做好辦公室文秘綜合管理工作的幾點思考

文/中國運載火箭技術研究院研究發展中心辦公室　 張超　史靜　王昊陽

做好辦公室文秘綜合管理工作的幾點思考

文/中國運載火箭技術研究院研究發展中心辦公室 張超史靜王昊陽

本文結合文秘工作實踐，論述了辦公室文秘綜合管理工作的體會和認識。

辦公室；文秘綜合管理工作；思考

從大學畢業以來，我們從一點一滴學起，在領導、同事的幫助下，不斷鉆研業務，不斷提升能力，從懵懂到熟悉，從熟悉到創新，一路走來，收獲頗多。結合這5年多的文秘綜合工作實踐，談幾點體會。

一、要做好建章立制，確保管理的規范化

不以規矩，難成方圓。建章立制是確保一個單位規范管理的前提，首先要建立科學有效的規章制度體系，為單位的發展保駕護航。在這個過程中，有三個環節要銜接好：一是制定規章制度要切合實際，實用、管用，發布制度前要充分征集各處室意見。二是規章制度的語言要簡明扼要，淺顯易懂，避免出現詞不達意的現象。三是要加強規章制度的宣貫，真正做到入腦、入心，否則制度只能是一紙空文。

因此，要確保一個單位良好運行，必須要建立一套“夠用、管用、好用”的規章制度，學習各項規章制度，熟練掌握各項業務流程，這樣才能在管理工作中做到得心應手，有的放矢。

二、要練就好文筆，確保公文作用充分發揮

公文是一個單位的臉面。公文的主要作用是總結工作、布置工作、傳達會議精神和領導指示要求，公文水平的高低影響到一個單位的形象，也影響到信息傳遞的有效性。文秘工作的核心是文字工作，主要是通過公文體現。因此，做好辦公室文秘工作，確保公文的規范化，對于做好上情下達有著至關重要的意義。

要充分發揮公文的作用，就必須要加強理論知識的學習，加強對上級文件、領導講話的學習、鉆研，與上級的要求保持步調一致。同時，要鍛煉過硬的寫作能力、較強的理解能力，制定標準和精細的工作模板示例，實現文件辦理規范、順暢、安全，文件內容簡明扼要，表達準確。

三、要做好細節管理，確保每項工作精益求精

細節決定成敗，天下事必做于細。文秘工作的核心是文字、文件和服務。文字工作要求精益求精，不能出現語法上的低級錯誤，不能出現政策上的錯誤，更不能出現思想上的錯誤，每一句話都要精雕細琢，才能以文傳意。文件傳閱也是一件細活，要做到閉環管理，從收到文件，到傳閱文件，到收回文件、銷毀文件或歸還文件，整個過程都要閉環，要做好文件的編號，進度跟蹤等細節上的工作。

要牢固樹立精細服務的理念，注重服務細節，突出服務效率，事事細致、處處細密，將難事辦妥、急事辦穩、雜事理清、繁事化簡，把各項工作做得細之又細、慎之又慎、精益求精。

四、要做好督察督辦，確保各級要求及時落實

要做好參謀助手。文秘工作的參謀作用主要體現在傳遞文件、做好會議紀要、督辦待辦事項方面。中心領導每天都會處理大量的文件，解決各類問題，作為辦公室文秘工作人員要把好第一道關，首先要把好文件的篩選關，中心的紙質文件來源有三個途徑，一是通過傳真機接收的文件，二是通過院辦機要處轉來的上級或兄弟單位文件，三是本部各部門直接加蓋公章后由綜合秘書送到中心的文件。其中，通過傳真機接收的文件要經過甄別，有相當多的文件是一些社會組織或團體發過來的會議邀請函、購買刊物的函件等，對于這類文件應直接做銷毀處理。

其次，做好會議紀要也十分關鍵，尤其是每周一召開的中心例會、各類總結會等，必須要及時將領導的要求高度提煉后在會議紀要中體現出來，并及時將會議紀要，特別是會上布置的待辦事項，傳達到中心每一位員工。必須在會議紀要中明確好時間節點和完成標志，并及時跟蹤督辦落實，確保上級要求和領導指示精神得到迅速落實。

五、要做好謀劃溝通，確保各項工作和諧高效

凡事預則立，不預則廢。做任何一項工作都必須要提前策劃安排，合理布局，要根據任務的重要性、工作的輕重緩急、時間長短，合理制定工作計劃，要牢固樹立超前理念，凡事超前準備、超前安排、超前謀劃，做到情況提前掌握，工作提前部署，提前介入，把控過程中的每一個節點，確保組織目標的實現。

每一項工作都要同人打交道，溝通就顯得至關重要，要有大局意識。做工作若溝通充分，肯定做得既正確又高效，反之，必然效果不佳。因此，要加大內外溝通力度，在“早”字上爭主動，在“細”字上下功夫，妥善處理和解決好各種復雜事項，保證各項工作有序推進和高效落實。

要當好“總調度員”和“總服務員”，充分發揮“橋梁紐帶”作用，在服務全局、協調各方上，做到總攬不包攬、協調不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝結群力、發揮群智，時刻保持任勞任怨的心態，在和諧融洽的氛圍中推動各項工作。

六、要做好身心管理，確保具備良好身心素質

身體是革命的本錢。這句話聽起來俗套，但是非常切合實際。辦公室工作任務繁重，工作關系錯綜復雜，只有具備良好的身體素質和心理素質才能從容應對繁雜的腦力、體力勞動和控制、調節個人的情緒。要做到急事求“快”，快而不亂，緩事求“穩”，穩而不拖，在任何工作中做到從容不迫，游刃有余。

在工作中要始終保持滿腔熱忱的敬業精神和堅忍不拔的意志，要有飽滿的工作熱情。始終保持樂觀向上的心態，能正視困難和挑戰，面對挫折絕不低頭，要經得住批評，受得了委屈，要學會控制和調節自己的情緒。始終保持積極進取的態度，待人要謙和尊敬。

最后，我以幾句話作為結語，同大家分享幾點我在日常工作中積累的心得：做文秘工作一定要有大局意識，補好臺；要有包容意識，不急功；要有戰略眼光，不計較；要有謀劃能力，打硬仗；要有大將風范，促和諧。