大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用

文/龍口市檔案局　王耀波

大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用

文/龍口市檔案局王耀波

本文論述了大數據環境中企業信息化管理的主要內容，以及大數據環境中文書檔案信息化利用分析。

大數據環境；企業文書檔案；信息化管理；利用

大數據環境中企業的文書檔案管理對于企業健康發展具有重要作用，企業文書檔案，主要是指企業各種管理活動中形成的具有一定價值的信息。信息化發展過程中，不論政府或者企業個人都可以通過信息化技術進行檔案管理工作，這種通過計算機技術的信息管理模式，相比傳統檔案管理具有眾多優勢，不但存儲量大，而且信息瀏覽快捷。本文主要對大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用進行分析。

一、大數據概述

所謂大數據，是指伴隨人類的網絡行為產生的具有真實意義的數據。其中，大數據中包含著巨大的商機。由于互聯網的普及，網絡技術被運用到生活的方方面面，各種數據量激增。在網絡運用過程中產生的難以處理加工的數據就簡稱為大數據。隨著網絡技術的廣泛應用，一些用戶通過相關軟件可以對文件進行查詢、下載獲取、數據管理或者加工處理等。信息化技術不斷發展的今天，誰掌握了信息數據就具有占領商機主動權，由此數據資產保護日益成為人們的共識。通常而言，掌握大數據，不只是意味著掌握龐大數據源，而且意味著對相關有價值數據進行挖掘和處理。當前，數據體量不斷增加，因此，大數據逐漸成為人們生產生活中不可缺少的東西，伴隨著企業信息檔案管理建設速度的不斷增加，企業文書檔案管理逐漸成為大數據信息管理重要部分。

二、大數據環境中企業信息化管理主要內容分析

大數據環境中企業信息化管理對于企業經濟效益以及社會效益提高具有十分重要的意義，其中主要包括兩個方面的內容，數字化管理以及網絡化管理，通過信息化管理，有效利用信息資源，促使企業實現可持續的、健康的發展。

（一）數字化管理。傳統企業文書檔案管理，主要采用紙質作為信息載體，并且對信息進行必要記錄。傳統的企業文書檔案管理中，錄入員需要錄入大量數據，不但工作十分繁瑣枯燥，而且勞動強度比較大。此外，由于錄入信息量很大，不但容易出現各種錯誤，而且用戶查詢信息也比較困難。此外，檔案管理需要配置大量庫房進行資料存放。然而，通過大數據信息化管理模式，載體為電子計算機，在計算機的方式下進行信息管理工作，不但節省人力、物力、財力，而且極大提高工作效率以及降低勞動強度。其中，大數據環境中的企業文書檔案管理工作顯著特點是可以將紙質檔案轉化成為數字檔案，建立數字信息化檔案系統。

（二）網絡化管理。文書檔案經過計算機處理轉化之后，需要采用網絡技術對信息檔案進行必要管理。計算機聯網之后，經過相關處理，數據可以形成不同層次、不同地域、不同范圍以及不同類型的數據，這種經過處理細分后的數據，極大方便了用戶查詢數據，在數據查詢過程中，節約了用戶時間。企業通過網絡化管理信息檔案，有利于用戶查詢快捷以及信息資源共享。對于企業發展具有重要意義，此外，企業文書檔案網絡功能包括以下幾個方面：網絡檢索、網絡分類、網絡隔離、網絡借閱以及網絡復制等。

三、大數據環境中文書檔案信息化利用分析

隨著經濟的快速發展以及信息化技術的不斷進步，信息技術為企業帶來更大挑戰以及機遇。其中，大數據環境中的企業文書檔案信息化管理，對于維持企業競爭優勢以及促進企業健康發展具有重要作用。相關人員應當加強對企業文書檔案信息化管理的研究力度，并且切實做好相關信息化管理工作。不但提高信息檔案管理的利用效率，而且促使檔案更為科學、完整，對于整個企業發展具有重要意義。現在主要對大數據環境中企業文書檔案的信息化管理的利用方面進行分析。利用信息化技術，不但方便用戶，而且促進企業發展。

其中，文書檔案最為主要的目的是提供有價值的信息給用戶，文書檔案一般記錄企業創立到當前的各項經濟活動，比如財務管理、管理制度、人事管理以及科研成果等。文書檔案主要保留這些具有一定意義以及價值的文書信息。因此，企業文書檔案對于企業以后決策以及發展具有一定參考價值。文書檔案實現檔案化管理，為客戶提供檔案服務。這種建立文書檔案，并為用戶提供功能齊全服務的方式，是大數據環境檔案信息化的重要表現形式之一。此外，通過現代化信息技術，不但節省企業人力、財力以及物力投入，而且方便了用戶資料復制、檢索、查閱等。

三、結語

綜上所述，本文主要對大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用進行分析，其中，大數據環境中企業信息化管理主要內容包括數字化管理以及網絡化管理。企業文書檔案信息化管理不但提高企業經濟效益，節省檔案管理費用以及提高管理水平，而且方便用戶資料檢索、復制以及文件下載等。

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