論高校檔案管理工作的創新方略

文/廣東藥科大學綜合檔案室　鄧英姿

論高校檔案管理工作的創新方略

文/廣東藥科大學綜合檔案室鄧英姿

本文分析了當前高校檔案管理工作中存在的問題，闡述了高校檔案管理工作創新的必要性，并提出了幾點創新方略，旨在加強高校的檔案管理工作，促進高校的發展。

高校；檔案管理；創新

完善的檔案管理不僅有利于高校的發展壯大，而且在一定程度上關系著高校全體師生的前途和命運。隨著時代的進步，檔案管理工作也不再局限于對紙質資料的保管，而是開發了各種多媒體電子檔案。利用網絡技術，高校管理者能夠隨時隨地的對這些電子檔案進行查閱和分析，極大提高了高校的工作效率。新時期，高校檔案管理工作也應該不斷創新管理方式，提高高校行政管理水平，促進高校的進一步發展。

一、高校檔案管理工作創新的必要性

（一）緊跟時代潮流發展的需求。高校檔案涉及高校的每一個學生和教師，如此龐大的數量給檔案管理工作增添了難度，為了保證檔案管理工作的效率和質量，高校檔案管理工作人員必須緊跟時代潮流，積極創新檔案管理工作方式，改變傳統的檔案管理觀念。只有這樣，才能確保檔案管理工作能夠充分發揮自身的功能，為高校的進步和發展貢獻力量。

（二）滿足高校檔案管理工作發展的需求。當前高校管理檔案工作仍采用手工登記管理的方式，這種方式可以保證以往的工作需求，但是隨著檔案數量的增多，必不可少的是增加人員，增加人工成本。為了適應當前的管理需要，有必要讓檔案管理者學著應用現代科學技術手段去管理檔案，并在此基礎上進行創新提高。這就要求我們的校領導們高度重視，提高檔案管理工作在各部門之間的比重，從管理者的角度去推動信息化檔案管理工作的改善。

（三）高校檔案管理工作發展的必然性。在當前高校管理中，檔案管理已經趨于信息化，采用統一的電子網絡平臺，將檔案平臺化，各個部門之間可以將自己的檔案資料上傳至網絡共享平臺，這樣在有需要調閱和修改完善時可以隨時進行更新，不再需要從檔案室進行借調才能做更新工作。網絡建立檔案平臺可以提高檔案盤點的效率，在定期進行檔案盤點時可以通過網上查閱，通過電子登記進行盤點，這樣的先進方式不但應用于資產物品盤點，賬務盤點，在檔案管理方面也有獨到的效率和安全性，尤其是相比較紙版文件的防潮防腐防火等附加的管理工作方面。

二、高校檔案管理工作存在的主要問題

（一）落后的觀念，淡薄的意識。當前，很多高校領導缺乏對檔案管理工作的重視。他們認為，學校的主要工作應當放在科研成果的實現以及高校畢業生的就業上。因此，高校檔案管理工作經常被高校領導忽視，使得各大高校的檔案管理部門成為擺設。同時，高校檔案管理工作無法吸引年輕人才，造成檔案管理者大部分是一些年長的工作者，這些管理人員的思想比較落后，認為檔案管理工作就是整理檔案和保存檔案，沒有充分利用檔案資源的意識。此外，高校在檔案管理工作上，也沒有投入相應的資金，使得檔案管理設施不能得到及時更新，高校檔案信息化建設也就無從談起。在現代化的信息社會，高校應該充分利用學校各種檔案資源，并使其為高校的建設發展服務。

（二）管理落后，方法繁瑣。檔案管理工作比較復雜和繁瑣，例如，資料的收集、檔案的整理、檔案分類、檔案目錄編制、檔案的保管以及檔案的利用都是檔案管理工作的范疇。可見，檔案管理工作不僅任務重，工作量也比較大。當前很多高校在檔案管理工作中雖然使用了電腦，但是只限于對檔案的查詢和檢索，其余工作仍然是以手工操作為主，不僅使得檔案管理工作效率低下，而且也不利于檔案的有效利用。

（三）體制滯后，制度缺失。由于很多高校沒有給予檔案管理工作應有的重視，使得檔案管理工作一直缺乏創新。加上檔案管理工作中沒有完善的分配制度和獎勵制度，同時缺乏機構體制建設，嚴重制約了檔案管理工作的發展。應提高和改善檔案管理制度，創新原有的體制，使檔案管理工作能夠有新的面貌。通過制度的約束督促員工去改善檔案管理工作，并制定相應的措施提高員工檔案管理工作的積極性。

（四）人才缺乏，素質偏低。高校檔案管理工作一直以來都是高校的冷門工作，很多人不愿意從事檔案管理工作，因此，高校檔案管理工作人員大部分是高校行政部門的兼職教師，還有一部分是退休的教師，整體素質偏低，缺乏檔案管理工作專業知識和技能。高校檔案管理工作急需一支既具備專業知識又通曉檔案業務的復合型人才。

三、高校檔案管理工作的創新方略

（一）創新檔案管理工作理念。檔案管理工作并非只是對檔案進行整理和保存，更多的是發掘其中的有效信息，為高校的未來建設和發展提供依據。可見，高校檔案管理工作對工作人員的技術性、專業性要求都非常高。因此，高校領導必須轉變觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性，提高對高校檔案管理工作的重視度。同時，加大對檔案管理工作的資金投入，加快檔案管理信息化建設的速度。此外，高校還應當鼓勵檔案管理工作人員不斷創新，樹立現代化的服務意識，為實現檔案管理工作的網絡化和社會化奠定基礎；改變傳統檔案管理工作的評價方式，注重檔案的利用效率和檔案管理工作人員的服務效果。作為檔案管理工作人員，更應該秉持服務至上的理念，以服務用戶為宗旨，創新檔案管理方式，滿足學校和社會的各種需求。

（二）做好人才資源的創新工作。人才對于任何一個行業都是非常重要的，檔案管理也不例外。面對當前高校檔案管理團隊存在的諸多問題，必須及時改善。首先，積極引進高素質專業人才，努力打造一支技術強、業務精、工作嚴的專業化隊伍。其次，高校必須定期對檔案管理工作人員進行信息化培訓，提高他們的計算機網絡技術水平。再者，對一些年長的檔案管理人員進行在職培訓，拓展他們的知識水平，確保他們能夠跟上時代的步伐。最后，設立獎勵措施，鼓勵檔案管理工作人員不斷創新管理方式。

（三）創新機制，完善制度。高校檔案管理工作必須做到符合時代的發展、符合高校的發展，同時積極改善陳舊落后的管理方式，從高校師生的不同需求出發，建立新型管理機制。首先，在管理機制方面，建立量化管理標準，將責任落實到每一個崗位，并通過有效的內部用人制度、分配制度、獎勵制度等，激勵檔案管理工作人員不斷創新，確保檔案管理部門充滿活力。其次，在完善制度方面，應當充分考慮時代的要求和特點，通過加強檔案的借閱制度，確保高校檔案不會受到隨意改動。另外，高校檔案管理不同于行政機關和企業，要根據新情況新形勢建立健全新內容，如在對學生的檔案的記錄與管理方面，多數高校只限于本人簡單的政治、學習和行為表現，對學生的動態表現信息體現較少，應增加社會實踐活動、科技創新活動、心理健康狀況、職業能力考核等相關信息內容。

（四）加大軟硬件方面的設施投入。隨著科學技術的快速發展，高校檔案管理工作信息化建設成為高校檔案管理發展的新趨勢，這使得檔案管理工作對硬件和軟件的要求越來越高。因此，高校應該加大對檔案管理工作的資金投入力度，為檔案管理人員添置必備的辦公設備和器材。例如，掃描儀、打印機、電腦等，能夠在很大程度上提高檔案管理工作效率。此外，為了滿足高校對檔案資源的利用需求，高校還應當開發相應的軟件，確保檔案信息資源得到最大化利用。

四、結語

高校眾多管理部門中，檔案管理是尤為重要的部門，其中檔案管理包含所有學生的檔案也包含教師隊伍的檔案，保證檔案管理工作的有效順利開展是高校發展和晉級的必要工作。對于檔案管理制度的創新要有自己的方向，在保證現行管理方案執行的情況下，穩健地創新提高信息化檔案管理制度，可以提高檔案管理工作的效率和質量。

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