試論辦公室秘書工作的“五心”要求

文/福建省婦幼保健院　陳靜

試論辦公室秘書工作的“五心”要求

文/福建省婦幼保健院陳靜

辦公室秘書在日常工作中主要承擔單位信息傳遞、文件收發、文稿起草、會議布置、事務安排等“三辦”工作，俗稱辦文、辦會、辦事，是領導身邊的助手，其工作素質和能力與部門的整體發展緊密聯系。本文為作者在十幾年的秘書工作經歷中，總結出有關秘書工作需要具備的“五心”要求。

辦公室；秘書；工作；要求

秘書工作是一個小到燒水、倒茶、復印，中到辦文、辦會、辦事，大到收集調研素材、提交文章報告、輔助領導決策的全面型、多面手的工作。秘書職責的履行好壞，與一個部門、一個單位行政事務的有序開展息息相關，是一個表面上看似“微不足道”，實際上發揮“不可或缺”作用的兼具技術性和專業性的重要崗位。我認為，作為一個合格的秘書，應當具有“五心”標準：

一是“關心”。秘書要有“身在兵位，胸為帥謀”的準確定位，要認真收集、過濾、整理在日常工作中接收的文件、資料和信息，做到去偽存真，去粗取精，了解行業在一定時期內的工作熱點、重點和要點，以此作為衡量“三辦”事務的輕重緩急標準。秘書要做領導身邊的“隱形人”，在陪同領導參會、聽取領導講話、接待上級來訪的過程中，了解有關領導對相關工作的看法、想法與思路，要定期整理、總結領導在會議中的講話內容，作為今后有關工作匯報的原始素材和資料，這樣寫出來的報告，就帶有領導自身的“思想”，更能貼合領導的需求，而不是簡單從網上摘抄、復制或者從與之不相關的工作材料中剪切出來，顯得文不對題、詞不達意。

二是“用心”。秘書要用“心”做事，這里體現在把領導的事當作自己的事，想領導之所想，急領導之所急，把被動工作轉化成為主動服務，要做領導的好幫手、好助手。譬如在什么時間內該完成什么樣的工作，細化分解到什么程度，落實進展到哪個步驟，達到何種目標效果等等，都應及時向領導請示、匯報、反饋，讓領導通過你這扇“窗口”，掌握到工作有關的關鍵信息，提前做好問題預判分析，運籌帷幄全局。同時，還要通過對外溝通協調事務，掌握了解有關部門的工作重點，記錄有實際意義的線索和信息，既有利于學習積累專業以外的知識，也能夠在組織相關材料時，融入更專業的術語和表達，是日常不斷學習、積累、完善的過程。

三是“細心”。作為秘書，要對領導的習慣、愛好和工作風格有所區分和記錄，要因人而異，要依據情勢的變化而變化，不要出現服務工作中丟三落四、張冠李戴等低級錯誤。而在文稿書寫、校核以及PPT制作過程中，小至一個字、一個標點，都要細心推敲，都要反復瀏覽，絕不能抱有僥幸，更不能自我滿足，要把體現秘書崗位嚴謹性的“細心”兩字時刻放在心上，不要因為微小的關鍵錯誤而導致功虧一簣。

四是“耐心”。秘書應該要具備能動能靜的素質，既要會外聯協調，也要能夠沉下心來，在看似一成不變的日常工作中，及時總結、回顧、發現工作中的亮點和創新點，并定期收集、歸納、匯總，以便在今后的材料書寫時，可以從信息收集的“籃子”中將有用的信息拾起來、用起來，讓文章活起來。還有一種耐心，指的是能夠靜下心來，認真學習，用平靜平常的心態去面對工作中的困難也好、挑戰也罷，不能輕言放棄，更不能急功急利、患得患失，要厚積薄發。

五是“愛心”。秘書應當具有博愛之心，要敬愛領導、互愛同事、關愛下屬。對于醫院、學校等服務性行業來說，還要從內心去愛我們的服務對象：患者、學生等等。通過秘書服務的一個點，與各部門各單位形成多個點、多條線，從而織成一面網將工作輻射到各個服務對象中，實現面面俱到，傳遞對他們的愛。

總之，秘書工作是一項看似局部，卻影響整體的全面性工作，在工作中要多聞、多問、多思、多寫、多做、少說，要有甘于人后、默默無聞、耐得住寂寞的職業特質，要有不畏困難、敢于擔當、不計較得失的職業精神，要在崗位中處理好局部和全局、當前和長遠、重點和非重點的關系，要做好領導的“身邊人”，用“五心”標準服務好工作大局。