淺談公路行業檔案信息化的重要性

文/臨沂市公路局羅莊區公路管理局　朱琳

淺談公路行業檔案信息化的重要性

文/臨沂市公路局羅莊區公路管理局朱琳

隨著互聯網技術和計算機的快速發展，其提高工作質量和工作效率的優勢也日益明顯。公路行業檔案傳統收集管理模式已不能與快速發展的行業本身相協調，需要推進檔案管理向信息化方向轉變。本文就公路行業檔案信息化的重要性及其實現途徑進行探究。

公路行業；檔案信息化；重要性

一、公路行業檔案信息化的重要性

（一）方便檔案的收集。傳統意義上公路行業檔案信息收集與管理的方法是人為手寫錄入，這種方式既耗費時間和人力，從內容上來講，其立體性和完整性要求難以輕易達到；從形式上來講，其形式也比較單一，不具備多樣化特點。隨著計算機技術的進步，檔案信息收集與管理的新興途徑趨向于信息錄入與存儲能力十分強大的計算機信息化途徑。利用信息化途徑對公路行業檔案進行管理，可以最大限度地使錄入工作得到簡化，從內容上來說，可以保證其獨立和完整，更加生動和具體；從形式上來說，可以運用諸如文字、圖片、視頻、音頻和工程專業圖紙等多種形式對公路行業檔案進行快速有效的錄入收集，最大程度地方便檔案的收集管理。

（二）提升檔案的容量與使用效率。傳統的人為手寫錄入方式所得公路行業檔案資料為紙質版，具有保存困難、占用空間大等不足之處，常常為空間所限制，在查找及使用方面也有諸多不便之處。而信息化檔案錄入管理所得檔案資料幾乎不被空間所限，即使數量再龐大的數據也不需要擔心無處可存。信息查找方面，計算機擁有強大的數據處理能力和數據運算能力，可以在短時間內從規模龐大的數據群中找到所需信息。此外，還有一項優勢是傳統檔案管理途徑所不能企及的，即運用多種計算機數據處理軟件，對檔案資料的數據進行有效處理、深度挖掘，分析其走向、趨勢及內在含義，為相關決策的制定出臺提供參考。公路行業檔案信息化發展有助于從多個方面有效提升檔案的容量與使用效率。

（三）加快檔案的共享與傳輸。在傳統的人為錄入數據管理方式下，由于信息不能及時有效地實現共享，往往會出現重復性的工作。為了避免交叉重疊的信息數據出現、避免人力浪費、減少物力開支，我們必須要意識到檔案信息共享的重要性以及實現信息共享途徑的重要性。隨著互聯網時代的到來和日益滲透，對檔案進行信息化建設，可以利用互聯網和計算機大范圍共享信息、跨區域傳輸信息的強大優勢，將公路行業檔案管理連入網絡，實現信息數據的大范圍共享和快速傳輸，使數據共享與傳輸不被時間、空間限制，同時也避免重復性數據、重復性工作的出現，加快檔案資源的共享與傳輸。

（四）避免檔案的遺失。傳統紙質檔案管理途徑下，信息檔案往往會出現遺失或被損壞的情況，導致此狀況發生的原因有信息檔案的長時間存放、存放方法不恰當等而使檔案容易丟失、容易受潮，很多機構和單位都會面臨重要檔案損壞、遺失的難題。而信息化管理公路行業檔案由于是將信息輸入到存儲容量龐大的計算機中，可以大量存放、自由讀取、自動檢索。此外，倘若需要跨地域查找資料，不需要運輸紙質資料，而是直接通過資料共享實現查閱，更能減少資料損壞、遺失情況的發生。

（五）節約大量資源。傳統紙質檔案信息管理模式下，大量數據亟待處理，需要大量工作人員花費較長時間來收集、保存、整理數據信息，同時還伴隨著大量紙張的消耗，既不能節省人力和物力，也不能體現環保理念。此外，前文也提到，紙質檔案較難存放、易于受潮損壞和遺失，發生損毀的文檔又需要重新整理存檔，加重了工作人員的負擔。但公路行業檔案的信息化管理則可有效解決這一問題，使數據存儲電子化和信息化，在提高資料存儲容量的同時，節省了大量紙張，更不會存在檔案損壞的狀況。因此，公路行業檔案信息化管理可以節約大量人力、物力資源，有效降低檔案管理成本。

二、公路行業檔案信息化建設的措施

（一）科學規劃檔案信息化管理平臺。當今公路行業快速向前推進發展，工作人員需要收集、整理、保存的數據量、信息量非常龐大，而且極具專業性的工程設計圖紙也在其中，因此檔案資料的可理解性和可讀性明顯低于純文字存儲的檔案。面對如此繁重復雜的信息管理工作，工作人員的壓力巨大。科學規劃、合理建設檔案信息化管理平臺，是解決檔案信息量大，難以收集、整理和存儲問題的有效途徑。通過管理平臺的規劃建立，把信息保存于光盤、硬盤等信息存儲載體中，使存儲空間受限的問題得以妥善解決，并實現檔案自動標引、編目、檢索和檔案自動全文存儲，提高工作效率、減輕工作人員負擔。規范化管理平臺的運行需要合理管理標準的支持，因此需要在檔案整理、檔案統計、查閱服務等方面制定合乎自身工作特征的檔案管理標準，保證檔案管理平臺的高效有序運行。

（二）提高檔案管理人員的素質。檔案管理由人為錄入模式向信息化模式轉變，對工作人員的知識、技術素養提出了更高的要求。對于長時間從事傳統檔案管理工作的工作人員來說，檔案的信息化管理是一項全新的、充滿挑戰的領域。為適應信息化管理要求，工作人員需要從頭開始學習通信及網絡技術、計算機技術，掌握計算機操作技能，熟練應用計算機管理系統和軟件，熟識信息化管理平臺的運行及其標準，使自己成為能夠適應新形勢下檔案信息化管理的、具有實踐經驗和專業技能的高素質人才。檔案管理機構和單位也要為提高工作人員專業素養采取適當措施，通過適時培訓、宣講等方式，不斷提高檔案管理人員的綜合管理素質，從而提高檔案管理隊伍的整體素質，推進公路行業檔案信息化管理進程。

（三）合理利用信息化資源。在獲取到信息化資源后，如何對其進行有效合理的應用也是相關機構、單位及其工作人員需要關注的問題，在計算機設備的輔助下，將公路行業檔案信息化，提高檔案內容質量、利用計算機檢索提高查詢效率、實現有效的傳輸共享。

合理利用信息化資源的一個重要前提就是高質量的案卷內容。通過字體統一、頁面統一，實現檔案格式上的統一性并提高其可讀性。在內容方面，運用文字、圖片、音頻、視頻等多種形式盡可能全面地存儲有價值的信息，從而保證信息的完整和立體。高質量案卷內容的合理利用需要借助計算機的檢索功能。檔案管理人員將信息歸檔時，將信息按照科研、合同、科技、實物以及題名、保管期限等屬性進行分類和管理，之后便可利用計算機進行快速檢索，提高檢索效率和信息利用效率。合理利用信息化資源的另一個方面就是實現信息的傳輸共享。將公路行業檔案管理工作連入網絡，相關單位機構之間既輸出收集到的有價值的檔案信息，又可以從其他機構獲取更多的有效信息，從而實現信息傳輸共享，并極大地減少工作強度。

（四）加強檔案信息化的安全管理。檔案管理向信息化方向轉變必然會伴隨著一系列網絡安全問題的出現，比如計算機設備硬件的損壞、病毒的入侵以及黑客的惡意攻擊等，這些問題會導致檔案資料的破壞泄露，勢必會給檔案管理工作帶來諸多挑戰。因此，在檔案管理的信息化進程中必須要重視并加強信息化的安全管理，既要嚴格遵循信息化管理平臺運行規則、標準，又要做好備份工作，同時更要采取技術措施，不斷完善系統防護及防火墻以提高對抗黑客、病毒攻擊的能力，多方面采取措施，才能在突發狀況下迅速采取有效應對策略，保障信息化檔案的安全性。

（五）逐步淘汰紙質檔案。隨著科技進步和人們觀念意識的改變，紙質版資料逐漸被電子版資料所取代。正如前文所提到的那樣，紙質檔案占用空間大、存儲容量小、易于受潮損壞和丟失，而且不能夠實現資源的快速傳輸和共享等不足，而信息化檔案則可以彌補這些不足，因此，逐步淘汰紙質檔案，以信息化檔案取代紙質檔案，既提高工作效率，又可節約資源，既經濟又環保。

三、結語

綜上所述，唯有運用先進的科技手段和計算機技術設備推進公路行業檔案信息化進程，才能適應該行業的發展速度與發展方向。轉變檔案管理模式，有利于檔案的收集與保存、傳輸與共享，同時可以減少工作強度并提高工作效率，減少多種資源浪費。因此應當盡快實現公路行業檔案信息化，使檔案存儲與管理更加科學化、合理化。

[1]黃詠梅.公路建設行業檔案管理信息化的重要性與建設途徑[J].交流，2014(07):81.

[2]朱娥.淺談檔案信息化建設的重要性及意義[J].科技視界，2015(06):156.