報社檔案信息化建設實踐
——以十堰日報社為例

文/十堰日報社 張敏

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報社檔案信息化建設實踐
——以十堰日報社為例

文/十堰日報社 張敏

【摘要】十堰日報社通過實施檔案管理信息化，實現了對檔案信息資源數字化管理，使檔案的管理更加科學化、標準化、快捷化。

【關鍵詞】檔案；信息化管理

檔案管理信息化是指利用現代信息技術、網絡技術和計算機技術對檔案管理工作中的檔案信息資料進行信息化管理，更好地服務于社會發展。在如今的大數據時代，檔案信息化建設是大勢所趨。檔案管理信息化能夠對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，最大化地提高檔案管理的效率。檔案管理信息化是以確保檔案信息的安全、共享為原則，建立科學、統一的檔案管理模式、制度和標準，采用先進、適用的計算機網絡技術，為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和編研創造便利，為單位的管理、生產、經營和科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內容真實的檔案信息服務。檔案管理信息化建設的主要內容包括基礎設施建設、應用系統開發、檔案信息資源整合、標準規范以及安保體系4個方面。

一、基礎設施建設和應用系統開發

檔案管理信息化建設的基礎設施涉及硬件和軟件兩個方面：一是應用系統的開發作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時更新，修補漏洞；較高的兼容性。二是硬件建設需要提高存儲電子文件的硬件配置及備份策略。

二、檔案信息資源整合

檔案信息資源的整合需要注意以下問題：一是收集并歸檔已有的電子文件，及時錄入信息數據庫，避免資源的流失。二是對將要接收的電子文檔提前做好準備工作，包括組織、技術和人員上的準備，統一接收和管理各部門信息資源，開通檢索服務。三是標準和規范的制定。檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標準、規范，其依據為《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關政策法規。建立的規范和標準需要滿足實際需求，能夠科學地指導檔案管理信息化建設的全過程，確保信息化建設、管理和運作過程有章可循，保證規范化、標準化以及制度化的檔案管理信息化建設大方向不變。為檔案的電子文件信息采集、管理、存儲格式標準、執行細則等標準與制度的建立。制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規范。建立和完善電子文件保管、存儲及安全利用的制度等。四是信息安全系統的建設。信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點之一。信息安全體系的建設主要包括計算機網絡等硬件安全系統的建設，同時還包括內外網隔離、網絡防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認證以及網絡密鑰的管理，確保數字檔案系統信息傳遞的安全。通過信息安全體系的建設，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，確保系統的可靠性、可控性和穩定性。

十堰日報社檔案管理應用系統采用“集中+分布”的方式，部署應用系統。系統總體上由兩個部分組成：C/S（Client/Server）部分和B/S（Browser/Server）部分，其中C/S部分主要實現對檔案數據的采集、移交以及系統管理；B/S部分主要實現報社和二級單位對檔案信息的利用（包括各單位的檔案查詢系統、統一檢索利用平臺，通過結合J2EE體系架構，充分利用了XML和Web Service先進的數據交換技術，發揮了C/S架構和B/S架構各自的優點。

檔案管理應用系統的應用，提高了檔案的管理查詢效率，降低了管理成本。檔案的信息化建設不僅是檔案管理現代化的客觀要求，也是提升檔案信息服務水平的需要。我們必須加快檔案的現代化管理進程，不斷促進檔案管理工作的進步和發展，實現檔案管理信息化建設標準化、制度化、科學化。

【參考文獻】

［1］談志興，楊安蓮，張健.新形勢下檔案工作轉型發展研究，世界圖書出版公司，2014-06.