檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探討

文/臨沂市沂水中心醫院　劉俊潔

檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探討

文/臨沂市沂水中心醫院劉俊潔

隨著我國信息化建設的不斷發展，醫院檔案管理工作無論是工作方式上還是在工作思路上都發生了比較大的變化。為了進一步完善醫院的檔案管理工作，提高檔案管理的質量與效率，本文對檔案管理模式改革的相關應用進行了詳細的探討。

醫院檔案；管理模式；改革；應用

檔案管理是我國醫療機構工作的重要內容，直接影響著醫療質量與效率。而當前我國醫院的檔案管理工作在內容、手段以及制度等方面都存在著一定不足，使得檔案管理工作無法充分滿足醫療衛生事業的信息需求。高質量的醫院檔案管理工作可以對醫院未來的工作起到重要的指引作用，是提升醫院公信力，促進醫院不斷發展的有效途徑。

一、醫院檔案管理工作的重要性

醫院檔案管理工作在內容上包含從事信息、基建信息以及醫院自身的發展資料等，是用于保存與檢索醫院信息的重要工作。另外，醫院檔案在醫院工作效率提升以及醫院發展指導等方面都有著十分重要的作用，對醫院檔案進行深入的挖掘與分析可以有效提高醫院信息利用效率。醫院檔案是事件當事人親手記錄的，特殊情況下還包含當事人的形象、聲音等多媒體信息，附有當事人的印信和簽字，可以作為反映歷史真相的真憑實據。另外，參考作用也是醫院檔案的重要作用之一，它真實地反映了人類社會實踐的深度和廣度，為醫療機構提高衛生工作的質量奠定了基礎。

二、當前醫院檔案管理工作存在的問題

（一）醫院檔案管理工作不夠規范。醫院檔案在形式上有著比較嚴格的規范性要求，當前我國許多企事業單位仍然存在較多的醫院檔案管理不規范的問題，尤其是案卷標題和檔號方面的不規范嚴重影響了檔案的使用價值。另外，醫院檔案管理方面的問題還包括組卷混亂以及卷內目錄缺少等。

（二）醫院檔案檢索效率不高。醫院檔案的使用離不開醫院檔案的檢索功能，包括計算機檢索和手工檢索。當前我國已經全面進入信息化時代，手工檢索醫院檔案已經不符合時代發展的要求，而計算機檢索具有快速性、精確度高等特點。然而通過計算機完成醫院檔案的檢索工作需要事先將醫院檔案進行數字化算處理，而數字化程度不高也是當前醫院檔案管理工作普遍存在的問題。

（三）醫院檔案管理人員專業素質不高。醫院檔案管理工作是一門專業性極強的工作，相關管理人員需要具備過硬的專業素養和較高的知識水平，然而當前許多企事業單位沒有深刻理解檔案管理人員隊伍建設的重要意義，疏于培養檔案管理方面高級人才，相關人才的選用以及管理工作沒有得到應有的重視。

三、新時期做好醫院檔案管理工作的對策建議

（一）提高醫院檔案管理人員的責任意識。做好醫院檔案管理工作需要管理人員具有樂于奉獻、求真務實的工作態度，工作人員的職業道德以責任感和合作感為主，是提高醫院檔案管理工作質量的重要基礎。另外管理人員也應擁有豐富的醫學知識、扎實的專業理論知識，熟練運用各種專業的管理方法和科技手段。在日常的工作實踐中管理人員要不斷提高自身的綜合素質，優化知識結構，開拓視野，進一步提高市場經濟環境下醫院檔案管理工作的適應能力。企事業單位要進一步加強《檔案人員職業道德》《檔案法》等方面的宣傳教育工作，使管理人員對檔案管理工作相關的法律義務與法律責任有一個充分的理解和認識，規范管理人員在檔案材料開發、統計、鑒定、整理、收集、歸檔、積累、形成等方面的責任范圍。建立并完善文檔管理的責任制度和管理體系，對醫院檔案工作進行嚴格的考核與審查，加強企事業醫院檔案管理水平。

（二）規范醫院檔案管理工作的程序和方法。醫療機構要定期對醫院檔案進行全面的普查，及時刪除檔案中過期的、無效的、無用的文件，避免檢索過程中出現過多的重復性文檔和無效文檔，降低檢索效率。另外，根據檔案生成的時間以及檔案內容進行重新組合與排序，對檔案進行規范化處理，對內容混雜并且組卷過厚的案卷進行拆分，將內容上有聯系、形式上相一致的案卷歸類在一起，方便管理人員進行歸納與查找。在重組案卷的同時也要對標題不清、無案卷標題、無卷內目錄以及無頁碼的案卷進行重新填寫，尤其是檔案標題一定要規范，確保檔案檢索的準確度。標題的規范化重點在于機構簡稱的規范化，避免在文檔檢索過程中出現計算機無法識別、主不對題以及含混不清的現象出現。

（三）要進一步加強醫院檔案管理工作的信息化水平。信息化管理是現代化管理的集中體現，管理人員一定要充分掌握信息化管理技能，用信息化思維和信息化手段來提高醫院檔案管理人員的效率。當前，電子計算機已經成為管理人員進行檔案管理工作的重要工具，文件的轉換、積累、運行與形成都可以通過計算機來完成，借助計算機可以實現不同工作流程的自動化銜接，系統地完成文件的統計、登記、打印、檢索、刪減、修改、起草等工作，提高醫院檔案的管理效率，一定要借助數字化、信息化、智能化的管理手段，管理者熟練地運用和解理計算機技術對于提高醫院檔案的管理質量有著十分重要的意義，這也是未來醫院檔案管理的必然趨勢。

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