能夠在市場中占據(jù)一定的形象份額，對內(nèi)還能夠形成榜樣力量，帶動企業(yè)各辦公室員工提升自我修養(yǎng)，進而有利于推進企業(yè)辦公室管理工作的推進、創(chuàng)新和發(fā)展。此外，良好的企業(yè)形象會在企業(yè)內(nèi)部形成良好的工作氛圍，進而調(diào)動員工的工作積極性，從而有利于辦公室員工工作效率的提高，相應(yīng)的管理工作也會有所進步和發(fā)展。

[1]王紅艷.實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程,2013(34).

[2]袁昌莉.試論實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].東方企業(yè)文化,2015(9).

[3]李威.對企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認識及探討[J].低碳世界,2014(13).

[4]胡全全.芻議如何做好新時期下辦公室行政管理工作[J].卷宗,2015(12).