大數(shù)據(jù)時代檔案信息建設的認識和實踐

文/中交第四航務工程局有限公司　鐘小梅

大數(shù)據(jù)時代檔案信息建設的認識和實踐

文/中交第四航務工程局有限公司鐘小梅

本文在概述大數(shù)據(jù)時代檔案信息建設的基礎上，闡述了大數(shù)據(jù)時代檔案信息建設的意義，隨后針對建設中的問題提出相應的對策。

大數(shù)據(jù)；檔案信息化管理；數(shù)據(jù)存儲

當前“互聯(lián)網(wǎng)+”政策的提出，移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)和無可聯(lián)網(wǎng)等技術的快速發(fā)展和廣泛應用，以及信息的暴增，數(shù)據(jù)數(shù)量、類型和形態(tài)的不斷增加，逐漸形成了大數(shù)據(jù)時代。企業(yè)檔案信息資源包含著企業(yè)在發(fā)展過程中完整真實的記錄，包含著豐富多樣的數(shù)據(jù)信息，可以分為企業(yè)內(nèi)部信息資源和外部信息資源，內(nèi)部的信息資源包括人力資源、財務、設備、會議記錄等信息，外部信息資源包含政府文件、客戶資料等信息。企業(yè)的檔案信息化管理中有著海量的數(shù)據(jù)，如何對這些海量的數(shù)據(jù)進行大數(shù)據(jù)背景下的信息化建設，成為了首要考慮的問題。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案信息建設概述

大數(shù)據(jù)時代的檔案信息建設即指企業(yè)使用云計算、信息處理技術和通信技術等先進科技將信息資源進行收集、處理和利用，將碎片化的信息進行整理分類之后再進行有效的存儲，統(tǒng)一使用標準的模式進行管理，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)的方式對檔案信息進行快捷的操作，提高了資源利用率和共享能力。檔案信息建設中關鍵的是檔案大數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的建設和檔案大數(shù)據(jù)挖掘利用支撐平臺的建設，以檔案數(shù)據(jù)為中心，建立分布處理、集中管理的存儲體系，具備良好的性能并能夠進行靈活的分配與配置，還具有模塊化建設和復制拷貝等功能，在存儲功能以外，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)快速的利用，可以使用開源的Hadoop架構，與結構化、非結構化的數(shù)據(jù)處理子系統(tǒng)相結合對海量結構化數(shù)據(jù)進行檢索、分析以及深度挖掘。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案信息建設的意義

（一）信息抽取和查詢更為便捷。信息的爆炸式增長使保存下來的文件也相應地增長，在過去檔案信息依靠手工、卡片記錄時需要的信息往往會埋沒到不需要的數(shù)據(jù)，造成檢索能力的急劇下降，工作效率也被降低。此外，知識管理也是檔案管理發(fā)展的趨勢，當前用戶已經(jīng)不滿足與局限在檔案文件的使用，更希望獲取的是檔案數(shù)據(jù)背后的信息和知識，使用人工的方式在紙質(zhì)的案卷當中進行抽取是很困難的，在大數(shù)據(jù)時代不僅使用數(shù)據(jù)挖掘技術蘊藏可以對檔案中的信息進行挖掘和抽取，檢索也更為方便快捷。

（二）優(yōu)化了檔案信息管理。對復雜繁多的檔案信息進行資源化和數(shù)字化的管理，取代過去的紙質(zhì)文件，對原始檔案進行掃描和微縮等科技方式轉化到數(shù)據(jù)庫中，形成信息資源庫，再建立目錄索引可以對信息進行快速地查詢修改，實現(xiàn)企業(yè)檔案的優(yōu)化和整合，極大地提高了工作效率。同時，也可以實現(xiàn)企業(yè)網(wǎng)絡和管理的一體化，檔案的信息管理要與企業(yè)的網(wǎng)絡建設相結合，將傳統(tǒng)面地面的檔案信息服務模式轉變?yōu)榫W(wǎng)絡服務，節(jié)省人力、物力以及財力資源，體現(xiàn)著技術層面與業(yè)務相融合的過程。

（三）提升企業(yè)的核心競爭力。企業(yè)的檔案信息建設是承載著珍存企業(yè)歷史信息的重任，不僅關系到企業(yè)的過去，也是為了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代的來臨為企業(yè)檔案信息建設提供了更為廣闊的空間。從另一方面來看，企業(yè)檔案也象征著企業(yè)的核心知識產(chǎn)權，核心知識產(chǎn)權正代表著一個企業(yè)的核心競爭力，雖然檔案信息不能再改變，但是可以通過提煉加工的方式形成企業(yè)本身的知識產(chǎn)權信息資源庫，突破傳統(tǒng)檔案信息管理的思維模式，可以對信息資源進行二次開發(fā)，制作多樣化的編研產(chǎn)品，促進了對隱性知識的開發(fā)和轉化。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息建設問題及對策

大數(shù)據(jù)背景下，隨著信息社會的快速發(fā)展，信息化為企業(yè)的檔案信息建設帶來了巨大的變革，但是這個過程中依然存在著許多問題，檔案信息資源的開發(fā)利用方法有待進一步加強。

（一）發(fā)展不均衡。企業(yè)的資金充裕程度都是有區(qū)別的，而企業(yè)檔案的信息化建設正需要引入先進的技術和專業(yè)人才，配套相應的計算機和服務器等硬件設施，也需要投入資金用來建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，還需要優(yōu)化企業(yè)的網(wǎng)絡，對于各方面實力均較弱的企業(yè)，很難顧及到這些，使企業(yè)的生存發(fā)展面臨較大的困難。

（二）檔案管理觀念落后。企業(yè)的一些管理者沒有真正意識到建設檔案信息的重要性，只局限于引入檔案管理系統(tǒng)，而檔案管理系統(tǒng)只是一種工具，是整個架構中的一個模塊，亦或者覺得大檔案管理只是普通的管理任務，而沒有把它提升到一定的戰(zhàn)略高度，最根本的是要轉變傳統(tǒng)檔案管理的理念與方法，制定科學健全的管理制度來規(guī)范檔案信息建設。

企業(yè)首先要建立正確的檔案信息建設觀念，然后制定一個現(xiàn)代化的檔案管理機制，再根據(jù)實際的問題制定相應的方案，比如對于紙質(zhì)的檔案可以建立相應的電子檔案進行雙重形式的保存，并保證兩者的一致性和同步性。

四、結論

大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設是對企業(yè)信息資源進行深度的開發(fā)利用，企業(yè)首先進行整體的規(guī)劃，以科學的目標為前提，使用現(xiàn)代化的科技改變落后的檔案管理觀念，進行檔案信息管理建設，進一步提高工作效率，推動企業(yè)健康蓬勃地發(fā)展。

[1]黃艷麗．企業(yè)檔案信息化建設的主要內(nèi)容[J]．黑龍江檔案,2014(3)： 25．

[2]許勤．企業(yè)檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展[J]．中外企業(yè)家,2013(16)： 189．