承德高校檔案管理存在的問題和對策

文/河北旅游職業學院 閆桂蓮

承德高校檔案管理存在的問題和對策

文/河北旅游職業學院 閆桂蓮

在中共河北省委《關于加強和改進新形式下全省檔案工作意見》指導下，承德各高校檔案工作得到了長足的發展，并取得了一定的成績。但也存在著領導體制、資金、設備、人才等諸多問題，只有破解這些制約檔案工作發展的難題，才能真正促進檔案工作朝著標準化、信息化、現代化方向發展。

檔案工作；問題；對策

中共河北省委辦公廳冀辦發〔2015〕第24號文《關于加強和改進新形式下全省檔案工作的意見》，為我省檔案管理工作明確了新標準、指明了新方向。近年來，隨著各單位人事檔案改版升級、消防工程驗收以及一些法律糾紛問題的出現，各級領導越來越認識到檔案工作的重要性，把檔案工作放在全局工作的重要戰略地位。在這種大背景下，積極探索高校檔案管理工作就顯得更加重要。

一、承德高校檔案管理情況

根據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》和省市檔案局檔案工作規范管理達標升級的有關文件要求，承德各高校檔案管理工作得到了長足的發展，承德公辦本科和高職高專院校共6所，其中4所已升級達標到AA級管理水平。各學校檔案管理正在由單人管理逐步走向以學校檔案室為中心，各部門指定專人負責成為兼職檔案管理人員，全面覆蓋的檔案工作網格局，與此同時逐步提高檔案數字化工作進程。但通過問卷調查和實地考察，承德高校檔案管理主要存在以下幾方面的問題：

（一）檔案領導體制不合理。根據教育部和國家檔案局制定的《高校檔案管理辦法》規定，建校歷史在50年以上，全日制在校生規模在1萬人以上，已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米以上），具備上述條件之一的高校應當設立檔案館，設館長1名，根據需要可設副館長1至2名。承德共有6所高校，其中承德醫學院、河北民族師范學院、承德石油高等專科學校在校生均在1萬人以上，河北旅游職業學院、承德護理職業學院、承德技師學院建校歷史在50年以上。按照相關文件規定都應設有檔案館或綜合檔案室，并配備相應領導和工作人員。而承德6所高校只有承德醫學院建有綜合檔案室，其它各高校都沒有綜合檔案室，而是隸屬于學院辦公室，有的學校沒有專職檔案管理人員。領導體制不合理、專業人員缺乏、專項資金缺乏等，都嚴重制約承德高校檔案事業的發展。

（二）檔案管理遭遇庫房、設備、資金和人才的瓶頸。檔案管理要達到科學、規范、齊全、完整需要具備四個方面的條件，即標準的庫房、先進的設備、充足的資金和專業的人才，而承德各高校檔案管理恰遇這四個方面的瓶頸。

1.庫房。按照學校規模和庫存檔案數量，要建立現代化、標準化的綜合檔案庫房，能容納學校形成的各類檔案。而目前承德多數高校檔案庫房面積不達標，不能集中統一保管學校形成的各類檔案，多數學校的教學、基建檔案都分別存放于相關科室，這種存放檔案的方法不便于檔案的統一整理和保存，也影響檔案的齊全和完整性。

2.設備。按照《檔案館建設標準》（建標103—2008）要求，檔案室應當配置密集架、電腦、打印機、照相機、掃描儀、恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害物等必要設施，存放涉密檔案的專門庫房。通過問卷調查和走訪，目前承德各高校均沒有按要求配齊相關設備，這就嚴重制約檔案信息化發展的進程，影響檔案保存壽命。

3.資金。檔案工作在學校各項工作中列不上議事日程，學校每年除了升級達標外檔案專項經費非常有限，資金不足影響檔案管理的規范化。

4.人才瓶頸。經過調查，承德各高校檔案管理人員均沒有科班出身，而且學歷偏低，相對專業教師或其它系列，檔案人員職稱偏低或者沒有本專業系列職稱。

（三）檔案工作宣傳利用方面欠缺。目前，承德各高校檔案宣傳和開發利用工作欠缺，基本上是處于有來查檔就提供的狀態，很少主動宣傳、配合中心工作主動提供利用。

二、提高承德高校檔案管理的對策

（一）完善領導體制和工作機制。檔案主管部門嚴格按照教育部和國家檔案局制定的《高校檔案管理辦法》的規定，凡是在校生和庫存檔案達到相應規模的必須設立檔案館或綜合檔案室，并配備相應的負責人和專職工作人員。檔案管理部門根據工作需要指定各部門專人為兼職檔案員，并定期進行業務培訓，形成橫向到邊，縱向到底全面覆蓋的檔案工作網絡格局，使部門檔案管理更加規范合理，學院綜合檔案室檔案齊全完整，服務水平不斷提高。

（二）加大檔案工作投入力度，引進高層次水平人才。人力資本是檔案管理的靈魂，學校檔案工作人員的素質和水平更是直接影響著檔案工作的質量。因此，要想實現檔案工作的高水平管理，就必須引進高學歷、高層次檔案專業，具有扎實的專業知識和現代化管理方法的人員。同時還要配備標準化的檔案室、現代化的裝具、“七防”設施以及相關設備，以提高檔案管理水平，延長檔案保存壽命。

（三）加大宣傳、開發利用，提升檔案工作的影響力。學校檔案室長期處于封閉、半封閉的工作狀態，基本上停留在有來查檔的就提供利用，“皇帝女兒不愁嫁”“酒香不怕巷子深”的被動工作狀態，檔案工作很難引起領導和部門的重視。因此，我們要轉變觀念，加強檔案宣傳工作，如定期發布一些檔案工作簡報、信息等；建立檔案工作網站，一些不保密的檔案信息可以掛在網上，便于大家利用；圍繞學院中心工作以及各階段工作重點，開發現有檔案資源，提供給領導和各部門使用，這樣既能達到檔案多角度開發利用，又能達到宣傳檔案的作用。

（四）堅持依法治檔，促進檔案工作有序發展。檔案規范化管理，離不開檔案法制化、規范化建設，因此，要根據單位檔案形成特點制定科學、規范的檔案管理制度。還要利用各種機會加大《檔案法》的宣傳力度，擴大宣傳范圍，提高廣大教職工的檔案法制觀念和法制意識，堅持普法和依法治檔相結合，確保各類檔案安全管理和有效利用相結合。

（五）多角度提供利用，彰顯檔案的信息參考作用。近來年，隨著網絡和計算機技術的迅速發展以及辦公自動化的廣泛應用，提供檔案利用渠道也越來越寬泛。各學校可以建設檔案局域網，把不涉密的檔案信息傳上去，方便領導和各部門利用；對于學生學歷等信息可以設置專用軟件，只要輸入身份證號就可以查閱本人信息；可以提供QQ在線查詢、微信查詢、電話熱線查詢等，既能提高檔案利用率和查詢效率，又能節省查檔者的時間和費用，還能擴大檔案工作的影響力。

（六）加強頂層設計，統一規劃實施。目前，承德各高校檔案多數以紙質檔案為主，只有本單位形成的公文等檔案有電子版，檔案目錄實現電子檢索，即便如此，檔案工作的效率也有明顯提高。因此，目前高校檔案工作的重點是加速紙質檔案向電子檔案的轉變，加速電子檔案接收工作，要達到這一目的，就必須加強頂層設計，統一規劃實施。由學校檔案室配備相應多媒體設備，把所有庫存檔案全部錄入計算機，本單位檔案材料進行電子版接收。并統一協調各歸檔部門，避免組織、人事、科研、學生、財務等部門各自為政，整個系統內各部門的軟件開發應由同一家軟件公司實施。在公共數據采集和管理方面，由檔案室統一負責并通過將數據錄入中心數據庫供系統內各部門共享使用。涉及到本部門數據由本部門負責，將所有檔案信息真正整合管理起來，形成檔案的網絡化管理，滿足查檔者對檔案信息“廣、快、精、準”的要求。

總之，高校檔案管理要適應教育教學改革和學校發展的需要，從領導重視、機構合理、制度健全、保障有力、人員專業等方面入手，加強頂層設計、統一規劃實施才能促進承德各高校檔案工作朝著標準化、現代化、信息化方向發展，把死的檔案變成活的信息，才能“廣、快、精、準”地為廣大教職工服務。

[1]王靜霞.檔案信息化建設現狀、問題及對策.檔案天地,2014（01）:48-49.

[2]王金翠.談談如何加強機關檔案工作.檔案天地,2008（11）:57-59.

2016年承德市社會科學發展研究課題《承德高校檔案管理情況調查研究》最終成果。（課題編號：H20162020）