高校的學(xué)籍檔案管理如何創(chuàng)新

于海濤

?

高校的學(xué)籍檔案管理如何創(chuàng)新

于海濤

【摘 要】眾所周知，在高校的學(xué)籍檔案是其十分重要的信息資源，同時(shí)，也是教學(xué)研究的關(guān)鍵資料內(nèi)容，能夠真實(shí)反映教學(xué)質(zhì)量與管理水平，并且在學(xué)生畢業(yè)分配中也發(fā)揮著業(yè)務(wù)檔案的具體作用，在學(xué)生綜合考查中更是扮演重要角色。因此，對(duì)于高校學(xué)籍檔案的管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是當(dāng)前最重要的工作內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍檔案 管理 創(chuàng)新

一、學(xué)籍檔案管理觀念創(chuàng)新

要想實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新，最重要的就是要?jiǎng)?chuàng)新觀念。而管理創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)，觀念創(chuàng)新最關(guān)鍵，并且在管理創(chuàng)新整個(gè)過(guò)程中始終貫穿。然而，在新形勢(shì)下，學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展卻出現(xiàn)了較多的教育改革問(wèn)題，所以，應(yīng)站在管理者的角度上，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)原有管理理念進(jìn)行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對(duì)檔案管理創(chuàng)新的意義進(jìn)行深入地認(rèn)識(shí)，并且將成為檔案管理工作的最終目標(biāo)[1]。

二、學(xué)籍檔案管理方式創(chuàng)新

因?yàn)榻?jīng)濟(jì)條件限制、行政管理?xiàng)l例的制約，所以使得高校檔案管理以及學(xué)籍管理模式都十分落后。手工操作會(huì)耗費(fèi)較多的人力物力，并且十分容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，同時(shí)，計(jì)算機(jī)的單機(jī)整理不完整而且不及時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中的違規(guī)招生問(wèn)題也很容易出現(xiàn)管理的盲區(qū)[2]。由此可見(jiàn)，檔案部門(mén)最重要的就是應(yīng)該對(duì)設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，保證學(xué)籍信息錄入工作的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化，采用現(xiàn)代化的管理手段，并將學(xué)籍檔案管理工作同學(xué)校核心工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而為教學(xué)與科研工作提供便利條件。

三、學(xué)籍檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新

（一）學(xué)生基本信息錄入程序的簡(jiǎn)化

在學(xué)生基本信息入檔工作過(guò)程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據(jù)學(xué)生升學(xué)檔案內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)抄或者是錄入到單機(jī)計(jì)算機(jī)當(dāng)中，而后，在學(xué)生入學(xué)以后補(bǔ)充學(xué)籍表內(nèi)容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向?qū)W生征集新信息的內(nèi)容并補(bǔ)充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員就可以將招生庫(kù)中的信息導(dǎo)入到學(xué)生的基本信息中，后期工作可以利用學(xué)生主體性來(lái)完成。開(kāi)通學(xué)生權(quán)限，使其自主登錄到系統(tǒng)中，查看并核對(duì)其進(jìn)本信息，并在不同的學(xué)習(xí)階段更新或者補(bǔ)充相應(yīng)的資料信息。同時(shí)，相關(guān)的管理部門(mén)也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中學(xué)生的基本信息，并打印出學(xué)生需要的相關(guān)證件。

（二）成績(jī)信息管理一體化

學(xué)生成績(jī)信息涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，其中有平時(shí)成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)及重修成績(jī)等等，而且在學(xué)籍檔案管理工作中，成績(jī)管理是十分重要的部分。以往成績(jī)管理工作需要教師在校生花名冊(cè)中記錄平時(shí)成績(jī)，并且手工登記期末考試成績(jī)，而后將平時(shí)成績(jī)與卷面成績(jī)按照相應(yīng)的比例來(lái)計(jì)算出期末的總評(píng)成績(jī)，最終將成績(jī)冊(cè)交予教研室，將書(shū)面成績(jī)上報(bào)學(xué)籍科，管理工作人員將最終成績(jī)錄入。以上原有的成績(jī)整理方式需要任課教師根據(jù)具體的比例來(lái)這算分?jǐn)?shù)，并且在成績(jī)錄入的時(shí)候也很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，步驟較為復(fù)雜。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，管理部門(mén)僅需要在系統(tǒng)中輸入所需的課程名稱(chēng)與類(lèi)別、學(xué)生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評(píng)卷以后可以登錄系統(tǒng)，將學(xué)生的平時(shí)成績(jī)與卷面成績(jī)輸入進(jìn)去，這樣，系統(tǒng)就可以自動(dòng)地生成學(xué)生的總評(píng)成績(jī)，在核查后就能夠直接上報(bào)給學(xué)籍科。

（三）學(xué)籍資料統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享

按照教育部要求，應(yīng)貫徹并實(shí)行高校學(xué)生學(xué)籍信息的電子注冊(cè)，并把教育部信息管理平臺(tái)當(dāng)作重要的基礎(chǔ)，積極構(gòu)建高效網(wǎng)絡(luò)學(xué)生學(xué)籍管理統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)資源的共享。而對(duì)于學(xué)生來(lái)講，就能夠隨時(shí)查看自身考試的成績(jī)；對(duì)于學(xué)員的領(lǐng)導(dǎo)而言，能夠?qū)W(xué)生選擇選修課的數(shù)量及考查的成績(jī)進(jìn)行深入地了解，進(jìn)而達(dá)到課程優(yōu)化設(shè)置的目的；對(duì)于學(xué)校相關(guān)部門(mén)而言，則能夠?qū)W(xué)生學(xué)籍的異常情況進(jìn)行查詢(xún)，并將學(xué)生學(xué)習(xí)資料打印出來(lái)。最為重要的就是，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部還具備學(xué)生學(xué)歷學(xué)位證書(shū)管理功能，能夠有效地滿(mǎn)足社會(huì)各行業(yè)對(duì)學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷信息資料的驗(yàn)證需求。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)同教育部和教育廳信息管理平臺(tái)的連接，為上級(jí)部門(mén)掌握學(xué)生情況提供便利，更有利于調(diào)整并制定政策。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還需要實(shí)現(xiàn)資源的共享，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)籍管理工作的規(guī)范化與效率化。

四、學(xué)籍檔案管理人才資源創(chuàng)新

加快學(xué)籍管理工作人員的自身素質(zhì)建設(shè)，定期對(duì)學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)與教育，以培養(yǎng)其職業(yè)道德并提高業(yè)務(wù)水平。對(duì)先進(jìn)的教育政策、法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)與方法，了解學(xué)籍管理的特點(diǎn)，進(jìn)而不斷拓展自身知識(shí)面，提升實(shí)際運(yùn)用的能力與操作的水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細(xì)致，所以，需要學(xué)籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責(zé)任心。由此可見(jiàn)，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)的工作人員應(yīng)在長(zhǎng)期實(shí)踐中學(xué)習(xí)并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，時(shí)刻關(guān)注檔案管理的新技術(shù)與新動(dòng)態(tài)，找出新的規(guī)律，掌握學(xué)籍管理工作的發(fā)展方向，更好地開(kāi)展高校學(xué)籍檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡映君.芻議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界,2011(15):46～47.

[2]郭登權(quán).淺談高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].華人時(shí)刊（中旬刊）,2013(7):215～216.

（作者單位：內(nèi)蒙古錫林郭勒職業(yè)學(xué)院草畜學(xué)院）