教育改革對高校文秘人員的素質要求

文/成都大學 王雁南

教育改革對高校文秘人員的素質要求

文/成都大學 王雁南

教育改革要求高校文秘人員具備強大的綜合能力與素質。要適應高校文秘工作，更好地為領導、部門同事以及廣大師生服務，文秘工作者需具備高尚的職業道德修養以及扎實的專業技能。

高校；文秘人員；職業道德；專業技能

高校文秘工作是高校辦公室管理工作中的一部分。在傳統上，主要負責文書工作，即文書的撰寫、處理和保管、隨著高校教育改革的提出和深入，新常態與改革創新的指導思想已逐步滲透至高校教育與行政的方方面面，與我國經濟、政治、文化、社會、生態等各領域所呈現出的全方位新常態相適應。高校文秘工作已不再歸為單純文件整理或端茶遞水的刻板工作性質，而是創新型、智慧型的工作；是內參與管理助手，是一個內涵豐富的概念，具有高度的綜合性，在本質上是綜合輔助管理工作。

一、高校文秘人員應具備的職業道德

職業道德“就是指人們在一定的職業活動中所形成和遵循的，具有自身職業特征的道德規范以及與之相適應的道德觀念、情操和品質”。具體體現在以下幾個方面：

（一）服務意識。文秘人員應隨時隨地牢固樹立服務意識，在新形勢、新要求下，要不畏壓力，重事業、輕得失、講奉獻，做到服務領導、部門、廣大師生。

（二）保密意識。秘書工作會涉及大量秘密。“第一類是國家秘密，一旦泄露，會給國家的安全和利益造成重大損失；第二類是商業技術秘密，一旦泄露，會給當事人造成一定經濟損失；第三類屬于領導系統內部不宜公開或者暫時不公開的事項，如正在醞釀而尚未確定的干部任免事項，領導人之間的意見分歧等。這類秘密一旦泄露，往往給領導工作造成極大的被動。”

在信息網絡時代，數據共享為文秘工作帶來了極大的便捷性，但與此同時，也存在信息泄露的風險。所以在處理文件傳遞時需注意私密性，在條件允許的情況下，應設立機要室和獨立網絡，配備專人專職管理。存儲工具應具有專屬性，不可與公開文件的存儲工具混淆。涉密文件的影印亦不可與一般文件產生交叉，包括所使用的硒鼓等配件不可隨意丟棄，需開設專門通道作廢棄處理。

（三）創新意識。創新從大的方面來講，是一個國家和民族解決自身生存，發展問題能力大小的最客觀和最重要的標志。它激發人的主體性、能動性、創造性的進一步發揮。從而使人自身的內涵獲得極大豐富和擴展。世界日新月異地改變，沒有創造力將找不到新路。對于高校文秘工作而言，創造力不僅是會整理文件，會寫發言稿件，更是發現問題，解決問題，并且積極改變環境的能力。尋求自我發展而不被淘汰的獨特實力，才是適應高校改革與教育改革的不二法門。文秘工作是具有創造性的，而非對號入座地去接受。

（四）大局意識。無論何時何地，大局觀念、大局意識斷然不能淡薄。大局事關戰略部署，事關整體合力，事關人心向背。高校文秘人員應隨時隨地牢記大局意識，不因個人情緒影響整體工作的開展。應具有吃苦耐勞、辛勤奉獻的精神，以平和的心境面對加班以及無法規律作息的犧牲。

了解大局，既要加強學習，對有關政策措施要注意原原本本學習，力爭吃深吃透；又要聯系實際學習，通過深入實際，調查研究，及時發現苗頭性、傾向性問題，及時了解領導、廣大師生的迫切需求，通過協調關系，解決突出矛盾，化解不和諧因素，在駕馭大局中進一步了解大局。

“胸無全局者，不足以謀一域”，無論負責哪一級、哪一個部門的文秘工作，都要時刻胸懷全黨全國工作的大局，堅持大局為重，不可僅著眼自己手頭的工作，而應該懷揣集體意識、團隊意識。為同事、領導、師生分憂解勞。美國著名管理學家杜拉克在《管理的使命、實務、責任》中曾寫明：“一個人不論職位有多高，如果總是強調自己的職權，那么他永遠只能是別人的部屬。”反言之，一個重視貢獻的人，一個注意對成果負責的人，盡管他位卑職小，還是可以位列于‘高階層’，因為他以整體的績效為己任。

（五）責任意識。“責任”是一個很厚重的概念，是檢驗一個人做人是否合格的重要標準和尺度。近代學者梁啟超說：“人生于天地間，各有責任。一家之人各個放棄責任，則家必落；一國之人各個放棄責任，則國必亡。”可見“責任”對做人的重要性。具備責任意識，至少要做到盡職盡責。組織行為學上有個名詞叫做“角色期待”，不論扮演哪一種角色，人們都會對這個角色有一個相應的期望值。能否達到期望值取決于對所扮演的角色是否有足夠的責任。角色永遠與責任聯系在一起，對角色的認同也就是對責任的認同。

高校文秘人員所承擔的責任是繁重的，需要將高校內紛繁復雜的事物及時辦妥。做好上傳下達的工作，在節假日期間堅守崗位，收發重要文件，為學校的穩定、安全保障貢獻力量。

二、高校文秘人員應具備的專業技能

（一）辦公管理系統的熟練運用。信息化建設已成為我國各級政府機構、各類企事業單位發展的關鍵抓手和重要任務。數字化校園建設，尤其是辦公自動化（以下簡稱OA）的實施為高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了極大的成效。隨著OA系統的普及與發展，文秘人員的辦公效率得到顯著提高。作為文秘工作者，應加強對自動化辦公軟件的學習與使用，網上流轉、承辦并將OA系統中已有的文件著錄信息、閱處意見及全文與對應的紙質材料同步歸檔，摒棄原來手工流轉、承辦并整理、擬寫卷標題、敲頁碼、裝訂、組卷移交歸檔的方式。極大減少對紙張的浪費，優化對具體事務的督查督辦，發揮無紙化辦公的優勢，以及通過OA系統安排會議。

（二）寫作能力的提升。在大數據時代的影響下，信息的收集方式已變得多元化。一個好的秘書僅僅善于領會領導的意圖還不夠，沒有充足的材料是很難寫成好文章的，材料是秘書的寫作之本，因此要培養秘書收集材料的能力。收集材料是一項艱苦的工作，既需要熟悉機關或單位的業務，又需要熟悉相關部門的業務；既需要掌握一定的科學知識，又需要有一定的分析能力。文秘工作者所撰寫的各類文書應富有時代特點，具有豐富的信息量，所列舉的事例可通過龐大的網絡體系，不斷推陳出新。

總之，在教育改革下的高校文秘人員應隨時加強自我學習，不斷提升自我修養與素質，提高自身能力，增強改革意識，創新意識與服務意識。適應改革發展的新常態，高標準，履職履責，為領導和全校師生做好基層服務工作。

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