新時期辦公室檔案管理規(guī)范化研究

文/濟寧市園林管理局 肖艷艷

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新時期辦公室檔案管理規(guī)范化研究

文/濟寧市園林管理局 肖艷艷

【摘要】做好辦公室檔案管理規(guī)范工作能夠有效促進檔案工作的進行。在新時期的辦公室檔案管理規(guī)范化的過程中存在著一些問題，影響了辦公室的正常發(fā)展。本文會重點針對這些問題進行分析，并提出相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理規(guī)范；問題；措施

辦公室是事業(yè)單位日常管理中的“司令部”，指導著事業(yè)單位的發(fā)展方向。檔案管理工作是辦公室工作中的重要內(nèi)容，是對辦公室事物進行的最完整記錄，能夠為單位提供原始的參考材料。在新時期，隨著市場經(jīng)濟和科學技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理規(guī)范工作已經(jīng)遠遠不適應(yīng)當前新形勢的發(fā)展，影響了辦公室正常職能的發(fā)揮，因此，相關(guān)部門要認真分析、總結(jié)，制定出符合辦公室檔案管理規(guī)范的措施，促進辦公室職能的有效發(fā)揮。

一、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏完善的制度。新時期，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發(fā)揮。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進行整理、歸檔，沒有利用當前最新的科技進行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執(zhí)行過程中辦公室人員不按規(guī)定進行，使得管理制度成為一種擺設(shè)，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發(fā)揮。

（二）專業(yè)人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當前的辦公室檔案管理工作中，很多的領(lǐng)導沒有重視，導致了從事檔案管理工作的人員專業(yè)技術(shù)不強，對新知識和新技術(shù)的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（三）檔案管理設(shè)備落后。當前，由于事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對于一些高科技和電子產(chǎn)品的引進較慢，導致了辦公室設(shè)備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統(tǒng)的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導致檔案管理工作混亂的一個重要因素。

二、新時期加強辦公室檔案管理規(guī)范的措施

（一）建立科學合理的規(guī)章制度。制度建設(shè)是保障，只有建立了科學、合理的規(guī)章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進行。新時期，辦公室檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展的需求，在制定新的檔案管理制度的時候要摒棄原來規(guī)章制度的束縛，在制度的內(nèi)容和形式方面要做到創(chuàng)新，堅決杜絕形式化現(xiàn)象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據(jù)可循。另外，在制定規(guī)章制度的時候要充分將現(xiàn)代化的手段結(jié)合進去，使檔案管理制度更具安全性、科學性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規(guī)定及時銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（二）加強辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強檔案管理人員專業(yè)知識和技能的學習。其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時一定要嚴格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須要加強對工作人員的專業(yè)知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業(yè)知識的更新，這是因為信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）加強檔案管理信息化建設(shè)。加強辦公室檔案管理信息化建設(shè)是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現(xiàn)辦公室檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，電子檔案由兩種形態(tài)構(gòu)成，一種是直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案，另一種是通過對紙質(zhì)檔案進行再加工后形成的原件數(shù)字檔案。數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還不完善，影響了辦公室檔案的發(fā)展。

三、檔案規(guī)范化管理的意義

（一）檔案的規(guī)范化管理是實現(xiàn)檔案科學管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，通過規(guī)范檔案管理過程，能夠節(jié)省大量的勞動力和時間，減少不必要的成本投入，同時還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當前科學技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案管理更要實現(xiàn)規(guī)范化，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，為其他部門提供最真實、可靠的數(shù)據(jù)，提高辦公室檔案管理的效率。

（二）規(guī)范檔案管理工作能夠促進現(xiàn)代管理手段的豐富。辦公室檔案管理工作的規(guī)范化有效地提升了現(xiàn)代化技術(shù)的使用。在對檔案管理進行規(guī)范化的過程中，需要計算機的參與，這就提升了各部門之間信息交流的水平，同時也提升了檔案管理的利用效率。

四、結(jié)語

總之，要促進辦公室檔案管理規(guī)范化的實施，必須要采取相關(guān)的措施，解決管理中出現(xiàn)的問題，這樣才能確保辦公室檔案管理工作職能的有效發(fā)揮。首先必須要提起檔案管理人員的重視。其次要建立科學合理的規(guī)章制度。再次要提升工作人員的專業(yè)技能。最后，要加強檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能確保辦公室檔案管理職能的有效發(fā)揮，適應(yīng)新時期社會形勢的不斷發(fā)展。

【參考文獻】

［1］吳挺松.新時期辦公室檔案管理的有效解析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：85.

［2］周傳東.對于辦公室檔案規(guī)范化管理的探討［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2014（13）：102.