高校公文管理與保密問題的研究

文/臺州科技職業學院 陳晗幽

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高校公文管理與保密問題的研究

文/臺州科技職業學院 陳晗幽

【摘要】本文針對高校的公文管理及保密工作進行研究，先對其現狀進行分析，對其必要性進行研究，并提出相應的對策，希望具有借鑒意義。

【關鍵詞】高校；公文管理；保密問題；研究

一、加強高校的公文管理與保密的必要性

第一，高校參與國家重要決策的公文需要做好管理和保密，高校的科研人員眾多，他們積極地參與我國的重大決策，積極從事學術課題研究。因為其研究的內容有隱秘性，不能對社會公布，所以必須要以社會的形式上傳給政府有關部門，因此必須要做好公文的管理與保密。第二，高校科技研究重要成果相關的公文需要做好管理與保密，高校是我國創新知識、技術、國防科技、文化傳承的重要基地，在研究的過程中產生了大量的科技秘密，其中部分研究成果達到世界先進水平，大多都是保密項目，申報、批復、決算這些項目的相關公文都是國家機密，所以必須要做好保密工作。第三，高校需要對政策性公文做好管理與保密，省委黨委或者是地方政府經常向高校辦公室派發涉密公文，辦公室機要秘書對這些涉密文件進行管理，其中關系到黨和國家的重要決策，對于經濟的發展、社會的穩定都有重要關系，其中包含著國家的關鍵信息，所以對其進行妥善管理很有必要。

二、高校公文管理與保密工作現狀

第一，保密意識淡薄，高校的工作人員對保密工作沒有引起重視，一些普通教師和部分領導認為保密工作與自己無關或者認為沒有保密的必要，一些領導對于公文批閱之后，將其與普通文件一起存放，并沒有按照規定對其單獨保管，甚至沒有設置公文管理人員。部分領導把公文留在辦公場所過夜或者安排非黨員收發公文，導致公文泄密的機率上升。第二，網絡管控松懈，有些管理人員為了圖一時的便利，用網絡把涉密性文件進行傳閱，為了便于保管還對文件進行電子掃描，增加了泄密的可能性。第三，公文管理人員隊伍建設落后，我國部分高校辦公室缺乏專職的公文管理人員，對公文進行管理的以兼職居多，人員流動大。這樣就難以開展我國的高校公文保密人員建設工作。

三、高校公文管理與保密工作面臨的挑戰

第一，迅速增加的涉密文件帶來的挑戰，隨著高校規模的不斷擴大以及教學質量的提高，人才的培養任務也日趨加重，在科技研發和社會服務方面的涉密文件都有所增加，公文數量和范圍也在擴展，這就給公文的管理和保密帶來了不便。第二，辦公自動化引發的網絡泄密挑戰，高校辦公室對于電子信息技術互聯網的使用，雖然提高了辦公整體效率，實現了資源共享和協調共享，但是由于公文工作傳輸信息方式的改變，保密對象也轉變成了無形的電子信息，管理保密工作也從鎖住文件延伸到綜合防護整個信息系統，這就在一定程度上增加了困難。第三，多校區辦學與開放式校園產生的挑戰，由于校區的增多、校園的開放化，在涉密網絡的構建方面難以進行保障。

四、加強高校公文管理與保密工作的對策

第一，加強保密意識，制度措施到位，首先要傳閱規范，密級文件及密碼電報要采用專門的處理文件夾，當天收發，如果領導沒有對資料進行閱讀也要當天及時回收。如果閱文領導較多，可以按照職稱等級先后順序實行。其次，保存要規范，對于高校的資料文件，一定要做好保存工作，對于地市級以上的密級文件與電報要堅持存儲規范，對于存放的公文要三分開，對絕密公文與普通密級文件分別存放，普通密級文件與非涉密文件分開放，保證管理公文的安全性。此外密級文件需要放在專門的鐵柜中加鎖。最后要借閱規范，對于密級文件的借閱及文件的登記簿要嚴格把關，對于借閱的人物及時間做好登記工作。第二，嚴格處理公文的利用與保密關系，對公文進行印發其目的就是為了科學利用，公文管理人員的職責就是對公文進行利用和管理，如果只是管理而不加利用，那么公文的管理工作就徹底沒有意義，如果只是利用而不加管理，那么對文件的利用也難以開展。想對公文進行管理就要注意以下兩點：一方面不能對公文的利用過分強調，而忽略掉其管理和保密工作，隨意看不該看的內容，不僅是一種不負責任的表現，也會增加泄密的風險，違背了公文的保密性原則。另一方面不能為了保密就不加以利用，一味將公文放置在保險柜中，這樣公文就喪失了價值，所以對公文的利用與保密進行統一才能積極地開展服務工作。第三，爭取領導支持，確保保密工作的到位。公文閱辦的主體是領導，首先要讓領導了解到秘密公文保管的重要性，例如，桌上放著密級文件夾但是人卻離開了辦公室，或者有第三人在場時簽約密級文件等都會帶來安全隱患，此外送去領導那邊簽閱的文件需要當天拿回，做到不過夜。只有領導了解了泄密的嚴重性，才會真正對密級文件給予重視。第四，清退及銷毀密級文件。每到年底，機要秘書需要根據登記薄對密級文件進行清點，中央級和部分省級文件按照要求進行清退，其余沒有保存價值的公文和資料可進行銷毀，銷毀公文有焚燒和漿化這兩種辦法。焚燒是把秘密公文放進焚燒爐里徹底銷毀。漿化是在指定的造紙廠把公文資料化成紙漿。漿化可以化廢為利，同時又達到了銷毀秘密公文的目的。但是這兩種方式都需要二人以上執行，個人不得私自銷毀文件。此外將公文運輸去銷毀的途中也需要格外當心文件的散落和遺失，等公文全部銷完后監管人員才可以離開。

【參考文獻】

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