檔案保管要素淺析

田　宇

?

檔案保管要素淺析

田宇

檔案保管工作是檔案管理工作中相對獨立的重要工作環節，關系著檔案的保存環境，決定著檔案的保存壽命。在實際工作中，應充分認識檔案保管工作的重要意義，熟悉并掌握檔案保管工作的任務要求、基本原則、危害因素等，優化保存方法，采取有針對性的防護措施，最大限度地延長檔案壽命。

檔案保管 檔案壽命 危害要素

檔案保管是檔案管理工作中相對獨立的重要工作環節。檔案保管關系著檔案的保存環境，決定著檔案的保存壽命。在實際工作中，存在著許多威脅檔案安全與壽命的有害因素，因此研究有害因素，優化保存方法，采取有針對性的防護措施，對延長檔案壽命，發揮其長久社會作用顯得尤為重要。

一、檔案保管的重要性

我國《檔案法》中明確規定，組織內的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本組織的檔案，做好檔案的日常管理工作，同時指出做好檔案保管工作是黨和國家賦予檔案機構的神圣職責。當前，檔案保管逐步趨向于科學性、技術性和專業性，已經發展成為一個專門的研究領域，即檔案技術學。作為科學管理的一項重要工作，檔案保管是根據檔案的制成材料，使用一定的設備和裝具，采取適當的措施和方法，妥善保存檔案，延長檔案壽命，從而使檔案信息實現最長遠的利用。檔案保管涉及三方面內容：一是靜態層面，即庫房內檔案的日常管理工作；二是動態層面，即檔案在流動過程中的安全保護；三是技術層面，即利用專門措施和方法，例如，采取復制、修補等專門技術處理，延長檔案壽命。

檔案保管的意義，從宏觀方面看決定著檔案事業的發展。保管質量的高低直接影響著檔案管理的工作水平。檔案保管是檔案管理工作的基礎，與檔案工作的各個環節有機相連、相輔相成、相互促進。檔案保管一旦離開其他工作環節孤立存在時，保管也就失去了其本身存在的價值。在實際工作中，檔案管理人員應當重視并掌握其他各個環節對檔案保管工作的促進與制約，加強在各個工作環節中的檔案保護措施。例如，檔案是由文件轉化而來的，文件信息的載體或書寫材料直接決定著檔案保存的耐久性，檔案部門有責任和義務對文件材料的載體和書寫材料提出要求，從而最大限度地延長需要永久保存的檔案壽命。檔案保管工作不能僅僅是“為了保管而保管”，其最終目的是檔案的利用，為各項工作提供依據。如果只是片面強調保護而忽視利用，保管工作就失去了其本身的意義。因此，有效的檔案保管應當為整個檔案工作的順利開展提供良好的物質基礎，能夠為檔案的整理、鑒定、統計、利用、編研等工作提供有利條件。反之，如果檔案得不到良好的保管，或者為了方便利用而破壞檔案，甚至直接損毀檔案，那么檔案的利用工作將會失去基礎支撐，檔案管理的其他工作環節將會受到致命打擊，從而給國家社會組織造成不可估量的損失。因此，檔案保管的各項制度措施、方法技術，都要既有利于檔案保護，又要滿足當前和長遠利用效率的最大化，這是檔案保管工作的出發點和評價標準。

從微觀方面看，檔案保管決定著檔案的壽命長短。檔案作為物質，其運動規律本質決定了檔案不可能永久保存下去，其壽命長短與檔案所處環境密切相關。如果保存環境適宜，保管方法得當，檔案壽命將會得到極大延長，能夠發揮長遠作用。反之保管環境惡劣、方法不得當，將會加速檔案的損毀，縮短檔案壽命，對利用者造成嚴重損失。隨著社會的進步、人類的發展，人類生存環境日益惡化，危害檔案壽命的影響因素也不斷增多，如酸污染、沙塵、有害氣體、電磁污染等等，這些都對檔案的保管工作提出了更高要求。因此加快檔案保管措施研究，采取有效方法保護檔案，勢在必行。

二、檔案保管的任務原則

檔案作為各種社會實踐活動的歷史記錄，需要將其內容和載體完好地保存下來，而檔案保管正是要有效避免檔案安全遭受社會和自然等因素的破壞。我國檔案工作最基本的原則是維護檔案完整與安全，方便社會各方面的利用。因此，檔案保管是實現檔案完整與安全的重要環節和直接手段，即通過了解掌握檔案的損毀規律，采用專門的技術措施手段，最大限度地減少和降低檔案的損毀率，延長檔案壽命，維護檔案的系統性和完整性，保證檔案安全。具體來說，檔案保管要實現防治檔案損壞、延長檔案壽命、維護檔案安全的作用。在實際工作中，檔案損壞是難以避免的，因此，需要采取必要的措施消除危害檔案安全的因素，最終實現延長檔案壽命的目的。所有保護措施和技術手段都應有利于檔案壽命的延長，應該避免為了消除某一種危害而對檔案進行處理，卻產生了新傷害的情況出現。要真正做到確保檔案安全，使檔案以一種物質存在的形態最大限度地留存下去，避免出現檔案丟失、泄密等情況，產生不良后果。

在實踐中，檔案保管應當堅持“以防為主，防治結合”的工作原則。預防檔案損壞，防止檔案丟失，防止人為或自然對檔案的污染和損毀；同時，對已經損壞的檔案進行治理，對破損檔案進行復制、修補。檔案保管原則中，“防”是首要任務，是主導，“治”是輔助措施，是補充。如果“防”的工作做得不夠充分，那么“治”的任務必然會成倍增長。然而，如果對已經損壞的檔案不加以治理，檔案就不能被充分利用，檔案損壞的程度和范圍將會持續擴大，最終直至全部損毀。因此，應該做到防治結合，在“防”的同時，做好“治”的工作，從真正意義上做到維護檔案的安全和完整。檔案保管要做到三方面：一是集中保管、綜合管理，便于檔案的開發利用；二是保管要科學、有序，按照保管期限、門類、載體分別編號，統一管理；三是以利用促保護，用保護為利用。

三、檔案壽命決定要素

影響檔案壽命的因素主要分為社會因素和自然因素。社會因素又稱人為因素，可以分為三類，即由于各種原因對特定檔案進行有計劃、有意識的破壞，使歷史情況無法實事求是地記錄下來；由于檔案工作人員以及利用檔案人員的疏忽大意、缺乏檔案知識或不按規章制度利用保管檔案，使檔案丟失損壞；人為造成的檔案材料老化和磨損。自然因素包括檔案材料本身的性質對檔案耐久性產生的影響，如載體材料、書寫材料、印刷材料等；檔案所處環境和庫房的條件。具體來說有十類自然影響因素。一是溫度危害。溫度過高容易破壞紙張纖維，加速其他有害因素的影響；而太低易使紙張變脆。二是濕度危害，即在特定溫度下空氣中水分子的含量。水分子含量過大，易使紙張纖維素水解，加速空氣中酸堿性物質危害，也容易促發生霉、生蟲。三是有害氣體危害，即空氣中的有害酸堿氣體。這些氣體會腐蝕檔案載體，加速檔案老化，造成材料變色褪色，甚至信息消失。四是光線危害。光照條件下，容易產生光氧化反應，即空氣中的氧會加速紙張纖維素的氧化速度。陽光和紫外光能夠破壞檔案載體結構，降低紙張、塑料等載體的強度，使之變脆甚至老化。五是蟲害危害。任何蟲害都可能對檔案造成致命的損害，蟲害造成的檔案損毀是無法挽回的，因此防蟲是檔案庫房的必要任務。六是灰塵危害。灰塵是具有不規則形狀、有棱角的固體雜質。灰塵附著在檔案上，在整理、保存、利用檔案等管理過程中，隨著紙張的翻閱、移動，灰塵會對紙張產生摩擦，使紙張和字跡遭受破壞。七是老鼠危害。老鼠對檔案的破壞更加嚴重，其啃噬的部分無法恢復，同時，老鼠的排泄物、食物殘渣也會污損檔案。八是真菌危害。真菌在繁殖過程中產生的有機酸會腐蝕載體，產生不易去除的色素，會導致檔案變色，字跡污損。同時，真菌分泌的酶能使紙張纖維素水解，損壞紙張纖維。九是火災危害。檔案庫房存放著大量的易燃物，一旦著火，必須使用滅火氣體滅火，嚴禁使用水或干粉滅火，否則會加速檔案的損毀。十是磁場危害。設備儀器產生的電磁場對磁記錄檔案危害明顯，檔案庫房防磁已經逐步成為檔案保管工作中的新課題。以上這些危害要素都嚴重影響著檔案的壽命，同時，各類危害要素之間可能會產生繼發效應，即一種危害要素產生的結果成為促使另一種危害發生的引線，因此應當給予充分重視。

檔案保管工作的質量在一定程度上體現了整個檔案管理工作的水平，在檔案事業發展中具有重要地位。因此，要充分認識檔案保管工作的重要性，熟悉掌握保管的各項制度規定、措施方法，有針對性地開展檔案保管危害防治，確保檔案資料的安全完整，使檔案充分發揮積極作用，為社會創造更多、更有價值的物質財富和精神財富。

［1］吳廣平，向陽.檔案工作實務［M］.北京:北京大學出版社，2013:197～201.

［2］李景仁，馮惠芬.對于我國檔案庫房溫濕度標準的探討［J］.檔案學通訊，1983（6）:42～46.

［3］姜莉，楊戰捷.檔案庫房環境研究［J］.中國檔案，2004（11）:28～29.

（作者單位：國家知識產權局機關服務中心）