城鄉建設業務檔案兩級管理探討

文/合肥水泥研究設計院　李娜

城鄉建設業務檔案兩級管理探討

文/合肥水泥研究設計院李娜

各級城建部門對構成城鄉建設業務檔案主體的檔案采取的管理模式各不相同，本文著重介紹了對城鄉建設業務檔案采取的兩級管理模式。

管理；檔案；業務

我國地（州、市)、縣（市、區）級城鄉建設工作機構承擔著城鄉建設任務，在開展城鄉設計、樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設中，形成了大量的業務技術檔案。從新疆博爾塔拉蒙古自治州博樂市來看，各級城建部門對這部分本應構成城鄉建設業務檔案主體的檔案采取的管理模式各不相同，有的是采用科存檔案館(室)存目錄，有的則分散在科室，或由固定人員管理，或分散在個人手中。

一、城鄉建設業務檔案兩級管理的原則

城鄉建設業務檔案兩級管理是指在城建單位檔案工作管理委員會的統一領導下，將城建單位形成的技術檔案分為館級、科級兩級管理。

（一）將城建單位業務檔案納入館級檔案工作管理體系。同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應接受館級檔案工作管理委員會的統一領導，由館級檔案室負責具體組織實施。

（二）將業務檔案分為館科兩級。對業務活動中形成的大量城鄉設計、建筑、管網、道路、園林、河渠等工程檔案分別為館級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

（三）館級業務檔案管理。凡劃歸的館級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，定期向館檔案室歸檔，交由館檔案室統一保管和提供利用。

（四）科級業務檔案管理。凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收集、整理、立卷，并負責保管和提供利用。

二、館科兩級檔案范圍的確定

館級動物防疫業務檔案的劃分及范圍。在確定館級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為館級檔案，以確保館存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，館級業務檔案的范圍有以下幾個方面：1.業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、技術報告、編制說明及驗證報告等。2.年度或跨年度的城鄉設計、樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設等。3.年度或跨年度的總結城鄉設計、樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設分析。4.樓房建筑、拆遷安置、管網、道路、園林、河渠等工程建設調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

三、兩級管理的實施

（一）建立健全檔案工作網絡。兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是檔案兩級管理的組織保障。建立檔案工作網絡即在館一級設立由主管館長牽頭、各科主任參加的全館檔案工作管理委員會，負責全館包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。館綜合檔案室則依據館檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理館級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各科設兼職檔案員，在館檔案室的指導下進行館級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序地管理。

（二）建立切合實際的城鄉建設業務檔案管理制度。對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定動物防疫業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，館檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科館級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同館級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分。第三，嚴格科級檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

（三）加強對兼職檔案員的培訓和指導。各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。

（四）推行責任制，加強考核。各級檔案館在推行工作目標責任制時，應將業務檔案的立卷歸檔也明確列入管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與績效獎掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應將城鄉設計、建筑、管網、道路、園林、河渠工程等業務材料的歸檔列入全館業務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業務檔案的收集歸檔。

綜上所述，將城鄉建設業務檔案實行兩級管理，是檔案館貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合城鄉建設業務工作的特點和需要，隨著城鄉建設業務檔案管理實踐的發展，它將會更加完善，一定會為各級檔案館業務工作的開展發揮重要作用。

[1]曹晶.檔案信息化管理措施[J].中國管理信息化. 2016(14).

[2]李凌燕.檔案管理信息化的現狀、困境及出路[J].辦公室業務. 2016(10).