探究如何加快城市建設檔案管理信息化步伐

文/山東省棗莊市市中區城市管理局　呂強

探究如何加快城市建設檔案管理信息化步伐

文/山東省棗莊市市中區城市管理局呂強

本文重點提出檔案管理在城市建設發展中的重要作用，并且探究加快城市建設檔案管理信息化步伐的方法。

城市建設檔案；檔案管理；信息化

城市建設的發展離不開城建檔案管理。城市管理可以直接從檔案管理體現出來，其主要表現為技術要求高、工作量大。在城市發展建設過程中產生一系列具有長期甚至永久保存價值的資料及文件，這就要求檔案管理相關部門要將城建檔案進行科學有效的收集、分類、整理、歸檔，并且建立一套完整的管理體系。城建檔案管理不僅能夠為城市未來的擴建、維護提供及時、有效的資料支持，并且能夠綜合不同階層對城市管理的評價，經過收集、整理之后反饋給城建相關部門，從而優化施工方案、優化城建設計，減少不必要的投資，為城市發展奠定基礎。

一、檔案管理在城市建設發展中起到的作用

（一）促進城市未來建設發展。檔案管理促進城市發展主要作用表現在以下兩個方面：一是能夠為未來城市發展提供動態管理資料及科技資料，通過情報資料、書面、雜志、電子郵件等方式表現出來，為城市未來發展提供科學、合理的理論依據。二是通過城市各階層管理，為城市未來建設提供更加全面的服務。城建檔案作為城市發展的信息集合體，不同時期的城市建設、管理方式能夠幫助城建工作吸取過去的經驗，從而更好地發展。通過檔案信息記錄各個階段的總結、研究，為未來城建工作提供更加先進的管理模式。

（二）檔案管理是城市建設中的重要組成部分。一個城市的形象是通過城市文化建設體現的，一個良好的城市文化能夠提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市檔案正是城市文化中的一部分或者是子系統，而檔案室正是可以表現不同單位文化屬性的部門，檔案室作為檔案管理的重要場所，同樣也是不同機構的信息中心。要充分發揮檔案室的作用，利用其文化屬性，就要將檔案室建立成一個集教育、文化、宣傳、服務為一體的管理機構，讓其成為城市文化中心。通過檔案記錄城市文化面貌，從而提高城市文化的知名度及市民的使命感和榮譽感。

由于城市建設管理工作的多樣性、綜合性等特點，要求檔案管理要更加深層次地挖掘信息資源，以能夠最大化為城建工作服務為根本目的。檔案管理工作的展開要以城市建設為中心，逐漸進行完善、整合，開發出全新的服務領域。并且檔案管理要充分利用先進技術與方法，擴大服務領域及服務對象，最大程度上提高城建文化品牌形象。

二、加快城市建設檔案管理信息化的方式

信息化城建檔案管理是指城建檔案管理機構利用信息技術，通過對城市信息資源廣泛利用及深度開發，逐漸提高城建檔案的指導、接受、決策、管理、水平，從而加強城建檔案管理機構的社會效益及經濟效益的過程。信息化城建檔案要求管理形式信息化、管理環節自動化、信息決策智能化、信息資料電子化。由于我國城建檔案機構建設較晚，其還處于初期發展階段，想要促進城建檔案信息化必須要做到以下幾點：

（一）樹立城建檔案信息化觀念。信息化城建檔案管理建設是以城建檔案為基礎，運用信息技術進行管理。信息化城建檔案同樣也是管理機構未來的發展方向，其信息化管理的完善程度直接影響著檔案管理機構在信息時代下的地位。如今，我國信息化城建檔案管理依舊在起步階段，這與社會經濟發展嚴重不符。所以，城建檔案管理工作必須摒棄傳統的管理方式及觀念，必須將城建檔案管理融入現代化城市建設中，正確認識信息化城建檔案管理對城市建設未來發展的作用。根據城市發展實際情況制定一個符合城市發展檔案管理計劃，利用信息技術讓城建檔案更加透明、高效，最終使城建檔案管理能夠與社會發展、城市建設相適應。

（二）建立信息化城建檔案管理配套設施。信息化城建檔案管理的配套設施是跟上社會發展、城市建設步伐的重要方式。如今，我國城建檔案建設的滯后性非常嚴重，例如應用系統建設、基礎設施建設、人才隊伍建設都與社會發展、城市建設不適應。如今的信息化城建檔案管理的主要問題在于：一方面，如今的信息化城建檔案管理還不夠完善，檔案資料庫無法開發全部的信息，其廣度及深度無法滿足社會需求，并且對于信息化檔案管理的軟硬件投資無法與社會發展相適應；檔案管理工作人員無法勝任信息化檔案管理深度、廣度的要求。所以，根據這類問題，檔案管理機構應該借鑒國內外先進的管理經驗，建立健全信息化城建檔案管理，加強對信息化管理的資金支持，為今后的信息化檔案管理發展提供良好的基礎，并且加大人才的引進及工作人員的培訓，讓其能夠更加適應信息化檔案管理的需求。另一方面，針對城建檔案信息開發利用問題，在很多情況下檔案管理依舊存在很強的主觀性，使信息開發價值、深度、服務水平都會受信息化管理者水平的影響。所以，在信息化城建檔案管理中要將其管理制度不斷完善，其信息決策要更加民主、客觀，避免“一人獨大”的情況出現。在管理者方面要施行“能者居上”的理念，確保管理者的素質過硬，保證信息化城建檔案管理的合理性。

（三）樹立城建檔案信息化的社會觀念。想要樹立信息化檔案社會觀念，要求檔案管理機構不僅要做信息收集工作，而且還要加強檔案管理的督導工作，通過分析、研究檔案管理問題，進而優化城建檔案管理制度。

總之，未來城建檔案管理會更加公開化、全面化，為社會提供更加真實、可靠的信息，因此我們必須樹立一種檔案管理的社會觀念，把城建檔案管理發展當作每一位公民的義務，從我做起、從大眾做起。

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