辦公用品的采購與發放流程及管理制度研究

文/中國石油長慶油田分公司第五采油廠　李雪蕊

辦公用品的采購與發放流程及管理制度研究

文/中國石油長慶油田分公司第五采油廠李雪蕊

辦公用品的采購與發放流程管理工作，是企業日常管理工作中的一個重要組成部分，本篇文章主要從傳統辦公用品采購發放流程中存在的問題入手，對辦公用品采購與發放流程管理制度問題進行了探究。

辦公用品；采購流程；發放流程；管理制度

隨著經濟社會的不斷發展，企業管理流程的規范化，成為了企業在自身發展過程中較為關注的一個問題。在企業的發展過程中，企業辦公用品的規范化管理，對企業管理質量的提升具有一定的促進作用。因此我們有必要對辦公用品的采購與發放流程及管理制度問題進行探究。

一、傳統辦公用品采購與發放流程中存在的問題

在對辦公用品采購與發放流程管理制度進行探究之前，我們首先要對現行的辦公用品采購與發放流程管理制度進行探究。從現行的辦公用品采購與發放流程管理模式來看，企業辦公用品的采購與發放管理過程中，還存在著以下幾個方面的問題，首先，在辦公用品的采購與發放過程中，一些企業長期沿襲以紙質審批為主的管理方式，這就使得企業辦公用品管理部門的主管領導和企業高層管理人員無法對辦公用品的使用情況進行實時掌握，這就會對企業辦公用品管理效率的提升帶來不利影響。第二，在辦公用品的采購與發放過程中，辦公用品的出入庫和發放工作都是通過手工方式完成的。辦公用品的出入庫需要進行手工核算，這就讓辦公用品管理工作呈現出任務量大、查詢統計相對困難的問題。除此以外，在進行手工核算的過程中，辦公用品管理人員的工作調動可能會導致辦公用品臺賬丟失的問題，這就為辦公物品流失問題的產生埋下了伏筆。第三，在企業辦公用品的采購過程中，企業辦公用品采購計劃性不強、虛報辦公用品價格、節儉意識淡薄、賒賬購買等問題也成為了企業辦公用品采購過程中需要解決的問題。

二、辦公用品采購與發放流程的管理措施

（一）在企業辦公用品采購過程中建立定點采購制度。定點采購制度是一些政府機關針對辦公用品采買過程中可能出現的舞弊現象而采取的對辦公用品采購進行規范的制度。針對企業辦公用品管理中存在的問題。在企業的辦公用品采購過程中，定點采購的方式也是對辦公用品采買流程進行規范的有效措施。在對這一措施進行應用的過程中，企業可以通過招標的方式，通過對參與競標的供應商的資金規模、經營業績、供貨能力和服務承諾等多種因素進行綜合考慮的方式，對定點供應商進行確定，通過這種方式的運用，企業可以通過辦公用品集中采購的方式獲得一些最優價格，這就可以在一定程度上起到節約企業管理成本的作用。

（二）構建信息化的辦公用品采購發放流程。通過前文的論述，我們可以發現，定點采購制度是對企業辦公用品采購工作進行規范化的有效措施。隨著計算機技術的發展，在辦公用品采購發放流程的構建過程中，企業可以通過構建信息化的辦公用品采購發放流程的方式，辦公用品管理中存在的一些問題進行解決。在構建辦公用品采購發放流程的過程中，華能安源電廠構建了一套較為完整的信息化辦公用品采購發放管理流程。通過對該公司的信息化辦公用品采購發放管理流程進行分析，我們可以發現，該公司的信息化辦公用品采購發放管理流程主要由辦公用品申請管理流程，辦公用品審批管理流程、辦公用品管理流程、辦公用品庫存管理流程和系統管理流程等多個流程組成。在系統分析領域，該系統定義了申請人、審批人、辦公用品管理員和系統管理4個角色。其中，辦公用品申請管理流程主要用辦公用品采購申領流程、領用申領流程、發放申領流程和年度領用定額申請流程等多個部分組成。例如，在辦公用品采購申領流程的應用過程中，辦公用品的申領人首先要在系統中通過新增采供申請單和采購申請明細單的環節，生成電子申請單和電子采購申請明細單。在確認無誤以后，申領人要在系統中對電子申請單和電子采購申請明細單進行保存，申領人在系統中提交申請單和明細單以后，審批人就可以通過計算機系統的應用，在管理系統中生成審批任務單。在審批環節，審批人利用電子系統同意采購申請以后，電子管理系統會在對相關信息進行保存以后完成采購申領單的審批。在采購申請未被同意的情況下，系統會將電子申請單重新退到申領人手中，申領人就可根據審批人意見，對采購清單進行修改，對電子采購清單進行重新提交，也可以在系統中結束本次采購申請。在領用辦公用品的過程中，申請人在電子管理系統中首先要通過新增或修改申領單和領用申請明細單的方式，在系統中生成辦公用品電子領用申請單和電子領用申請明細單。在確認無誤以后，申領人要在系統中對電子領用申請單和電子領用申請明細單進行保存。在申領人完成電子領用申領單和電子領用申領明細單以后，審批人可以讓計算機系統根據申領人提交的信息自動生成任務審批單。在審批環節，電子領用審批明細單信息化審批流程也與采購流程的審批過程相似，在電子申領清單未被批準的情況下，申領人可以在對申領單和申領明細進行修改以后進行重新提交，也可以在申領批準未被批準的情況下，在系統中取消本次申領。可以說這種電子手段的運用，對辦公用品的管理效率的提升起到了促進作用。

三、結語

辦公用品的采購與發放問題是企業成本管理中面臨的一項重要問題，信息化管理模式的構建，是促進辦公用品管理效率提升的有效措施。因此企業在對辦公用品管理過程中，應該從本單位實際情況入手，對信息化的管理手段進行應用，以實現自身管理效率的提升。

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