對歷史負責 為現在服務 替未來著想——項目檔案驗收工作有感

文/中國電子科技集團公司第五十研究所　顧曉穎

對歷史負責 為現在服務 替未來著想——項目檔案驗收工作有感

文/中國電子科技集團公司第五十研究所顧曉穎

2015年9月份，我所迎來了兩個固定資產投資項目的檔案驗收，在領導的重視與檔案工作人員的努力下最終順利通過驗收。檔案驗收工作是固定資產投資項目管理的重要環節，且驗收要求也越來越嚴格。筆者作為固定資產檔案管理的新手，從最初的手足無措到現在的從容應對，經歷了很多階段的學習與思考。

項目檔案； 驗收；建設項目；工作效率

一、制度建設是工作的指引

根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規范》，結合我所實際情況，制定了《五十所軍工固定資產投資項目檔案管理辦法》，明確了項目檔案的管理職責及管理要求。009和012兩個項目建設過程中，在檔案部門的指導下，技改辦、計量中心、工程科同步開展了儀器、設備、軟件、基建等檔案的收集和整理立卷歸檔工作。

項目檔案的收集、整理、立卷歸檔分為綜合類、基建工程類、設備儀器軟件三大類，針對每一類檔案的不同特性,劃分了收集范圍與保管期限，并制定了《五十所基本建設項目檔案管理實施細則》和《五十所設備儀器檔案管理實施細則》，保證了項目檔案的準確性和系統性，并根據集團公司要求，修訂了《五十所檔案分類編號方法》，類目設置科學合理。

二、細化流程是提高效率的保障

根據已經制定的制度，項目檔案管理流程環環相扣，從檔案的收集、整理、組卷到編目、裝訂、裝盒，每一個環節的要求都有據可循，大大提高了兼職檔案員的工作效率。在009項目中，新所區的生產研發樓是項目建設的重點，也是項目檔案驗收的重中之重，由于新建樓房屬于建安工程，且工期緊張，對于我所來說是個巨大的挑戰，檔案工作更是如此，基建工程的管理流程非常復雜，勢必造成基建工程文件收集的復雜性。檔案員在不同階段有不同的收集要求，工程準備階段、施工、監理階段、竣工階段都必須保證文件的齊全完整，根據專業的不同，還要對樁基、土建、安裝等不同的文件進行分類組卷，工作量之大可想而知。制度的制定及流程的細化很好地指導工程檔案員的收集工作，在項目開始簽訂合同時，就在合同中注明工程各個階段需要收集的檔案，以提高施工單位及監理單位對檔案的重視程度。

012項目的重點是設備儀器，對檔案員來說，大型設備及精密儀器檔案的收集完整程度顯得格外重要，如果資料收集不全，今后設備儀器的維修及保養將無據可尋。制度及嚴格的流程要求設備儀器開箱時檔案員必須到場，嚴格清點開箱材料，對照合同中的條款及裝箱單一份份地對照相應資料，保證檔案收集的完整性。

項目綜合管理文件的收集也是全過程的，如項目建議書、可行性研究報告的請示與批復、初步設計的請示與批復、項目投資計劃、三同時文件、竣工驗收的批復等，都是項目建設的依據，這些文件在財務審計及最后的現場竣工驗收中起著至關重要的作用，在注意收集整理的同時，這些文件的密級都很高，還要注意密級文件的保存。

在這兩個項目的建設過程中，各業務部門檔案員兢兢業業，對照收集范圍及整理要求，細致認真地做好每一項工作，有時還需加班加點趕進度，大家都抱著既然是工作就必須認真、負責、仔細完成的信念，為我所的檔案工作貢獻力量。

三、迎接檔案驗收認真整改遺留問題

9月下旬，我所終于迎來兩個項目的檔案驗收，這是集團在技改項目檔案驗收中第一次實行打分制，各位專家在聽取項目檔案匯報后進行了現場審查，核驗了生產研發樓及所內新增的大型設備儀器，在檔案室審閱了檔案的基礎管理工作，隨后就開始兩個項目檔案的審查工作。009項目共形成檔案案卷94卷，888件。012項目共形成檔案案卷71卷，1281件，各位專家在肯定了我單位檔案工作進步的同時，也指出了很多不足之處。

項目檔案驗收后，相關業務部門一同討論了驗收過程中的不足之處，根據每一條扣分點制定整改措施。對于我來說，每一次的檢查都是學習的機會，大家集思廣益，有時候把固定的思想模式打破，便豁然開朗了。

檔案管理是一項基礎性管理工作，它看似瑣碎平凡，但在一代代檔案人的努力下，留給后人的是一個真實可信的世界，對于一個單位來說，檔案的價值不言而喻，它反映了這個單位的歷史，見證了這個單位的發展軌跡，無論歲月如何變遷，只要檔案還在，我們便能追根溯源，它是歷史、現實與未來的紐帶，帶給我們無限的啟示與思考。

作為一名檔案人，我將繼承前輩們的精神，在平凡的崗位中默默奉獻自己的力量，在檔案工作中不斷地學習與探索，爭取學到更多，獲得更大的進步。

[1]朱海群.七六所國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收機構資質[J].機電兵船檔案,2007(4).

[2]周艷.固定資產投資項目檔案管理質量控制策略[J].機電兵船檔案,2007(01).

[3]盧東.對固定資產投資項目檔案驗收工作的思考[J].經營管理者,2009(09).