簡析信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

文/晉中師范高等專科學(xué)校 劉莎

簡析信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

文/晉中師范高等專科學(xué)校 劉莎

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的影響，我們已經(jīng)邁入信息化時(shí)代，而信息化也成為目前各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理與服務(wù)上，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的需要，因此，需要我們在信息化條件下轉(zhuǎn)變檔案管理與服務(wù)，并在方式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。本文通過檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)狀，提出了在信息化條件下如何創(chuàng)新發(fā)展以供借鑒參考。

信息化；檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的影響，我們已經(jīng)邁入信息化時(shí)代，而信息化也成為目前各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理與服務(wù)上，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的需要，因此，需要我們在信息化條件下轉(zhuǎn)變檔案管理與服務(wù)，并在方式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。檔案作為一種信息的重要儲(chǔ)存形式，在當(dāng)前信息化時(shí)代，具有其自身的歷史價(jià)值與保存價(jià)值，在管理與服務(wù)上存在著問題，解決這些問題也是分析它的意義所在。

一、信息化條件下檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)狀

在檔案管理與服務(wù)中，利用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)對檔案信息進(jìn)行建檔、歸檔的管理以及為社會(huì)公開服務(wù)，是檔案工作發(fā)展的唯一趨勢，也是必然趨勢。在信息化條件下，檔案的管理與服務(wù)與現(xiàn)代的科技手段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)融合，并成功地運(yùn)用了電子信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)方式下管理與服務(wù)的不足，也取得了顯著的成效。但隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，也出現(xiàn)了一些問題。

首先，在檔案工作中，因?yàn)樵O(shè)備的不完善，導(dǎo)致了一些先進(jìn)的科技運(yùn)用不到管理與服務(wù)上。現(xiàn)代化硬件設(shè)施是信息化條件下實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)的基本保障，許多檔案工作相關(guān)部門根本不注重硬件設(shè)施的建設(shè)與完善，從物質(zhì)基礎(chǔ)上就不具備檔案管理工作的科學(xué)化與合理化，更難實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)代化。其次，社會(huì)上對檔案工作部門的不重視，也導(dǎo)致了檔案管理與服務(wù)在信息化上的滯后發(fā)展，一些檔案信息不能為單位發(fā)展提供幫助。最后，在信息化下，檔案工作只偏重管理，而忽視服務(wù)。有些檔案工作部門只把檔案歸為電子形式進(jìn)行保存，而不利用管理系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)檢索與利用服務(wù)，使得檔案信息被忽略掉，嚴(yán)重影響了檔案工作的信息化建設(shè)。

二、信息化條件下檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新

通過上述現(xiàn)狀的分析研究，了解了信息化條件下檔案管理與服務(wù)還存在一些問題，需要根據(jù)社會(huì)的需求進(jìn)行轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，提高檔案工作的管理水平和利用效率，以促進(jìn)社會(huì)更好的發(fā)展需求。

（一）轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式。在信息化條件下，檔案管理與服務(wù)要轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，重視電子信息技術(shù)在工作中的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，使檔案服務(wù)不再搞形式化并創(chuàng)新服務(wù)意識，將檔案服務(wù)工作實(shí)現(xiàn)多樣性，改變單一的服務(wù)內(nèi)部意識，將檔案信息推廣到更大的范疇內(nèi)，服務(wù)于社會(huì)需求。檔案的管理最終目的是為了服務(wù)而服務(wù)，檔案工作要深入到社會(huì)中，開展實(shí)踐活動(dòng)，了解社會(huì)對資源的需求以及利用者的工作特點(diǎn)，將檔案資料庫面向社會(huì)開放，一方面實(shí)現(xiàn)資源的整合，一方面實(shí)現(xiàn)信息的相互利用，以求在信息時(shí)代共發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，創(chuàng)新管理模式。在互聯(lián)網(wǎng)的云數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作要實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享，創(chuàng)新管理模式，提高檔案信息的服務(wù)效率。在上面分析的現(xiàn)狀中，我們可以了解到，由于檔案管理者的不重視，一些檔案信息被忽視甚至出現(xiàn)嚴(yán)重重復(fù)的現(xiàn)象，這就是沒有利用好檔案的信息化而導(dǎo)致的。將檔案資源整合起來，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索實(shí)現(xiàn)共享，并完成檔案工作的信息整合，形成系統(tǒng)科學(xué)化管理。

（三）更新檔案信息，創(chuàng)新管理與服務(wù)形式。在信息化條件下，檔案管理與服務(wù)應(yīng)在形式上進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案收集過程中，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的存檔，而是利用辦公軟件制作電子文件進(jìn)行及時(shí)歸檔，方便查閱與利用；在整理過程中，利用電子產(chǎn)品與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行資料的整理與整合，從引進(jìn)信息的源頭進(jìn)行監(jiān)控與把關(guān)，及時(shí)更新檔案信息，以跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展；服務(wù)上，改變以前文本的查閱，而是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索與查閱。

（四）建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理與服務(wù)人才隊(duì)伍。在信息化條件下，檔案管理與服務(wù)不再是簡單的接收與保管，而是在此基礎(chǔ)上進(jìn)行信息服務(wù)的提供。因此，必須建立高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理與服務(wù)人才隊(duì)伍。首先要對原有的檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高自身的檔案管理與服務(wù)水平。其次，引進(jìn)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理與服務(wù)人才，充實(shí)檔案管理與服務(wù)隊(duì)伍。最后，建立健全激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案工作者發(fā)揮創(chuàng)造力并進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以適應(yīng)信息化條件下的工作環(huán)境。

三、結(jié)語

由于檔案是歷史信息的存儲(chǔ)方式，記錄了生活的方方面面，對我們的生活以及國家的發(fā)展都有借鑒意義，所以在信息化高速發(fā)展的今天，我們必須轉(zhuǎn)變檔案管理與服務(wù)理念，使之為社會(huì)大眾生產(chǎn)與生活服務(wù)好，利用好。在信息化條件下檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新面對著更多的機(jī)遇，同時(shí)也迎接著挑戰(zhàn)，需要檔案管理者在不斷實(shí)踐中探索與總結(jié)，以求更好地發(fā)展。

[1]馮菲.信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究[A].中國航空學(xué)會(huì)管理科學(xué)分會(huì)2015年學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集[C].2015（08）.

[2]史春波.試析信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2016:1.