檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心 馮克民

檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心 馮克民

本文論述了檔案管理信息化的意義，論證了檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢(shì)

檔案是各單位必不可少的信息資源。由于信息化迅速發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)有了巨大的變化。檔案不僅成為了文化資源與知識(shí)資源，還成為了信息資源。隨著人類社會(huì)不斷向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息資源的戰(zhàn)略地位也進(jìn)一步提升，人們普遍把信息與材料和能源并列，將它們共同視作對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有決定性作用的重要戰(zhàn)略資源。這些都促使檔案信息的收集方式、管理方式與利用方式有了本質(zhì)性的改變。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

一、什么是檔案管理的信息化

檔案是各單位必不可少的信息資源，檔案工作反映的是一個(gè)單位的歷史面貌，所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。也就是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過程，在這一過程中，要不斷地利用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

二、檔案管理信息化的意義

（一）檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著人類社會(huì)不斷向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息資源的戰(zhàn)略地位進(jìn)一步提升，處于改革開放關(guān)鍵時(shí)期的中國(guó)，社會(huì)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化進(jìn)程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要資源來進(jìn)行管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向社會(huì)服務(wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個(gè)具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作開展，更符合我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最終發(fā)展方向。

（二）檔案信息化建設(shè)也是我國(guó)現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容。

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中一項(xiàng)重要任務(wù)就是：“貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)；加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)；實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項(xiàng)目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)。

檔案數(shù)字化工作的迅速發(fā)展，使檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)字化對(duì)象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。

（三）社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)和推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)的變革。隨著檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、統(tǒng)計(jì)、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過度，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案領(lǐng)域通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫(kù)房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

（四）檔案信息化可進(jìn)一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。我國(guó)目前傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)健全，但在數(shù)字環(huán)境中，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要重新審視，相當(dāng)部分的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要按照信息化環(huán)境的要求進(jìn)行調(diào)整。文檔管理軟件的廣泛運(yùn)用是導(dǎo)致文書檔案按“件”歸檔模式的直接推動(dòng)力之一；文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制都是檔案信息化在檔案集中管理層面的具體表現(xiàn)，這都直接導(dǎo)致了檔案累積、移交模式的變革創(chuàng)新；同時(shí)，對(duì)于實(shí)時(shí)歸檔、技術(shù)鑒定、存儲(chǔ)管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實(shí)時(shí)發(fā)布等大量新型業(yè)務(wù)內(nèi)容，有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。這些都需要大量的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行支撐。而“加強(qiáng)檔案法律制度建設(shè)，完善以《檔案法》為核心、符合我國(guó)國(guó)情并適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要的科學(xué)、縝密、配套的檔案法規(guī)體系。”也是《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》的首要任務(wù)。

（五）檔案信息化將為社會(huì)提供更多有效的資源和服務(wù)。國(guó)家檔案局提出建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”。這是新時(shí)期給檔案信息化提出的任務(wù)目標(biāo)和工作方向。

信息技術(shù)對(duì)檔案管理的作用是提高工作效率。檔案管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的例行性事務(wù)工作，其中大部分都是基于經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)勞動(dòng)，但又是不可或缺的基本事務(wù)，需要占據(jù)管理人員的大量時(shí)間。檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日常的瑣碎的事務(wù)中解脫出來。實(shí)現(xiàn)信息共享。信息化以其先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)其最大范圍、最快速度的檔案信息資源共享。

檔案信息化又可促進(jìn)信息資源利用最大化。傳統(tǒng)的檔案信息大都是以紙為載體的實(shí)物資源，不僅不便攜帶，更不利于傳遞。實(shí)現(xiàn)檔案信息化以后，各種信息資源不再以實(shí)物的形式出現(xiàn)，而是以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn)，這就極大地便利了傳輸和使用。而且應(yīng)用各種功能齊全的管理軟件，還可以對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行分析整理，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，為充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用最大化提供可能。

三、檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的有效改革。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為檔案信息化帶來難得的機(jī)會(huì)同時(shí)也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案信息化是現(xiàn)階段檔案管理工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段，實(shí)現(xiàn)國(guó)家信息工程的重要步驟，其意義深遠(yuǎn)而任重道遠(yuǎn)。信息化管理在提高了工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了檔案信息的交流和共享，促進(jìn)了我國(guó)檔案管理工作的有效開展。因此，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)面對(duì)全球信息化浪潮的必然選擇。我們必須要不斷完善檔案管理技術(shù)，把握機(jī)遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國(guó)家檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展作出貢獻(xiàn)。