檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路

文/吉林省四平市鐵西區(qū)郊區(qū)衛(wèi)生保健監(jiān)督檢驗(yàn)所 李凌燕

?

檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路

文/吉林省四平市鐵西區(qū)郊區(qū)衛(wèi)生保健監(jiān)督檢驗(yàn)所 李凌燕

【摘要】新時(shí)期，檔案管理工作迎來(lái)重大的變革，已不能固守原來(lái)的管理方式，現(xiàn)在只有適應(yīng)新的科學(xué)技術(shù)并正確和有效地利用信息化的手段來(lái)提高檔案管理水平，應(yīng)對(duì)新時(shí)期的挑戰(zhàn)和困難。本文主要論述了檔案管理信息化的目前狀況，檔案管理信息化現(xiàn)在面臨的各種問(wèn)題，以及實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有效策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化；目前狀況；問(wèn)題；對(duì)策

21世紀(jì)，人類步入信息化時(shí)代，信息技術(shù)進(jìn)入人們生產(chǎn)、生活的諸多領(lǐng)域，并在“潛移默化”中發(fā)生了深刻的變革。現(xiàn)在，我國(guó)雖然逐漸關(guān)注檔案管理工作，但是現(xiàn)在檔案管理上依然有著很多的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化還需人們的不斷努力。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

現(xiàn)在，隨著計(jì)算機(jī)等高科技產(chǎn)品的不斷發(fā)展和普及，檔案信息資源具備了先進(jìn)的技術(shù)資源，并且現(xiàn)在社會(huì)的信息化，使得檔案的信息化具備了發(fā)展的社會(huì)環(huán)境，同時(shí)國(guó)家對(duì)檔案管理工作的政策支持，這些都加速了檔案信息化在各個(gè)行業(yè)中的發(fā)展。雖然檔案的信息化在不斷地發(fā)展，但是存在一些問(wèn)題，例如，還是沒(méi)有足夠重視檔案管理、人才的缺失以及檔案不夠標(biāo)準(zhǔn)化。檔案部門(mén)應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的要求，培養(yǎng)更多的人才和積極發(fā)展，使得檔案事業(yè)更上一個(gè)臺(tái)階。

二、檔案管理信息化的困境

（一）人們對(duì)檔案管理不夠重視 。現(xiàn)在，人們對(duì)檔案沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理的工作不是十分的重要，不能給予檔案管理足夠的重視。不管是外部人員，還是一些內(nèi)部人員都沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要地位，對(duì)其也不會(huì)投入大量的精力和資金，這樣使得有關(guān)檔案的設(shè)備短缺，并且不能跟上時(shí)代的腳步，沒(méi)有一些先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，根本就不能達(dá)到檔案室的自動(dòng)化、數(shù)字化。同時(shí)，對(duì)檔案部門(mén)的不重視，使得檔案工作人員相對(duì)其他部門(mén)的待遇比較差，從而造成檔案部門(mén)人員流動(dòng)較大和工作不認(rèn)真等。

（二）沒(méi)有嚴(yán)密的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案的信息化管理需要有一個(gè)嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。雖然我國(guó)已經(jīng)實(shí)行了檔案標(biāo)準(zhǔn)化并在國(guó)家的推動(dòng)下，經(jīng)過(guò)不斷地完善和發(fā)展形成了一個(gè)比較完善的體系，但是檔案本身的復(fù)雜和多樣以及檔案中的地區(qū)和行業(yè)等的不同，又使得分散管理特點(diǎn)突出，這些都影響著檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在，由于經(jīng)濟(jì)、硬件設(shè)備、技術(shù)等多方面的影響，檔案信息化管理水平不能有很大的提升，收集不到完整的數(shù)據(jù)，影響檔案管理信息化的繼續(xù)向前發(fā)展。

（三）沒(méi)有專業(yè)人才。現(xiàn)在，檔案管理更應(yīng)引進(jìn)更多先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)，豐富檔案管理的內(nèi)容，實(shí)行專業(yè)的分工，這就要求檔案的管理人員要有較高的綜合素質(zhì)。不同的檔案管理人員都應(yīng)掌握相應(yīng)的知識(shí)，高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)該具備較高的政治理論和政策水平，使得他們能科學(xué)有效地規(guī)劃?rùn)n案事業(yè)的發(fā)展，解決其他人員在工作中遇到的問(wèn)題。但是往往是檔案管理人員群體缺乏具有較高綜合素質(zhì)的高級(jí)檔案管理人員，多數(shù)都是檔案管理人員的素質(zhì)偏低，嚴(yán)重影響和制約著檔案管理的進(jìn)行。

三、檔案管理信息化的出路

（一）提高人們的檔案意識(shí)。人們應(yīng)該改變現(xiàn)在人們對(duì)檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，提高人們對(duì)檔案管理工作的重視，讓人們意識(shí)到檔案管理工作的重要性。在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)要重視與其他部門(mén)的加強(qiáng)交流與合作，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提高檔案現(xiàn)代化管理的工作水平，同時(shí)讓其他人認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用。加大檔案知識(shí)的宣傳，讓更多的人了解檔案的意義，提高檔案部門(mén)的社會(huì)地位，引起更多領(lǐng)導(dǎo)的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程要逐漸改善檔案室工作環(huán)境、辦公設(shè)施等，例如，計(jì)算機(jī)、掃描儀等基本辦公設(shè)備是不能缺少的，從而提高工作人員的工作效率和推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（二）建立完整和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化標(biāo)準(zhǔn)。在檔案的管理工作中需要一個(gè)完整和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化標(biāo)準(zhǔn)。在新的時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和信息化更加需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案體系，不論是在檔案書(shū)寫(xiě)的形式上，內(nèi)容的規(guī)范上等，因?yàn)樾畔鬟f和共享等，都需有一個(gè)完整和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，從而避免一些地域差別等造成的錯(cuò)誤，從而有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化工作。

（三）提高人員的整體素質(zhì)。21世紀(jì)是科技生產(chǎn)力時(shí)代，人才是知識(shí)的載體，更是檔案管理信息化建設(shè)的主力軍。因此，應(yīng)有意識(shí)地打造高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，以檔案人員的素質(zhì)為檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。培養(yǎng)更多的高級(jí)檔案管理工作人員，平衡高級(jí)檔案管理人員與普通檔案管理人員的比例。高素質(zhì)的檔案人才擁有更多緊跟時(shí)代步伐的知識(shí)和技術(shù)，并能夠運(yùn)用檔案管理方面的知識(shí)，推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化的發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)在，人們應(yīng)該更加重視檔案管理工作和投入足夠的資金，建造一個(gè)完善的環(huán)境，同時(shí)引進(jìn)知識(shí)和技術(shù)兼?zhèn)涞母呒?jí)人才，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，讓檔案的信息化健康地向前發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

［1］劉麗茹.探討檔案管理信息化的含義與發(fā)展趨勢(shì)［J］.赤子（上中旬）. 2014（17）.

［2］王國(guó)棟，付麗霞.檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的必要性［J］.中外企業(yè)家.2014（26）.

［3］袁月林.基層檔案管理信息化問(wèn)題及對(duì)策［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外. 2015（03）.