供電企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的探索與實(shí)踐

文/國網(wǎng)安慶供電公司 楊平 桂波 鮑洪波 曹聞驪

供電企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的探索與實(shí)踐

文/國網(wǎng)安慶供電公司 楊平 桂波 鮑洪波 曹聞驪

本文論述了聲像檔案管理中存在的問題，并介紹了聲像檔案數(shù)字化的主要做法。

供電企業(yè)；聲像檔案數(shù)字化管理；探索；實(shí)踐

檔案管理是企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。檔案不僅記錄著過去、承載著歷史，還指導(dǎo)工作，指引未來。檔案在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營管理中起到至關(guān)重要的作用，不僅為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重要決策提供參考，還為公司的發(fā)展規(guī)劃、安全生產(chǎn)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、人力資源管理、財(cái)務(wù)監(jiān)察審計(jì)、法律訴訟、信訪維穩(wěn)、企業(yè)文化等諸多方面提供了系統(tǒng)、真實(shí)的依據(jù)。

一、聲像檔案管理中存在的問題

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，在20世紀(jì)后期，供電企業(yè)逐步出現(xiàn)了以照相、錄影、錄像等形式記錄珍貴歷史時(shí)刻的現(xiàn)象。這些寶貴的歷史鏡頭、聲音和影集，生動(dòng)地承載了企業(yè)的發(fā)展歷程。由于受當(dāng)時(shí)的技術(shù)條件限制，這些聲像檔案只能以錄像帶、磁帶和照片等載體保存。因歲月的變遷和光化學(xué)物質(zhì)的侵蝕，這些聲像檔案在管理過程中，存在以下一些困難。

一是難以保存。由于化學(xué)氧化反應(yīng)，照片會出現(xiàn)變黃、褪色和霉變等現(xiàn)象，錄像帶和磁帶也會出現(xiàn)退磁的情況，使得聲像檔案難以長期保存。

二是不便查閱。因時(shí)代變遷，播放錄像帶、磁帶的機(jī)器難以尋蹤，造成部分聲像檔案難以查閱。即便有的聲像檔案可以播放，但截取所需部分較難。因檔案庫房場地限制，聲像檔案要進(jìn)行必要的堆積，查閱這些資料時(shí)，必須從很多的檔案資料中尋找翻找，即費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力。

三是不便管理。對于聲像檔案借閱，若直接借閱實(shí)物，每播放、觀看一次容易造成檔案實(shí)體的損壞；若復(fù)制借閱，成本較高。此外，聲像檔案對溫度、濕度、磁場等存儲空間要求較高，一般企業(yè)難以滿足。

二、聲像檔案數(shù)字化的主要做法

影音數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)云技術(shù)、信息處理技術(shù)、光電技術(shù)將各種模擬圖片及影帶轉(zhuǎn)化為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的方法。將所有的影相資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，保存于一臺大型存儲設(shè)備上。當(dāng)需要調(diào)閱檔案時(shí)，可以直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查看和播放；當(dāng)需要利用檔案的一部分時(shí)，可以直接剪切復(fù)制，極大地方便了調(diào)閱和管理。聲像檔案數(shù)字化采集掃描實(shí)施過程如下：

（一）采集掃描前準(zhǔn)備。加強(qiáng)檔案數(shù)字化處理各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，與從業(yè)人員簽訂安全保密協(xié)議，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。影視資料及照片、底片等在數(shù)字化處理前進(jìn)行詳細(xì)的登記，按照檔案管理要求，做出相應(yīng)的標(biāo)識，分類匯總需要數(shù)字化處理的聲像檔案。準(zhǔn)備目錄數(shù)據(jù)，規(guī)范資料的目錄內(nèi)容，包括確定影視、照片資料的名稱，內(nèi)容和要求。制作并填寫待采集和掃描資料交接登記表單，詳細(xì)記錄待采集和掃描的資料內(nèi)容。

（二）影像采集和照片掃描。影像采集利用專業(yè)的采集卡，通過連接播放設(shè)備，運(yùn)用專業(yè)的采集軟件，將錄像帶的影像轉(zhuǎn)化為MPEG格式進(jìn)行存儲。采集時(shí)可通過軟件調(diào)節(jié)分辨率，以達(dá)到所需的要求。照片通過專業(yè)的照片和底片掃描儀，將照片及底片以JPG的方式存放于硬盤中，在掃描時(shí)應(yīng)注意保證原始照片不能受到損傷，嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量。對于軟件采集的影像資料，在后期處理方面可以進(jìn)行后期的剪接制作及壓縮，達(dá)到需要的效果，如原先2段分開的視頻可以合二為一，調(diào)節(jié)視頻的分辨率及幀數(shù)等。照片及底片后期處理方面，要對照片及底片的偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量的，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖片不完整或無法清晰識別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

（三）采集掃描件的存儲和管理。在數(shù)字化完成后，要對照處理前建立的登記表進(jìn)行核對，并檢查掃描、采集目錄，確保檔案不丟失，確保記錄完整規(guī)范。視頻文件為MPGE-4G格式，照片及底片文件為JPG格式。根據(jù)原始資料結(jié)合登記資料，對采集的視頻文件和照片進(jìn)行合適的命名，不能出現(xiàn)重復(fù)命名的情況，同一類文件要進(jìn)行歸類處理。

（四）工作的組織與實(shí)施。根據(jù)聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的特點(diǎn)和要求，項(xiàng)目成立管理層和實(shí)施層，確保項(xiàng)目能夠按期、順利、高質(zhì)量地完成。項(xiàng)目管理層的主要職責(zé)是組織各專業(yè)人員，明確責(zé)任分工與實(shí)施方案。編制施工技術(shù)規(guī)范，計(jì)劃進(jìn)度，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)組織各專業(yè)人員優(yōu)質(zhì)按時(shí)完成工程任務(wù)。確定各專業(yè)人員驗(yàn)收相關(guān)文檔資料。項(xiàng)目實(shí)施層設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理一人，對項(xiàng)目全權(quán)負(fù)責(zé)。下設(shè)四個(gè)小組，需求組在項(xiàng)目實(shí)施前期完成項(xiàng)目的詳細(xì)需求與分析；采集組負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程中所有聲像檔案的采集；文檔組負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程中所有聲像檔案的整理、歸類等工作；服務(wù)組負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程中各項(xiàng)事宜的協(xié)調(diào)及后勤工作。

三、結(jié)束語

綜合上述，將聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，便于永久保存和重復(fù)利用，不僅提高了企業(yè)的檔案管理水平。通過聲像檔案維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、宣傳企業(yè)的正面形象，充分發(fā)揮聲像檔案的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益和管理效益，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展壯大。