淺談電子文件對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策

文/中鐵十八局集團(tuán)第四工程有限公司 劉琛

淺談電子文件對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策

文/中鐵十八局集團(tuán)第四工程有限公司 劉琛

隨著我國(guó)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，陳舊的電子檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案管理的需要。檔案工作需要迎接信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，采取解決的對(duì)策。

電子檔案；信息化

隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件開(kāi)始作為一種新的檔案形式與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式一起形成歸檔的主要內(nèi)容。新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。” 電子文件有兩個(gè)基本特征：第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱(chēng)為“數(shù)字文件”。第二，電子文件是文件的一種類(lèi)型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。

一、電子文件對(duì)檔案管理工作的影響

（一）隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，原始的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式已經(jīng)不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下檔案的需求。一種新的檔案形式——電子文件開(kāi)始取代以往的文字材料。電子文件是擬稿者直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行擬稿、修改，可以馬上存儲(chǔ)到信息系統(tǒng)中，由專(zhuān)業(yè)檔案人員管理。

（二）電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行修改，存儲(chǔ)，復(fù)制。用計(jì)算機(jī)操作也非常簡(jiǎn)單方便，不像整理紙質(zhì)的文件分類(lèi)方法繁瑣，復(fù)制存儲(chǔ)都不方便。

（三）很難劃定固定的保管期限。電子文件由于在計(jì)算機(jī)上制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，再加上信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。

二、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

（一）對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響。電子文件法律憑證的作用還不明確。電子文件便于修改、復(fù)制，使能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件由于是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，所以沒(méi)有擬稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異。電子文件可以隨意進(jìn)行復(fù)制，所以電子文件是否具有法律效應(yīng)還無(wú)從考證。

（二）對(duì)檔案整理歸檔原則的影響。傳統(tǒng)檔案的整理方式是按照同一個(gè)全宗和不同門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)有序的整理，它源于全宗和順序。但是電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格依照傳統(tǒng)文件的形成方式而產(chǎn)生，電子文件的產(chǎn)生破壞了文件的本來(lái)順序。

（三）對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象都圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

三、檔案專(zhuān)業(yè)應(yīng)采取的相應(yīng)對(duì)策

（一）由于電子文件具有反復(fù)簡(jiǎn)單進(jìn)行復(fù)制的特性，那么實(shí)施對(duì)電子文件的管理應(yīng)該偏向于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的管理戰(zhàn)略。比如將已經(jīng)歸檔的電子文件由專(zhuān)業(yè)檔案人員標(biāo)識(shí)為已讀，在已讀的狀態(tài)下，是不允許進(jìn)行文件的修改的。這樣就能保護(hù)文件的原始結(jié)構(gòu)，使電子文件與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮原始憑證的作用。

（二）檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該順應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展。檔案人員不僅僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)的知識(shí)，還應(yīng)適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，使傳統(tǒng)的檔案與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)。

（三）電子文件載體多樣，從傳統(tǒng)的電子磁盤(pán)，光盤(pán)到現(xiàn)在的U盤(pán)，硬盤(pán)等。但是每一種載體都不容易長(zhǎng)久保存，這對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。需要深入研究每一種電子載體的特性，進(jìn)行相應(yīng)的保管。對(duì)于需要長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，每次復(fù)制要進(jìn)行記錄，以防數(shù)據(jù)丟失。

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