科研項(xiàng)目檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合與利用

文/中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院第一研究所　李琦

科研項(xiàng)目檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合與利用

文/中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院第一研究所李琦

在科研項(xiàng)目檔案管理中，電子檔案和紙質(zhì)檔案都屬于其中的重要組成部分。兩者各有優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也存在不同之處，本文擬從兩種不同形式的檔案的整合與利用方面展開闡述。

科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來越多。科研項(xiàng)目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。

在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會(huì)交流與國(guó)際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯而易見，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量大、儲(chǔ)存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對(duì)于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對(duì)科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲(chǔ)存難度大，因其對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會(huì)造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會(huì)對(duì)科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會(huì)間接影響到科研項(xiàng)目的成果。

總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲(chǔ)地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲(chǔ)存所需信息，存儲(chǔ)量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存相關(guān)信息，不會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會(huì)，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲(chǔ)存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲(chǔ)存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲(chǔ)存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲(chǔ)信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。科研項(xiàng)目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號(hào)就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡(jiǎn)明地表現(xiàn)出其簡(jiǎn)單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對(duì)其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將長(zhǎng)期共存共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢(shì)，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用。科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。

電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對(duì)檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對(duì)于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢(shì)不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚ЯΓ朔矫娌豢商娲膬?yōu)勢(shì)要加以保留。將兩者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢(shì)，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。

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