文書檔案管理信息化建設淺談

文/新疆生產建設兵團第十師檔案館 馬英

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文書檔案管理信息化建設淺談

文/新疆生產建設兵團第十師檔案館 馬英

【摘要】本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；建設；問題應對

近幾年來，計算機技術得到了飛速地發展，高速緩存的大存儲空間的檔案管理系統也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達到的是實現檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關信息的狀態，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點恰好為這一設想的實現提供了一個好機會。

一、傳統文書檔案管理的缺陷

（一）傳統文書檔案管理不能實現實時共享。由于在傳統文書管理的系統下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費時間又需要耗費人力，人工工作難免對時效性有所影響。如出現身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質文檔的數量有限，無法滿足多人同時使用的需求，如果出現使用高峰期便需要排隊等候使用的情況，無疑這將使文檔的時效性大打折扣。

（二）傳統文書管理既復雜又繁瑣。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復雜不言而喻。另外，眾所周知，無論借閱何種文檔都需要進行登記，而登記過程的復雜與繁瑣也是令體會過的人深感無奈。

（三）傳統文檔極易受損，保存難度大。紙張是大多傳統文檔的載體。對其保存便成為一項艱難的任務。另外傳統的紙質檔案在翻閱與移動過程中不可避免地會造成損壞，極不易保存。因此在傳統文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書檔案實現信息化管理的好處

（一）辦公及使用效率高，文檔時效性強。在傳統的文書檔案管理中，無論是收集資料，還是用手寫的方式來規范相關內容、檔案使用的持久性等要求，或是對分類統計需準確無誤的要求，對于工作人員而言都是艱巨的任務。但是，有了計算機中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。

（二）電子文件能夠長期且穩定地保存下來。在檔案保存的過程中，一些人為的非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。我們已經能夠隨時隨地地通過一些外圍設備來讀取和存儲電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動設備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環境影響小等特性使電子文件的保存具有穩定性與長久性。

（三）文檔信息得到充分共享。檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠實現與其他信息系統的相互聯系。因信息化管理不受空間及時間的影響，并有效地了解各方面的信息動態。使文檔信息得到充分共享。

（四）提高了文件傳遞的安全性。如果我們采用計算機技術來對文件實現信息化管理的話，就可以直接通過因特網來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書檔案管理信息化建設存在的問題

（一）電子文件保密性受限制。電子檔案的內容變化多端，所以說它的穩定性反倒不如紙質檔案。并且黑客等網絡黑手的出現使電子文件存在安全隱患。而且假如出現有人惡意篡改檔案的情況，因其改動不會在原稿上留下痕跡，所以將無法確認檔案是否真實。

（二）需要專業的人員來對電子檔案進行管理。檔案管理信息化就是將傳統的檔案管理方法同先進的計算機技術結合在一起，因此我們所需要的是一種復合型的人才，是那種能夠把理論知識和先進的計算機技術結合在一起來對電子檔案管理系統進行管理的人。而現在，我們恰恰缺得就是這種人才，盡管一些現代化設備已經被引入到檔案管理的工作中來，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發揮他們應有的價值，而對檔案的管理工作也稱不上信息化。

四、應對方法

（一）信息化系統內、外網隔離。隔離防護第一層的實現是由路由器來實現的。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。在所有訪問內網的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動忽略那些篩選掉的IP的訪問請求。防火墻則擔任第二層防護任務。所有類型的防火墻從功能上來看都是一致的，比如：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；將所有經過防火墻的痕跡都保留下來；對網絡攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質。首先要提高管理系統硬件設施方面的標準，只有將硬件設施的標準提上來，管理人員才有機會接觸到這些先進的思想和技術，繼而學習掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時俱進，積極充實自己的大腦，學習先進的技術，保證讓自己能夠始終走在社會的最前列。同時，相關單位也要多組織員工進行學習，加強員工之間的溝通和交流。

【參考文獻】

［1］湯穎．淺談文書檔案管理的辦公自動化應用［J］.科技風，2014（09）.

［2］冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動化應用［J］.商情：教育經濟研究，2008（08）.