事業單位檔案管理信息化的建設分析

文/山東省煙臺市教育局辦公室　姜濤

事業單位檔案管理信息化的建設分析

文/山東省煙臺市教育局辦公室姜濤

事業單位在檔案管理的過程中，如何才能切實推動檔案管理的信息化建設，成了較為關注的問題。為此，本文對事業單位檔案管理信息化建設提出了幾點意見。

事業單位；檔案管理；信息化建設

隨著我國社會經濟的不斷發展和進步，我國事業單位也得到了較大的發展，在這種背景下，事業單位的檔案也越來越多，如何對其進行有效的管理就成了檔案管理人員較為關注的問題。在信息技術高速發展的時代下，檔案管理信息化建設也成了必然的趨勢，但是，要如何才能更好地推動檔案管理的信息化建設呢？帶著這個問題，筆者對事業單位檔案管理信息化建設的重要性，以及事業單位檔案管理信息化建設的措施作出了以下的分析。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理信息化建設主要指的是在管理過程中利用相關的信息技術對檔案進行管理，以此來使檔案管理更加合理，從而能更好地服務社會。在之前傳統的檔案管理過程中，其存在著較多的問題，管理工作十分地繁瑣，管理人員的工作量也十分地大，并且由紙張進行管理的方式也十分落后，在保存的時候較為費力，很有可能造成信息資源的損壞。但是，采用信息化管理方式就能夠有效地改善傳統管理方式所存在的問題，并且優勢也十分的明顯，具體表現在以下幾點：一是對檔案管理進行信息化建設就能有效地改善紙張不能長期保留的問題，信息化檔案管理只需要對其進行數字化和網絡化，建立電子檔案，就能對其進行長期的保存和使用。二是檔案管理信息化建設，在對檔案進行查詢時會更加方便，只要在數據庫中輸入相應的查找詞就能對檔案進行閱讀和查詢，十分快捷，并且操作也十分的簡單。三是對檔案管理信息化建設能夠有效地實現資源共享的目的。

二、事業單位檔案管理信息化建設的措施

（一）加強檔案管理人員的專業素質。在對檔案進行信息化建設的過程中，檔案管理人員的專業素質也是非常重要的，為此，事業單位可以對檔案管理人員的計算機技術水平進行相關培訓，以此來提升檔案管理人員的專業素質，培養信息化檔案管理人才，這樣就能在一定程度上推動檔案管理信息化建設。除此之外，檔案管理人員還需要加強對檔案管理工作的重視，在工作過程中盡心負責。

（二）配置相應的檔案管理硬件設施。要想更好地對檔案資料進行保存，使其性能更加穩定，相應的檔案管理硬件設施也是必要的。因此，檔案管理部門需要完成相關的信息化硬件建設，單位領導者加大資金的投入就能配置相應的檔案管理硬件設施，將高水平的信息技術加入到檔案管理的過程中，這樣就能使其硬件設施更加完善，從而就能促進檔案管理信息化建設的發展。

（三）制定相應的信息化建設總體規劃。為了更好地推動事業單位檔案管理信息化建設發展，單位還需要制定相應的總體規劃，使其建設過程更加合理化。在制定的過程中，事業單位一定要加強對信息化系統的靈活性以及可擴展性建設，結合單位實際情況以及人才需求制定出符合本單位發展的管理模式，這樣才能保證所制定的總體規劃是符合事業單位實際的規劃，從而才能更好地促進事業單位檔案管理信息化建設的發展。

（四）建立起實用性較強的檔案信息網站。事業單位在建設信息化檔案管理的過程中，可以在網上建立起一個實用性較強的檔案信息網站，將其作為實現事業單位檔案管理信息化建設的重要手段，從而就能真正地實現信息化檔案管理。在建立的過程中，其主要是以網站的形式提供給相關人員檔案信息服務，這樣檔案管理人員不僅能在網上查詢到相關的檔案信息，還能在網上實現檔案歸檔、檔案管理等工作，除此之外，還可以實現檔案信息資源共享。為了更好地實驗檔案資源共享，事業單位可以選擇一些值得開發并且具備升級能力的檔案信息管理系統，這樣就能更好地實現檔案管理的信息化建設。除此之外，如果條件允許，還可以與具有一定實力的軟件公司進行合作，開發出相應的檔案管理系統，這樣就能有效地實現檔案信息的更新和換代，對檔案的管理也會更加地方便。

三、結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作是十分重要的，會對單位人才的培養和考核造成直接的影響，因此，相關工作人員一定要加強對檔案管理的重視，而檔案管理信息化建設能夠有效地提升檔案管理工作的質量和效率，所以一定要加強對檔案管理工作的信息化建設，從各個方面促進事業單位檔案管理的信息化建設。

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