事業(yè)單位檔案安全保障體系的構(gòu)建策略

文/珠海市斗門區(qū)白藤街道辦社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心　張日冰

事業(yè)單位檔案安全保障體系的構(gòu)建策略

文/珠海市斗門區(qū)白藤街道辦社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心張日冰

目前，公共檔案服務(wù)事業(yè)及國家的電子政務(wù)快速發(fā)展，加快了檔案信息化的建設(shè)，對檔案信息的安全性提出了很大的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全保障體系的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。本文著重研究分析了事業(yè)單位檔案安全保障體系的構(gòu)建。

事業(yè)單位；檔案；安全保障；策略

檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的促進(jìn)作用，但由于事業(yè)單位沒有充分認(rèn)識到對檔案安全管理的重要性，加上許多事業(yè)單位雖然設(shè)有專門的檔案室，但由于對檔案管理的不重視，這些檔案室大多數(shù)都變成了事業(yè)單位的雜物間，大多數(shù)人能隨意進(jìn)出，安全性無法保證，如此就會對事業(yè)單位的檔案管理工作帶來嚴(yán)重的影響，從而引發(fā)文件丟失、秘密外泄等等問題。所以，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案的安全管理，針對可能因?yàn)槭韬龉芾矶霈F(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決辦法。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）忽視檔案管理工作的重要性。在實(shí)際檔案管理工作中，很多事業(yè)單位由于沒有認(rèn)識到檔案信息管理的重要性，導(dǎo)致對檔案信息管理工作認(rèn)識的缺乏，阻礙了檔案管理工作的有效發(fā)展，使得檔案的管理工作得不到進(jìn)一步的發(fā)展，長此以往檔案管理工作就很難適應(yīng)未來社會快速發(fā)展的需求。再加上事業(yè)單位的檔案與事業(yè)單位的許多工作流程有著非常重要的聯(lián)系，檔案存儲的信息量也是非常巨大的，因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視起對檔案的管理工作。

（二）檔案管理工作者的綜合素質(zhì)低。從事檔案管理工作，必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和對檔案工作的熱愛，還要具有服務(wù)人民的精神和高質(zhì)量的工作素質(zhì)。在工作中，要想確保事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性特點(diǎn)能得到充分的發(fā)揮，就需要組建一支擁有高質(zhì)量綜合素質(zhì)的檔案管理工作的團(tuán)隊。然而現(xiàn)在的檔案管理工作者，都是其他部門的工作者兼職在做，由于平時工作繁瑣，根本沒有足夠的時間對檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚@樣就會嚴(yán)重影響對事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理。

（三）檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備落后。隨著社會快速的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)在飛速發(fā)展的同時科技水平也在不斷地發(fā)展，現(xiàn)代化管理設(shè)備的使用范圍也越來越廣。然而許多事業(yè)單位的管理設(shè)備根本沒有跟上時代的腳步，仍然滯后，他們采用的是傳統(tǒng)的人工記錄與核實(shí)的管理，不僅速度慢，還很有可能造成工作上的失誤及疏漏，這樣傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性。在文件信息檢索工作上，由于設(shè)備的簡陋和傳統(tǒng)的落后的手工檢索方式，會導(dǎo)致檢索信息的速度慢、效率低以及準(zhǔn)確性差等問題，在無形中也增加了檔案管理者的工作量。

二、事業(yè)單位檔案管理安全體系的建設(shè)

（一）加強(qiáng)檔案管理者的安全保障意識。檔案安全保障體系的執(zhí)行者是人，同時人也是確保檔案安全管理成功的第一要素，所以“人”要形成強(qiáng)烈的檔案管理安全保障意識，這里的“人”不僅僅指檔案的管理工作者，還包括檔案的形成者和使用者，這些人都必須要有“安全第一”的管理理念。在開展檔案安全管理工作之前，需要進(jìn)行檔案安全保障性的教育活動，樹立人們正確科學(xué)的檔案信息安全觀，從自己開始，自覺地在行動及思想上保障檔案信息的安全。

我們了解到，檔案管理的工作人員在檔案管理中起到了很重要的作用。在工作中，檔案管理者要面臨的問題很多，只有提升了檔案管理工作人員的信息安全素質(zhì)，才能保障檔案信息安全性，讓檔案管理更加科學(xué)、安全，才能跟得上社會的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）檔案安全管理工作制度的完善。保障檔案信息安全的基礎(chǔ)就是要建立完善的檔案信息安全管理制度，在檔案管理工作中，不同的檔案管理環(huán)節(jié)應(yīng)該制定不同的安全管理制度，還有檔案的性質(zhì)不同，也要制定不同的安全管理制度。例如：瀕危檔案的排查制度或者是珍貴檔案的保護(hù)制度等等，還有對于不同地方檔案的備份管理制度以及相關(guān)的檔案管理應(yīng)急制度也都要得到事業(yè)單位檔案管理部門的重視。

檔案安全管理制度的完善，是檔案安全管理工作的首要任務(wù)，當(dāng)然，后期對制度的執(zhí)行和監(jiān)督也是非常重要的。完善的檔案安全管理制度是提高檔案安全管理工作質(zhì)量的前提，所以，相關(guān)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該重視起對檔案安全管理制度的制定與執(zhí)行。

（三）先進(jìn)的檔案安全管理手段。先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)及專業(yè)管理人才的科學(xué)管理手段是保障檔案安全管理的重點(diǎn)。目前，網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的使用在生活中隨處可見，檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理也隨之在不斷進(jìn)步，所以檔案安全性的管理問題也不單單存在于對紙質(zhì)檔案的安全管理了，其安全管理技術(shù)已經(jīng)擴(kuò)展到多種技術(shù)，這些技術(shù)通過不同的層次和角度解決了檔案安全管理的問題，多種安全管理技術(shù)形成的屏障保護(hù)了檔案存儲的信息。

在先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)中，需要專業(yè)人才來進(jìn)行管理，所以檔案安全管理工作者的管理技術(shù)水平?jīng)Q定了事業(yè)單位檔案信息管理信息安全的程度。由此看來，適當(dāng)?shù)貙n案工作人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)能力的培訓(xùn)，不僅讓其能適應(yīng)先進(jìn)的檔案安全管理技術(shù)，對檔案信息安全管理工作也能有所提高。

（四）加快檔案的信息數(shù)字化進(jìn)程。正是由于現(xiàn)代社會網(wǎng)絡(luò)的大量使用，檔案信息化的建設(shè)也加快了前進(jìn)的步伐。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)象已經(jīng)是越來越多了。檔案的信息數(shù)字化不僅對檔案原件的保護(hù)提供了便捷，還提高了檔案的服務(wù)能力，同時大大地減少了人為或者是自然災(zāi)害對檔案信息所造成的損失。

隨著檔案信息數(shù)字化進(jìn)程的加快，數(shù)字化的信息安全問題也受到了越來越多人的關(guān)注，因此，在檔案數(shù)字化信息推進(jìn)的步伐中，對數(shù)字化的檔案信息安全一定要重視，建立起完善的管理制度及操作體系。還需要注意的是，由于數(shù)字化的檔案信息容易被盜取和丟失，信息資料也容易被改寫，所以針對這類問題，檔案管理工作者一定要加強(qiáng)信息安全的管理，確保數(shù)字化的檔案信息的安全。

三、結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案工作模式，由于事業(yè)單位對檔案信息管理的不重視，大多都是由一些沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)的人員來進(jìn)行檔案管理，這些管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)的知識，整體管理素質(zhì)低，當(dāng)然也就不能有效合理進(jìn)行檔案信息管理的工作了。再加上傳統(tǒng)的檔案信息管理根本不能滿足現(xiàn)代化信息發(fā)展的趨勢，所以事業(yè)單位檔案管理就有了新的發(fā)展方向，為了確保事業(yè)單位的檔案信息安全，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案安全保障體系的建設(shè)是非常重要的。

[1]李鳳娟.淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點(diǎn)問題的解決[J].黑龍江史志,2015(7):107-107.

[2]王紅.淺論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].蘭臺世界,2013(z2):137.

[3]劉玉玲.檔案信息化與檔案信息安全保障體系建設(shè)[J].硅谷,2015(3):137-137+146.