試論軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)

文/中國(guó)北方車輛研究所　姚從光　王洪梅　楊淑梅　崔立紅

試論軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)

文/中國(guó)北方車輛研究所姚從光王洪梅楊淑梅崔立紅

本文分析目前軍工研究所項(xiàng)目檔案面臨的挑戰(zhàn)，提出項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的指導(dǎo)原則，并進(jìn)一步探討項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的內(nèi)容。

項(xiàng)目檔案；檔案信息化；組織機(jī)構(gòu)

隨著國(guó)家對(duì)軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大，對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的要求也越來越嚴(yán)格，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）驗(yàn)收作為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，其管理體系日益受到關(guān)注，如何有效地提高項(xiàng)目檔案管理水平，順利完成項(xiàng)目竣工驗(yàn)收任務(wù)，是理論與實(shí)踐亟待解決的問題。

一、 軍工研究所項(xiàng)目檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的嚴(yán)格要求。早在2007年國(guó)防科工局就下發(fā)《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收組織、驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收要求提出了具體指導(dǎo)意見。隨著國(guó)家對(duì)軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大，對(duì)項(xiàng)目檔案的管理和驗(yàn)收要求也越來越嚴(yán)格。2013年國(guó)防科工局下發(fā)《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》，明確規(guī)定“項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收應(yīng)完成項(xiàng)目檔案單項(xiàng)驗(yàn)收”，并指定項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)其所屬單位項(xiàng)目檔案單項(xiàng)驗(yàn)收工作。隨后各軍工集團(tuán)也出臺(tái)相應(yīng)規(guī)定，進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。如中國(guó)兵器工業(yè)集團(tuán)于2014年印發(fā)《中國(guó)兵器工業(yè)集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分細(xì)則》，作為項(xiàng)目檔案歸檔與驗(yàn)收量化標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，該細(xì)則從項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)管理、項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、項(xiàng)目檔案的保管與利用和檔案驗(yàn)收工作6個(gè)方面提出了量化評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。

（二） 軍工研究所傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理模式已經(jīng)落后。軍工研究所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目具有建設(shè)周期長(zhǎng)、投資金額大、涉及單位多、參與人員廣、專業(yè)技術(shù)跨度大等特點(diǎn)，批復(fù)周期之長(zhǎng)可達(dá)48個(gè)月，項(xiàng)目從資金計(jì)劃下達(dá)到竣工，需要完成數(shù)百套國(guó)內(nèi)外設(shè)備及軟件的訂購(gòu)與安裝，同時(shí)也需要完成大量的基建工程建設(shè)，涉及部門往往包括軍工研究所所有技術(shù)部門、信息安全部門及若干機(jī)關(guān)單位部門。此外，隨著軍工研究所信息化水平的提高，OA辦公系統(tǒng)、固定資產(chǎn)投資系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等一批管理軟件陸續(xù)建立，項(xiàng)目檔案的信息化管理水平也亟待提高。

（三）傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理體系已不適應(yīng)軍工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多軍工研究所正進(jìn)入向精益化、信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)階段，項(xiàng)目檔案的管理體系建設(shè)也要及時(shí)跟上軍工研究所的發(fā)展步伐。項(xiàng)目檔案的管理需要大多數(shù)部門的參與，項(xiàng)目檔案管理部門需要通過實(shí)用高效的管理體系，明確每個(gè)人在項(xiàng)目檔案管理中的責(zé)任、工作內(nèi)容及目標(biāo)，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，逐步推進(jìn)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理的建設(shè)步伐。軍工研究所很多項(xiàng)業(yè)務(wù)，都或多或少與項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián)，因此改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成，才能更好地服務(wù)于軍工研究所主營(yíng)業(yè)務(wù)。

二、軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的指導(dǎo)原則

軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的最終目標(biāo)為高質(zhì)量通過國(guó)防科工局項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須保證項(xiàng)目檔案管理的高效有序，并通過信息化技術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)設(shè)置、制度約束、激勵(lì)評(píng)價(jià)、溝通交流等手段，對(duì)項(xiàng)目檔案管理全過程進(jìn)行有效控制。具體指導(dǎo)原則是：

（一）加強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)。項(xiàng)目檔案管理涉及到方方面面，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須各層級(jí)各部門集成推進(jìn)，成立項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，共同建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新體系。

（二）完善相應(yīng)的制度建設(shè)。要緊密結(jié)合研究所機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，全方位、多角度對(duì)項(xiàng)目檔案管理形成約束機(jī)制，有力保障項(xiàng)目檔案管理體系的作用。

（三）融入信息化建設(shè)。只有以信息化為手段，使目標(biāo)管理與過程控制相結(jié)合，加強(qiáng)階段性檢查，才能確保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（四）創(chuàng)建激勵(lì)機(jī)制。應(yīng)該充分調(diào)動(dòng)研究所各技術(shù)部門、機(jī)關(guān)人員的積極性和創(chuàng)造力，多方面促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理。

（五）打通溝通交流通道。通過參加項(xiàng)目主管部門例會(huì)，參加項(xiàng)目設(shè)備到貨驗(yàn)收、終驗(yàn)收會(huì)議，不定期走訪項(xiàng)目實(shí)施部門，增進(jìn)項(xiàng)目了解，掌握項(xiàng)目資料情況。

三、軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的內(nèi)容

軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)主要內(nèi)容可概括為：組織機(jī)構(gòu)建設(shè)、信息化建設(shè)、管理機(jī)制建設(shè)、激勵(lì)評(píng)價(jià)體系建設(shè)、協(xié)調(diào)交流機(jī)制建設(shè)。

（一）組織機(jī)構(gòu)建設(shè)。為建立健全軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系，形成“統(tǒng)一管理，分工負(fù)責(zé)”的檔案管理體制，維護(hù)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，軍工研究所應(yīng)該成立項(xiàng)目檔案工作組織機(jī)構(gòu)，由分管檔案工作的副所長(zhǎng)擔(dān)任檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組主任，各部門領(lǐng)導(dǎo)作為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，主要職責(zé)是貫徹國(guó)家和上級(jí)部門有關(guān)項(xiàng)目檔案工作的制度和規(guī)范，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)以及重要問題的決策，負(fù)責(zé)對(duì)各單位項(xiàng)目檔案工作日常管理、整改落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)審、評(píng)比和獎(jiǎng)勵(lì)。這樣項(xiàng)目檔案管理工作有了強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，保障軍工研究所項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力以及資金、人員、管理等順利落實(shí)。

（二）信息化建設(shè)。以信息化手段為支撐，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理及歸檔流程。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的過程管理與控制，必須在管理手段上有所創(chuàng)新，為此應(yīng)將項(xiàng)目檔案的管理納入軍工研究所檔案管理軟件中，并和項(xiàng)目主管部門的管理軟件深度融合，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息資源的全周期管控。以某軍工研究所為例，該研究所項(xiàng)目檔案的管理融入新上線的數(shù)字檔案館軟件中，并與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)做了接口，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案資料的在線歸檔。通過該接口，各類項(xiàng)目文檔簽署完成后，即可發(fā)起歸檔申請(qǐng)。同時(shí)在即將上線的檔案門戶網(wǎng)站上預(yù)置了項(xiàng)目檔案入口，通過創(chuàng)建項(xiàng)目檔案門戶的方式，為項(xiàng)目參與各方提供一個(gè)高效率信息交流和共同工作的環(huán)境。

（三）管理機(jī)制建設(shè)。將項(xiàng)目檔案工作要求納入項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施計(jì)劃，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理。各部門在簽訂項(xiàng)目建設(shè)合同時(shí)，必須將項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求納入合同條款，以明確責(zé)任。簽訂基建項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確需要提交的項(xiàng)目文件材料范圍、份數(shù)，以及整理要求和歸檔責(zé)任。簽訂設(shè)備儀器研制或外購(gòu)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。設(shè)立專（兼）職項(xiàng)目檔案人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前管理類、基建類、設(shè)備儀器前期文件材料等項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項(xiàng)目勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。

（四）激勵(lì)評(píng)價(jià)體系建設(shè)。成立考核機(jī)構(gòu)，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及個(gè)人的檔案資料移交情況進(jìn)行定期化、制度化考核，執(zhí)行激勵(lì)與處罰。考核標(biāo)準(zhǔn)主要包括項(xiàng)目檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)情況、歸檔項(xiàng)目檔案的完整性、規(guī)范性、及時(shí)性，對(duì)項(xiàng)目檔案情況的熟悉程度等，同時(shí)給兼職檔案員發(fā)放一定津貼，提高各實(shí)施部門和個(gè)人參與項(xiàng)目檔案工作的積極性。建立短期激勵(lì)體制和長(zhǎng)期激勵(lì)體制，短期激勵(lì)是在每年年底評(píng)選出優(yōu)秀兼職檔案員、優(yōu)秀固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目先進(jìn)單位和個(gè)人，長(zhǎng)期激勵(lì)體制是在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后，組織評(píng)選項(xiàng)目先進(jìn)單位與個(gè)人，以激發(fā)項(xiàng)目檔案工作參與者的積極性與主動(dòng)性。

（五）協(xié)調(diào)交流機(jī)制建設(shè)。項(xiàng)目檔案管理部門積極參加軍工固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目例會(huì)。及時(shí)掌握各實(shí)施部門的工作進(jìn)度，并將近期項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，參會(huì)人員集思廣益，對(duì)項(xiàng)目檔案的管理提合理意見或建議。在參加項(xiàng)目例會(huì)的同時(shí)，綜合檔案館常以走訪形式或開驗(yàn)收會(huì)的方式到各實(shí)施部門溝通交流，召開部門工作會(huì)議，了解項(xiàng)目檔案工作中遇到的問題，并根據(jù)各部門遇到的具體問題具體分析，為項(xiàng)目實(shí)施部門排憂解難，共同促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作的進(jìn)步。

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