檔案工作的創(chuàng)新服務勢在必行

文/寧德職業(yè)技術學院學工處 林華

檔案工作的創(chuàng)新服務勢在必行

文/寧德職業(yè)技術學院學工處 林華

本文圍繞創(chuàng)新服務做文章，突破那些與時代發(fā)展不適應的工作理念和模式，緊緊圍繞服務這個主題，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，全方位地為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。

檔案；創(chuàng)新；服務

近年來，隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術在檔案部門的大力普及與發(fā)展，檔案信息資源服務的基礎和手段正逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡化方向轉變。基于網(wǎng)絡的檔案信息服務作為一種趨勢，不僅是服務手段的拓展，更成為眾多檔案部門探索與實踐的重點。與工作開展和利用者多樣化、綜合化、便捷化的需求相比，還存在著不小差距。

一、更新服務思想觀念

檔案工作服務機制是創(chuàng)新的前提，創(chuàng)新的前提是觀念的更新。創(chuàng)新檔案工作服務機制，要求我們解放思想、轉變觀念、統(tǒng)一思想，樹立正確的、全新的檔案服務意識，樹立檔案工作為社會服務、為政治服務、為經(jīng)濟服務、為領導服務、為人民群眾服務的觀點。根據(jù)我國現(xiàn)狀，現(xiàn)代的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于生產(chǎn)管理活動的方方面面。因此，檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場服務，為全面建成小康社會服務。要通過計算機網(wǎng)絡為經(jīng)濟社會提供服務，就必須加強各項事務管理，促使檔案管理科學化、現(xiàn)代化。

二、創(chuàng)新服務手段

（一）建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。檔案部門要充分利用單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為各部門提供更好的服務。目前，國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上檔案查閱服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源化、數(shù)據(jù)庫化、檔案信息服務利用網(wǎng)絡化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化，建立“大檔案”。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與各部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

（二）建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。加強與本信息管理部門的密切配合，建立電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心。該中心設在本單位綜合檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在綜合檔案室的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上本單位的各部門通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到綜合檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。

三、開展多種服務

（一）開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望能通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的手工式的檔案提供利用方式必將逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

（二）提供查詢和咨詢服務。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室通過電子郵件在網(wǎng)上進行快速通信，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務。

（三）開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關部門制定文件的人員逐年增多。為適應新形勢的發(fā)展，必須進一步轉變工作職能，提高工作效率。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學管理和使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，從數(shù)據(jù)庫中得出最主要的經(jīng)驗有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和本單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高。

四、拓展服務領域

（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越來越復雜，越來越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助引進開發(fā)先進技術產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為結構調(diào)整服務；開發(fā)市場信息，為保護合法權益服務；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設服務等。

（三）檔案管理將進入社會信息網(wǎng)絡的新天地。伴隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡的新天地。

檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡。檔案人員除了要繼續(xù)做好檔信息資源的收集和保管，更多地了解需求，擴大服務內(nèi)容外，一方面要配合現(xiàn)代的營銷手段，同領導及專業(yè)人員一道，建立信息資料庫，選取最能體現(xiàn)優(yōu)勢、樹立良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場；另一方面要從網(wǎng)上獲取有效信息為領導經(jīng)營決策、為生產(chǎn)建設發(fā)展提供服務，主動地、全過程地提供產(chǎn)、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊密聯(lián)系市場的檔案信息管理體系。這的確給檔案工作者提出了又一次挑戰(zhàn)。

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