淺談檔案管理工作

楊海平

?

淺談檔案管理工作

楊海平

近年來，隨著國民經濟發展，各種項目建設也出現穩步加快的局面，逐漸形成大量各種項目檔案，如何做好這些項目檔案的管理工作，是當前檔案工作面臨的重要問題。

項目檔案 管理 做法

檔案管理，亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理工作，是指科學的原則和方法管理檔案。它的基本內容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務。

檔案管理和資料管理是兩個概念，檔案是文件在實際使用價值消失后僅有憑證和參考價值，是資料的終端，而資料可以包括檔案，同時也可以使正在實際使用的文件。管理的范圍不同導致管理的方式方法也就不相同。檔案管理可以采用一般的檔案管理辦法，而資料管理更要求實際和靈活，所以要有一定寬泛性，不必像檔案管理的那么嚴謹。

一、充分認識檔案管理的內容、性質及其重要性

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

二、如何做好項目檔案管理工作

進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。本文從一個項目檔案管理者的角度，談一下如何做好項目檔案管理工作。

（1）加強對檔案工作的組織領導。成立檔案工作領導小組，建立案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

（2）加強建設項目檔案管理制度建設。俗話說“沒有規矩，難成方圓”。要想在檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

（3）加大檔案人才的培養，努力提高檔案人員的素質。面對經濟和科技的發展，檔案人員的素質必須提高，以業務素質提高為重點，對檔案專業知識進行學習，對現有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓，不斷拓寬知識面，加強與相關學科的學習，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能及一定外語水平.使檔案工作者能更好地為重點項目服務。

（4）加強檔案人員在工作中的監督指導。對正在建設的工程檔案加強過程管理，就是檔案管理人員在工程建設中，依據前期制定的標準對各參建單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作，進行定期監督、檢查、指導，針對工作中出現的問題及時處理解決，使檔案從形成到整理直到最后完成竣工檔案歸檔工作。應做到檔案收集工作與工程建設同步進行，及時做好工程檔案的過程管理工作。

（5）加快檔案管理現代化步伐時代在快速發展。按《檔案法》規定，“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。計算機技術的出現和普及給檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統的檔案保存及管理技術正面臨著挑戰。各級檔案部門聯合科技部門積極開展了檔案管理現代化的試驗工作。

檔案管理工作落實科學發展觀歸根到底要解決“兩個怎樣”為主題的問題：一是檔案工作怎樣為科學發展服務；二是檔案事業自身怎樣科學發展。因此，作為見證歷史、服務當代、傳承未來的高校檔案工作，就必須圍繞這一學習實踐的載體，樹立現代檔案工作者的新思維、新理念，才能取得檔案事業新的跨越式的發展。

［1］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎第三版［D］.北京:中國人民大學出版社.

［2］傅榮校著.檔案管理現代化［D］.浙江:浙江大學出版社. ［3］馮惠玲主編.電子文件管理教程［D］.北京:中國人民大學出版社.

（作者單位：湖北省襄陽市交通物流發展局）